ERP系统在设备管理中的应用

陆爱飞

（新疆石河子市长运生化有限责任公司 新疆石河子）

对企业来说，设备价值在全部资产中占有极大的比重，而对于生产型企业来说，设备的稳定性不但直接影响生产力，还制约着产品质量。所以确保设备正常运行，保障生产进度的按期完成，是设备管理工作的主要内容。采用先进的管理软件辅助设备管理工作，在充分利用现有资源，降低维护成本和减少设备停机时间方面，可起到很好的助动作用。企业资源计划（ERP）作为一种新的管理理念和软件系统，融合了计算机信息技术和管理领域的具体业务，它在企业资源最优化配置的前提下，整合了企业内部的财务、生产、质量、人力资源和销售管理等所有的经营活动，可达到提高经营与管理效率的目地，既利于实时控制经营状况和保持业务的稳步发展，又可为企业参与激烈的市场竞争提供有力帮助。长运生化公司于2006年6月启动ERP项目，经过不懈努力，已建成公司级的设备管理信息化平台，实现了物流、资金流和信息流三流合一与信息高度共享的工作目标，取得了较好效果。

一、ERP设备管理系统的建设目标

ERP与其说是一种成功的管理系统软件，不如说是一种先进的企业管理理念，而ERP系统是实现其先进管理思想和方法的重要工具与手段。为更能贴近企业实际，在实施前应首先进行统一、全面的规划与设计，并制定出明确的建设目标，以确保各项计划的按期实现。具体内容如下。

（1）实现设备规范化管理。通过学习和采纳先进的管理思想和设备维修理念与模式，不断提高设备检维修水平，实现设备的科学修理和降低维修成本。

（2）提高资金周转率。在保证正常安全生产的情况下，通过加强库存管理等一系列方式与方法，不断降低现有库存数量和提高资金周转速度。

（3）为决策制定提供可靠依据。根据跟踪、记录设备管理中相关数据发生变化的趋势，以及相关费用的支出情况等，按照既定方式进行分析和统计后，能为企业制定相关决策提供可靠的依据。

（4）将运行台账、交接记录、设备管理数据处理等全面实现微机化作业，实现设备台账的自动更新，避免繁琐的数字处理等工作，提高设备管理工作效率，降低相关人员的工作强度等。

（5）建立完善的设备台账制度，实现设备从采购、使用到报废整个生命周期的科学化管理，能够实时显示设备的工作状况，建立起设备与相关资产的对应关系，确保“账、卡、物”的一致性，形成使用单位、生产技术部、财务等各部门统一的设备资产管理目录。

二、ERP设备及备件管理业务流程

（1）制定需求计划管理。使用单位根据生产需要，可在系统中录入本单位设备及备件领用计划申请单后上传，运行部对新增设备进行编码，形成设备及备件需求计划。

（2）审批使用计划管理。设备需求计划在使用单位确认和审批后上传，再经生产技术部及经营副总审批后上传。

（3）制定采购计划管理。仓管部门从考虑安全库存情况出发，利用系统自动平衡利库，将各单位设备及备件需求计划在系统中录入和汇总，形成采购计划后上传。

（4）审批设备及备件采购计划管理。由公司规划发展部和经营副总审批后上传。

（5）执行设备及备件采购计划管理。采购供应部在系统中对采购计划进行分析后，组织完成招标等工作，在确定采购方案后上传。经营副总审批后下传至采购供应部、仓库和财务部。

（6）入库管理。设备及备件到货后，由生产技术部组织采购、使用单位等，根据合同及供应商发货单等对所购物品的种类、规格、数量、质量、技术要求等进行逐项验收，并在系统中予以确认后上传。仓库确认后即可办理入库手续。

（7）设备台账管理。生产技术部对入库的每台设备要进行编号，同时录入设备型号、技术参数、使用日期、出厂编号、设备原值、使用年限等相关信息。

（8）出库管理。使用单位在系统中根据领用计划申请单的要求与内容制定出领料申请单后上传，生产技术部接到后审批并上传，财务部会计可在系统中制定出物品出库单和打印出领料单后上传，仓库按照领料单中的项目及内容发放给使用单位，并在系统中予以确认。

（9）设备维修及检定计划管理。使用单位根据设备运行情况和维修计划，提出设备维修书面申请后上传，生产技术部审批后下达维修计划并上传，待经营副总审批后执行。使用单位根据维修计划在ERP系统中创建设备维修订单(附维修订单号)，同时查询维修备件的库存情况，如无库存，则按备件采购流程提出采购申请并检验入库，大修时由维修人员根据工作领料单进行领取。

（10）维修与验收管理。由使用单位自行修理的设备，应在系统中录入维修情况后上传，包括故障原因、处理过程、处理结果、备件领用情况等，生产技术部予以审核。维修完成由生产技术部维修工程师等进行确认后，备件采购人员提交验收单和订单到财务部，由其完成付款和发票校验工作。最后工程师对工单进行技术关闭，会计进行业务关闭。

（11）维修合同的签订与管理。需外委修理的设备，由有关人员创建工单，需表明应修理的内容及外委方的相关信息，并下达工单。设备科按照审批后的维修计划，与修理单位鉴定维修合同。

（12）设备使用状况监控管理。设备科按照使用单位申请开出设备交接单，发现设备损坏时，应依据不同情况开出相应罚款单。内部修复的，开出零部件更换单；外委修理的，按照合同中的相关要求处理。交接设备时，要记录事故情况、事故率统计等，并制定综合考核月报。

（13）设备报废管理。经设备科鉴定属报废的设备，需开出报废申请单，由资产鉴定报废小组鉴定后上报相关业务部门审批后执行。

（14）设备出售管理。设备科对欲出售的设备，首先要开出设备出售单后上传，买方凭经营部门领导审批后的出售单到财务部门进行结算。

三、收到的效果与体会

采用ERP系统7年多来，通过采取管理创新和得到信息化支持后，公司的经济效益得到明显提升，各方面工作均取得明显效果，主要体现在以下方面：

（1）ERP设备管理系统，有效整合了设备管理中的业务流、资金流和信息流，能够实时集成设备、仓库、采购、财务等各种信息，使查询、统计功能更加简便，应用范围更为广泛。做到产、供、销等部门物料信息的高度集成，既不会出现短缺，又不会造成库存积压。例如，物料信息同资金信息的集成，财务账与实物账的同步生成，客户、供应商、制造商信息的集成等，既优化了供应链，实现协同合作竞争。又能实时监控设备的运行状态和员工的作业情况，可使历史资料保存完整、查询方便，记录时间保持原始化，内容修改痕迹清晰等，实现了公司内设备管理信息化的高度共享。

（2）由于ERP系统的透明化、制度化和规范化，不但能对本单位设备管理流程进行合理优化，去除不必要岗位的设置，压缩人员的编制。还可对其他单位的职责和管理权限加以整合与固化，使各项业务的处理与工作开展更加顺畅，能最大限度地减少人为因素的干涉。各级设备管理的部门分工，也更加科学、专业和明确化，极大提高了团队的工作效率。

（3）ERP系统的设备维护子系统，能将维护经验加入到维护任务中来，并列出注意事项和操作步骤，大大减少了维护中的盲目性，缩短了维护时间。设备维护系统还建立了常见故障的诊断数据库，可列出故障症状、可能发生原因、解决方法等。能不断积累维护工作成果与经验，提高后期维护的工作效率。

（4）设备主管部门根据设备维修保养的需求分析，能够进一步细化维修与保养的内容，将其科学的分为内修和外委，预防性维护，节能改造等模块，可有针对性地根据设备状况，设置从下而上的上报、审批流程，保证每个阶段都有监督和审批功能，保证了设备维修保养的全过程控制。

（5）维修计划管理功能，能将紧急的维修任务、到期的预维护任务及生产或使用部门提出的维护申请等进行综合考虑，确定优先级，安排好人力资源。由于能和生产子系统相集成，可将维护工作和生产计划综合起来考虑，确定出双方满意的工作安排，避免发生冲突，确保维修计划的可行性。

（6）能降低维修成本，减少故障停机情况的发生。通过预先做好的维护计划，充分利用先前的修理经验，使故障排除时间极大缩短；维护工作能够严格按照计划执行，使备件库存和采购资金大大降低。另外，设备维护系统的 BOM结构还可做到按各级归结和分析成本。

（7）利用系统的寄存库管理功能，处理现场及仓库历年来积压的账外物资，实现对账外备件及设备的有效管理。在系统中可看到现有库存备用数和账外存放数，而资金不计入库存贮备资金，避免了重复记账问题，减少了库存贮备资金。同时也加速了库存资金的回笼，提高了备件计划的准确性。

（8）库存自动补货功能，使采购工作更加及时与准确，能以最合理的速度准时送达。全面预算控制得到了加强，项目拖延现象大为减少。实现了从采购、领用、修复、报废的全过程管理，做到账、卡、物相一致。通过集中管理，杜绝了设备在基层单位的停滞时间，提高了利用率。不但实现了集成化应用，还可建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。

四、结束语

对企业来讲，ERP系统的应用是一个需要不断完善与发展的过程。在ERP的实施过程中，要正确理解ERP的含义，并结合本系统的管理实际，解决好可操作性和实用性问题。如根据企业规模、行业特征、管理模式、人员素质、经济支付能力等情况，设计出适合本企业特色的信息化建设实施方案，并针对存在的问题进行必要的调整，以深入开发和最大限度地利用内外部资源，建立适合自身发展的企业信息系统，与其他模块紧密集成以后，能使设备维护管理纳入到公司的统一规划之中，最大限度地发挥出设备管理的优势。