新时期下独立学院行政秘书应具备能力探析

柏贺达

摘要：独立学院的行政秘书不是某个领导的专门秘书，而是为整个二级院系领导群体及所属师生服务的，工作兼具管理性、服务性、奉献性、协助性、参谋性、知识性、专业性及综合性等诸多的特点。与此同时随着时代的发展，新的教育体制改革和独立学院自身更新也给行政秘书赋予了新的挑战，本文将以作者多年独立学院行政秘书的工作实践经验为基础，探析新形势下独立学院行政秘书所应具备的素质。

关键词：独立学院 行政秘书 能力

秘书，古已有之，该称谓最早在我国出现的形式是指宫禁秘藏之书或秘密机要的文件。后来统治阶级为保管宫廷中机密公文、书籍而专门设置了秘书这个职务。随着人类社会的发展，资本主义市场经济逐渐发展扩大，秘书这个职位的演变也经历了从官职向社会职业转变的过程。秘书这个岗位本是与领导岗位相伴而存的，有领导自然就要有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关乎全局工作的开展和秘书工作的成败。独立学院的行政秘书不是某个领导的专门秘书，而是为整个二级院系领导群体及所属师生服务的，工作兼具管理性、服务性、奉献性、协助性、参谋性、知识性、专业性及综合性等诸多的特点。与此同时随着时代的发展，新的教育体制改革和独立学院自身更新也给行政秘书赋予了新的挑战，本文将以作者多年独立学院行政秘书的工作实践经验为基础，探析新形势下独立学院行政秘书所应具备的素质。

1 多元化才能

独立学院行政秘书往往所负责的工作面大，接触职能部门范围广，需要在工作中勤奋学习，培养多元化的才能。比如：行政秘书日常主要工作重点就是为领导或本系或部门起草，撰写申请、报告、发言稿、规章制度等，这就要求其应具备的最基本素养是应用文写作的能力；独立学院的党支部书记、工会小组长，往往是由行政秘书兼做，这就要求行政秘书具有很高的政治领悟力和较高觉悟，方便相关工作的开展；行政秘书由于主要负责公文的来往记录及传递，信息的沟通及协调，所以行政秘书通常也兼职本系或者部门的档案管理员工作，这就要求行政秘书必须具备档案整理、保存、提档等，即档案管理的能力；行政秘书还经常是本部门或系的资产管理员，这就要求其必须具备资产的申请采购、建档、日常维护等资产的管理能力；当今是信息化社会，行政秘书往往还是本系或部门的信息联络员，即负责本系或部门网站的维护，建设等工作，这就要求行政秘书具有一定的计算机和互联网的使用技能等等。

2 组织能力

此处的组织包括对工作项目合理分类的组织能力及活动的组织能力。独立学院行政秘书面对着纷繁复杂的各项工作，需要通过对全局的把握，分配时间精力于各项工作中，保证各项工作能够顺利完成；行政秘书还应该是一个好组织者，他需要为会议和活动作计划，并落实安排，组织数据的填报等等。

3 协调沟通能力

独立学院行政秘书需要与领导、同事、学生、其他职能部门等不同的角色打交道。在与领导的工作接触中，好的沟通能力是秘书了解和掌握领导思维方式和工作方法的有效途径，也是汲取知识和丰富阅历的智慧之源。通过思想的上下互动，才能协助好领导完成各项工作；在与其他同事的工作接触中，良好的协调沟通能力，不仅可以避免产生误解和矛盾，而且可以大大增加工作效率，便于组织其他教职工一起工作，又快又好的完成领导所交办的任务；在与学生和其他职能部门的工作接触中，好的协调沟通能力就像独立学院整个管理机械部件中的润滑剂，可以大大提高工作效率，甚至左右工作的完成结果。

4 灵活应变应对能力

尽管独立学院行政秘书并没有决策权，但是在一些特殊的情况之下，行政秘书还是要对一些问题进行处理和控制，以此来防止问题的扩大或减少损失的出现，这就是应变能力。

灵活的应变应对能力是独立学院行政秘书的职责所在，贡献所在，价值所在。灵活的应变应对能力需要行政秘书通过所具备的多元化才能游刃有余的处理工作中的各项事务，尤其是处理突发事件。这种灵活应变应对能力也经常需要行政秘书能够想领导之所想，想在开始做事之前，通过对事态变化的留心观察和把握，适时的应变应对。

5 获取新知识，并立足本职开拓创新的能力

随着我国高校教育改革的不断深化与拓展，高校管理不断成熟与发展，对行政秘书的要求也越来越高。这对于我们行政秘书来说，既是机遇也是挑战。一方面，我们要抓住利用机遇，充分利用自己已有的才能，为学院的管理与发展做出应有贡献。另一方面，我们还要坚持学习新知识、新观念和新技能，走在时代变革的前面，时刻准备迎接工作中的新要求、新挑战。

立足本职，开拓创新，强调的是行政秘书要有创新意识。它是高校行政秘书服务日常行政管理工作的基本准则，所有工作都必须以此为向导。在日常的行政管理工作中，行政秘书除了要对有关信息材料分类整理，向院系领导汇报外，更重要的是对所面对的工作任务首先进行一个全面的综合分析，形成自己的思想和见解，利用创造性思维去贯彻领导的意图来完成工作任务，在看似呆板滞后的工作中寻求突破。开拓创新能力的形成需要行政秘书主动从工作观念、方法和手段中寻找思路，敢于创新，只有不断的勇于创新，去做、去实践，才能为以后的工作开拓思路、方法从而更好的为领导和师生服务。

6 团队合作能力

随着时代的进步，独立学院行政秘书所涉及到的工作大多已不是能由其一人所能完成的，比如统计数据类报表的填写，就需要系内各教研室或老师协作完成，这就需要团队合作的能力。营造好的人际关系环境是行政秘书处理团队合作工作的基础条件，之后就需要行政秘书能够从全局及局部角度出发，摆清自身所处位置，团结合作，共同完成所分派任务。

7 个人心理容量修养

好的独立学院行政秘书一定要具备好的心理容量修养。行政秘书的工作不仅繁杂，而且枯燥，加班是家常便饭，但往往得不到大家的认可，收入与付出也多不成正比，这就需要行政秘书有较好的心理容量修养，以积极的心态面对工作；良好的心理容量修养还表现在能够守得住秘密，行政秘书的日常工作经常是与领导和机密文件打交道，涉及面广，要求行政秘书能在平凡的岗位上仍然守住秘密，否则势必造成院系内部的混乱和矛盾。心理容量最重要的表现是能以海纳百川的心态面对工作中的人、工作中的事。行政秘书往往是一个院系的窗口，形象往往代表着整个系的形象，所以行政秘书在待人接物方面一定要有礼貌有涵养，不管你正为多少繁杂的工作烦恼，都要将最好的精神面貌呈现出来。另外，行政秘书要懂得不管工作多辛苦，心内的委屈有多少，都要用积极的心态面对工作，面对自己，能够在日常生活中利用点点滴滴的时间学习新的技能，通过读书、参加培训等等各种渠道完善自己、提高自己，将自己打造成综合业务能力强的行政管理工作者。

参考文献：

[1]丁建平.企业秘书必备的五种能力[J].秘书工作，2006.5.

[2]巫兴刚.高校秘书必备的素养素质及其培养途径[J].中国民航飞行学院学报，Jul.2010.Vol.21No.4.

[3]邹敏忠.心理容量-秘书必备的素质.秘书修养.