谈环境监测质量管理体系文件的宣贯

袁力

(江苏省环境监测中心，江苏 南京 210036)

环境监测机构质量管理体系文件是监测机构质量管理体系建立和存在的基础和证据，是质量体系运行的依据，是对质量体系进行管理、审核或评价的依据，是规范全体员工达到质量目标的最适用、最切合实际的质量法规，也是所有人员的行为规范和工作准则［1］。员工对体系文件的正确理解和执行反映了质量管理体系的运行效果，而全面保证和落实体系文件的宣贯则是体系运行效果的重要因素。为此，结合工作实践，从体系文件的宣贯职责、时机和形式上探讨体系文件的宣贯内涵，以切实发挥宣贯作用，为环境监测机构体系文件的宣贯提供参考和借鉴。

1 各有侧重，理清体系文件的宣贯职责

监测机构质量管理体系文件一般包括两类，一是内部制定的文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书、仪器操作规程、质量记录和技术记录等，二是来自外部的文件，包括法律法规、标准、技术规范、仪器说明书等。其文件范围广泛，因此宣贯不能局限于某一方面，要做到宣贯全面并真正落到实处，必须分清宣贯职责，发挥不同层次人员的作用。

1.1 最高管理层负责通用性法律法规的宣贯

环保法律法规是每个进入环保系统的人员应该了解的行业法规，最高管理层处于机构的顶层，对法律法规的获取及领会应更深刻及全面，对监测人员学习掌握与监测有关的法律法规起着指导性的作用。

1.2 质量负责人负责质量手册、程序文件的宣贯

一般来说，质量负责人具有组织、建立、实施和维持机构的质量管理体系及其文件化工作的职责，建立的文件之间相互关联，文件之间的接口必须清晰、准确，通过对质量手册、程序文件的宣贯，给全体人员勾画出实验室管理轮廓线，对管理体系有一个宏观的了解［2］，使全体员工充分理解在质量手册这一纲领性文件下，如何实施和执行其具体化的程序文件。

1.3 质量管理部门负责质量记录、质量管理标准规范的宣贯

质量记录是体系运行及管理的质量活动记录，一般由质量管理部门审核确定。通用型的质量管理标准规范首先应由质量管理部门学习领会，再向相关部门及人员传达宣贯，将有利于执行效果的督促检查。

1.4 检测专业部门负责技术记录、方法标准、技术规范等的宣贯

技术记录是根据检测参数而设计的原始观察及导出记录，其设计和使用者是各专业部门，方法标准和技术规范更具不同检测领域的专业性，由专业部门组织宣贯，其针对性强并更加合理。

1.5 综合评价部门负责环境质量及污染物控制等评价标准的宣贯

随着环境质量及污染物控制或排放标准的不断发布及更新，对新标准应用的准确理解更显重要，由综合评价部门负责宣贯，强化了新标准应用的准确及规范性，为合理评价环境质量提供保障。

2 有的放矢，找准体系文件的宣贯时机

体系文件的宣贯时机应根据体系文件的建立、修改及补充完善或标准和技术规范发布更新等不同时期，以及机构人员重大变化、新进人员等不同阶段来确定，以保证全体员工持续理解和执行体系文件［3］，及时了解和掌握文件内容的更新和变化，积极参与并融入到体系运行中。

2.1 质量管理体系建立时的宣贯时机

该时期是体系文件宣贯的第一次，主要宣贯本单位制定的质量手册、程序文件等，使全体人员包括管理、技术、检测和核查人员了解建立质量管理体系的重要性，理解他们在体系中的职责和作用，提高人人参与质量体系的认识，为后续执行体系文件，使质量管理体系运行进入既定轨道打下基础。

2.2 质量管理体系文件修订后的宣贯时机

质量管理体系是持续完善和不断改进的体系，当认证认可准则发生变化、当机构内部设置和人员发生变化、当体系日常运行及内外部审核有修改完善需求时，均会对体系文件进行修订，修订后的文件应及时进行宣贯。

2.3 新标准和技术规范发布后的宣贯时机

检测方法标准和技术规范是出具检测数据的首要依据，其理解和执行力最终体现了数据的准确与否，当新标准发布后，应从专业角度理解标准内容或更新内容，在适当的范围内有针对性地实施宣贯，确保标准应用的准确和一致性。

2.4 人员变化后的宣贯时机

当机构内部新增部门或部门职责调整时、当较多人员换岗时，体系文件需要修订，宣贯重点应针对新增部门及换岗人员，使其尽快掌握新岗位职责以及与体系的关联性;当机构新进人员时，应进行体系文件宣贯，使其了解本单位的质量方针及目标、了解所在部门的工作权限及本人的岗位职责、了解本人工作所依据的文件等，对实验室质量管理体系具有初步的认识。

3 形式多样，丰富体系文件的宣贯形式

体系文件能否深入人心，真正成为每个员工的工作指南，并乐于接受和便于理解，其宣贯形式发挥着重要的作用，若宣贯过于单一冗长或针对性不强，会使人兴趣下降或乏味，起不到宣贯的效果。因此，采取形式多样的宣贯方式，是激发关注度的良好策略，也能取得事半功倍的效果。

3.1 集中授课型宣贯

该形式适用于体系建立后的第一次宣贯以及体系文件改版并发生较大变化时。集中宣贯要求内容全面，准备充分，宣贯人应理解认证认可准则条款要求，能说清说透本单位体系文件及其实施要求与准则条款要求的对应关系。

3.2 分散型宣贯

当体系文件的修改内容涉及部门和人员范围少、或全体人员难于集中时，采用按专业部门宣贯，对现场采样、实验室分析、监督管理部门等分别宣贯，或单独对有需求的部门宣贯。分散型宣贯也适用于检测方法标准和技术规范的宣贯。

3.3 内部网络宣贯

将所有体系文件发布在内部网络上，供全体人员随时学习。当体系文件发生修订时，可将修订涉及的文件内容及时通过网络更新发布，向全体人员宣贯，确保体系文件现行有效。网络宣贯的优点是及时性和全面性。

3.4 编制参考题宣贯

编制一套本单位质量体系运行参考题，可采取问答题的方式，并对每道题注明应该学习掌握的部门或岗位人员，供大家进一步学习理解和重新温习，不断灌输体系运行知识，消化和巩固学习成果，提高质量体系的运行效果。

3.5 利用试卷宣贯

根据需要在某特定时期内采用考试方式进行宣贯，可采用闭卷和开卷两种形式。闭卷一般针对年轻员工，通过一段时间强化学习，考察其掌握程度;开卷针对的人群可多可少，视不同需要灵活变通。例如，某单位在2013年对体系文件进行了较大范围的改版修订，为确保学习宣贯的有效性，了解单位全体人员对体系文件的理解掌握情况，根据各部门人员的岗位特性及应知要求，采取一人一卷的方式，编制了宣贯试卷90余套，采用开卷考核形式，要求认真学习单位发布实施的体系文件，在两个月时间内独立完成答题，最后再整理出答题中存在的集中问题，在后续的宣贯中讲解，取得了良好的效果。

3.6 通过竞赛宣贯

竞赛可在部门间进行，要求专业部门、管理部门均派员参加，既可达到学习的目的，又可以提高全员的参与意识和竞争意识，是一个全员发动的时机，更是一个全面普及的过程。

4 结语

体系文件宣贯是一项长期的工作，对认证认可准则的理解、对持续改进的管理体系的正确实施，需要不断地接受、学习和传播新知识，反复持续地宣传，最终形成人人参与的良好氛围，使质量管理体系中各个过程的实施处于受控状态，达到预期的质量目标，实现质量管理体系的有效运行。

［1］英智威.如何保证实验室质量管理体系有效运行［J］.现代测量与实验室管理，2012，20(2)：49 －50.

［2］陈卫丰，倪晓天.实验室质量负责人必须重视的宣贯第一课［J］.污染防治技术，2011，24(1)：68 －70.

［3］中国合格评定国家认可委员会.ISO/IEC 17025：2005检测和校准实验室能力认可准则［S］.