高等学校实验室信息统计数据工作研究

王以和

(西南大学 教务处,重庆 400715)

高等学校实验室信息统计数据工作研究

王以和

(西南大学 教务处,重庆 400715)

按照教育部的要求，高等学校实验室信息统计数据的上报已成为一项基础性工作，它不仅为国家决策部门提供了较全面的基础数据，同时也是衡量一个学校办学水平、管理水平、实验教学水平的重要指标之一。文中对实际工作的录入方式、代码以及贵重仪器信息源收集等经常出现一些问题进行了剖析，提出具体的解决措施。

实验室；信息数据；高校；实践

1 实验室信息统计数据的重要性

根据教育部和国家统计局的要求，高等学校每年必须上报的实验室信息统计数据[1]不仅是衡量一个学校管理水平的重要指标之一，同时也是为各级管理部门制定实验室发展规划和有关政策提供信息的重要渠道。因此，各省、自治区、直辖市教育厅(教委)、各个学校对这项工作都十分重视，每年投入大量的精力组织培训、检查落实、编制软件，并且把它作为考核的内容列入工作中，学校报出的数据层层审核，严格把关；地方教委审定，教育部、国统局终审等，这些措施表明国家对这项工作的重视，专门的上报系统基本保证了数据的真实、准确、可靠，有力地督促了各校必须高度重视、开展这项工作。

2 实验室信息统计数据的收集与整理

每学年上报的实验室信息统计数据涵盖学校工作的多个方面，主要职能部门包含教务处、国资处、科技处、财务处、基建处、人事处以及全校的各个实验室、科研单位等，因此部门与部门、人与人之间的联系、协调、沟通十分重要。

基础数据的收集作为第一手资料是最基本也是最应重视的。面对大量、繁杂的统计数据，西南大学的做法是将基本信息的收集作为重要的日常工作，制度化和规范化。以教育部指定的上报系统为基础，对上报的数据提出具体要求，根据不同的单位、不同的要求对数据进行分类，将各单位需要上报的基础数据上传到校园局域网上，各部门再对往年的数据进行核实、修改、增删。这样，减轻了工作量，提高了工作效率。各单位在网报后还要提供加盖了公章的纸质材料，做到了分工明确、责任明确，确保了上报数据的真实、准确。

3 实验室信息统计数据中易出现的问题及其解决措施

上报数据中大量、繁杂的工作是在数据的收集、整理和处理以及解决问题的过程中，在工作中如何做到程序简化、数据准确、提高效率是至关重要的。总结实际工作中多年来出现的问题，我们摸索出了几种快速处理数据的方法。

1)针对各学院上报统计数据的过程中时有更改Excel的录入方式，变更原数据表形式，如半角变全角、文本方式变为非文本方式、随意增加字符、标点、空格等情况，我们在布置年度工作时，将上年度正确的基础数据传给相关的责任人。明确要求当年上报的数据只能对应上年的基础报表，凡增加、修改的数据做出标记，不用或需删除的数据可直接删除，基础数据表的格式不需要再作修改。以SJ4为例：该表是全面反映实验室项目开设情况的，表中变化最多的是人时数、计划时数、实际时数、变动状况等，虽然量大，但不复杂，只要按照实际情况统计后对数字进行更改就可以完成填表，而我们提供的基础数据从根本上减轻了老师工作量，降低了出错的概率，有效地提高了工作效率。

2)代码误填是上报数据中出现较多的问题。由于实验室信息统计数据的上报很多都是以代码形式来表现或反映的，因此准确填写代码对快速处理报表十分重要。代码出错主要在以下方面：(1)人员代码容易错在人员的所学专业或职称与现行工作的不一致，这样在相应的报表中出现表间报错。(2)职称代码、学历代码中的误填导致报表数据不能真实反映学校人员的职称结构、学历结构，会影响对学校的正确评价；为了避免加大老师们的工作难度，我们对相关负责人说明，凡对代码不知道或不清楚的，可以用汉字代替(如直接填写教授、高级实验师、工人等)，最后由我们统一进行修正。(3)学科代码出错在填报表时专业名称、专业分类号与所属学科简码混淆，特别是对学科交叉的单位或个人，容易在不同的报表中出现不一样的内容，造成数据生成时的错误，这类情况只有通过表间报错与本表内报错来校验更正，对此，我们在下发基础数据报表时，有针对性地加以注释。(4)获奖情况数据填报常见的错误在统计的不规范化，如数学建模竞赛，每年就有校级、省级、国家级、国际大赛等多种类型，而教育部要求获奖情况统计仅针对是国内省级以上的竞赛，有些老师将校级奖励或国际上的获奖也包含进去，出现理解上的错误，导致上报数据的不对。我校就曾将国际大赛的获奖当作省级以上奖上报，结果终审时告知有误，这其中即有理解上的不充分，也有指标体系上的模糊性，这种情况对老师加以解释就不会再出错了；(5)类别、类型代码专属性强，填报错误则性质变化，如文化程度、职称、学历、实验变动情况、实验类别等都有这种出错的可能性，并且校验起来难度大，处理办法一是增强报表人的责任心，二是对重要代码专门核对，以实验室专任人员的统计表为例，如果代码错误归属就错，所产生的后果是学校一些重要参数会发生变化，如年龄结构、职称结构、学历结构等，因此代码是一个不容忽视的重要参数，上报中一定要仔细认真地复核。

3)贵重仪器设备利用效率评价指标中的基本信息源的收集整理、统计复核、归类处理是基础的精细的工作，它对于科学地、正确地评价一台精贵仪器的各种指标以及它在实际工作所起到作用意义重大。随着高等教育经费投入逐步提高，学校的办学条件得到了不断改善，这些年来我校03类[2](仪器仪表，单价在人民币40万元以上、使用方向为教学或科研的)仪器设备增加很快，已达到120多台。精贵仪器台件数和运行效果是展示学校教学科研资源以及办学条件和水平的重要指标之一，正确、准确、快捷地填报它们的基本信息极为重要。该表的难点在信息数据的核实中，由于报表的类别划分很细，许多统计数据必须是实际工作中产生的，此第一手资料来自教学科研的一线教师，而他们的日常工作繁忙、教学科研任务重。为此，我们每年提早下发纸质表格，并针对每年度报表中仪器设备的机时运行数、人员培训、仪器设备当年的获奖状况等容易出错的问题，列出重点注释，同时结合必需上报的条件要求，我们为这些精贵仪器设计了专表，表中列出机时利用率、人才培养、科研贡献、服务效益、功能开发等指标，教师操作起来方便快捷、错误率大大降低。收集到的数据单独统计核对、逐项录入，确保了数据的准确性，对提高工作效率起到了积极的作用。

4)实验室经费情况数据涵盖面最广，与学校的许多重要部门都有关联，该表是反映学校当年投资建设状况的重要基础数据，是必须如实上报的。工作中我们总结它的重点和难点是在购置经费、维护经费、建设经费、运行经费的收集中，因为每个学校的经费使用是按年度计划运行，而上报数据是跨年度的，即按上年的9月1日到当年的8月31日进行统计，各部门的经费使用由于时间、额度上的差异，很难报出一个准确的数据，各部门的明细经费与财务处的总预算出现不吻合，而部门与部门之间都是平行单位，这些因素都给收集统计工作带来很大的难度。为了解决这一问题，学校领导召集各相关职能部门的领导和经办人开会讨论，就上报的数据达成一致意见，形成规定，每年都照此执行，各单位报出的数据由部门负责人签字、加盖单位公章，使这项工作真正做到了制度化、责任制，克服了经费统计上出现偏差的头部，保证了上报数据的真实性、可靠性。

4 加强研究，做好协调是信息统计数据上报工作的重要保障

实验室数据统计的收集、归类、上报是学习与研究的过程，数据的正确、准确是报表的核心内容，要真正保证这一实质性的内容的质量，加强技术上的研究，加强与一线教师的交流，协调好部门与部门之间的关系，是上报工作的基本保障。

1)协调好部门之间的关系，及时获知各部门的变更信息、增删信息是做好数据统计的工作的保障机制之一。为顺应科技的发展，学校的改革工作也在不断向前进步，实验室的增删、合并、实验室名称的调整、变更等，如果不及时在数据库里进行调整、更正，必然对数据的统计工作带来影响。

2)数据库表间数据的一致性是确保上报数据快捷准确的基本保证。实践中我们发现，由于每年的数据收集、统计、归类是经多人办理，在具体操作过程中常常会出现表间错误，虽然可以经过调整修正，但努力做到或避免这类低级错误的发生更有利于工作效率的提高。以SJ3贵重仪器设备表为例，由于我校是国资处、教务处两个部门共同管理，因而在仪器的价格变动(如外币与人民币的换算)、单位名称的变更、单位的合并或撤销、仪器设备的调拨等而引起仪器归属的变化，对上报数据的影响都很大，所以在日常工作中加强信息联系，及时修正、更改调整后的数据，才能保证上报数据正确。

3)北京化工大学的实验室信息统计数据上报软件功能强大[2]，使用起来也方便，在运行中建立好“基础数据库”和“当年上报数据库”是工作的重要环节，如该数据库中有关“所属学科”在几个表中都有反映，但如果“实验名称库”中没有，就直接影响数据的生成，因此“基础数据库”与“当年上报数据库”这两个库中的项目项一定要准确一致；

4)从各学院、各部门收集上来的数据在进行从Excel文件转化为dbf文件的过程中，有的问题是显现不出来的，隐藏问题只有进入数据库后才能表现出来，实践中我们发现常见的错误是在“字段类型”“字段长度”“论文级别与数量”“著作级别与数量”等方面，虽然在库中更正这类错误很容易，但如果要核实正确的数据却是比较麻烦的事情，因为一个小数据的调整就可能涉及多部门或个人，所以把握好关键环节、认真复核、练就过硬的技术是快速处理问题、解决问题的有效途径之一。

5)由于实验室信息统计数据的上报涉及学校的方方面面，任务重、责任重，因此工作到位、责任到位是必不可少的措施，各学院、各部门在上报数据中除上传电子文档还必须上交单位领导签字、盖章的纸质材料，保证上报数据的准确无误[3]。几年的实践证明，这项措施非常有利于工作的开展，有些部门领导在签字时还会从中发现本单位的问题或不足，对于提高本单位的教学管理水平起到了一定的积极作用。

5 结束语

实验室信息统计数据的上报工作不仅是一个学校整体办学条件的体现，也是学校管理水平、教学科研水平的综合指标的真实反映，通过上报工作促进了实验室的规范化管理，促进了实验教学改革，提高了实验教学质量，协调了大型仪器设备的资源共享和社会服务，使学校的管理更具科学性、规范化。

[1] 教育部办公厅. 教育部办公厅关于报送高等学校实验室信息统计数据的通知 [OL/EB]. (2013-05-17) [2006-11-02].http://www.stats.edu.cn/.

[2] 北京化工大学国有资产管理处. 高等学校实验室综合信息系统使用说明书[OL/EB]. (2013-05-17) [2007-07-07].http://202.4.130.124.

[3] 中华人民共和国教育部高等教育司.高等学校固定资产分类及编码[M].3版.北京：中国计量出版社，2000: 3-119.

知识是从刻苦劳动中得来的，任何成就都是刻苦劳动的结果。

——宋庆龄

Research on the Information Statistics Work of University Laboratory

WANG Yihe

(Academic Affairs Office, Southwest University, Chongqing 400715, China)

According to the requirements of the ministry of education, institutions of higher learning lab information statistics report has become a basic work, it does not only provide a more comprehensive basis for the country’s decision-making department data, but also to measure a school education level, management level, and one of the important indicators of the experimental teaching level. In this paper, the working mode of entry, code and valuable instruments sources often appear some problems,and the solution of the specific measures are put forward.

laboratory; information data; universities; practice

2013-10-10；修改日期：2013-12-09

王以和(1955-)，男，大学，副研究员，研究方向：教育管理。

G482

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2014.04.069