做好办公室工作的几点体会

方渊

摘要：为了提高办公室的工作效率，本文结合办公室多年的工作经验，分别从服务、管理等角度进行阐述，同时对办公室工作的几点体会进行总结，期望达到共同提高的目的，进而在一定程度上为做好办公室工作提供参考依据。

关键词：管理 服务 办公室工作

办公室是一个协调、服务科室，它就像一个维系领导与各个科室之间的信息传递的枢纽，同时担负着向下级传达情报，以及向上级反映情报的重任；并且协调各科室之间的关系以及对外交流合作的责任通常情况下也是由办公室来承担。对于办公室来说，如果在情报传达、管理服务、协调工作等任何环节出现问题，公司的正常工作都会受到影响和制约。这时，需要在综合能力方面，对办公人员提出更高的要求。

1 办公人员具备的意识

1.1 大局意识 无论是政策性，还是全局性，其日常工作对办公室工作人员来说都显得非常强。所在工作过程中，想问题、办事情需要站的高一些，同时树立一种全局意识。并且要熟悉了解各个科室的实际情况，协调好各个科室之间的关系，进而创造性地开展工作。

1.2 服务意识 做好日常工作对于办公室工作人员来说，需要在服务意识方面进行巩固和强化。通常情况下，通过大家对服务质量的认可程度来衡量办公室工作的好坏。对于办公室工作人员来说，为了提供优质的服务，需要提高标准，制定措施，不断丰富服务的层面，进而在一定程度上提高服务质量。

1.3 参谋意识 办公室的日常工作，通常情况下能够为一级领导的决策提供参考依据，办公室人员需要围绕工作中心，全方位地做好决策服务，而不是简单地服从命令，照章办事。一是沿着领导的工作思路，站在领导的位置考虑问题，分析问题，同时把握问题的关键。二是提前运作。做好调查研究，进而为决策做好充分的准备，结合实际情况提出建议。三是敢于进言，为领导制定相应的参考建议，一方面找出工作中存在的问题，另一方面制定解决问题的方案。选择合理的表达方式向领导提出建议或意见，借助科学的途径向领导阐述自己的观点，但是不能将自己的观点强加给领导。四是秉公办事，出于公心，只有从该角度出发，提出的政策建议才能有价值。

1.4 奉献意识 作为办公室工作人员来说，一定要树立奉献意识。这是因为办公室工作比较繁琐，加班加点已经司空见惯，休息已经是很奢侈的，并且过的比较辛苦。对于工作人员来说，既然选择了这个职业就要做好，不能对个人得失斤斤计较，对个人与集体之间的利益关系要进行科学地处理，将责任意识和荣誉感贯穿到工作过程中。

2 办公人员处理的关系

由于办公室的工作性质与各个科室的联系息息相关，在有了以上四项意识的基础下，还要求了办公室人员处理一些关系的基本能力。调节好与各科室的关系有利于办公室开展各项工作，更加有利于公司团结。以下三种基本关系办公人员要尤为注意：

2.1 处理好被动与主动的关系 受办公室工作繁琐的影响和制约，进而在一定程度上使得工作处于被动地位，作为工作人员不能工作的被动性，进而影响和制约常规性的工作，在工作中需要将被动转变为主动性，进而做好办公室工作。提前准备好常规性的工作，同时灵活应对突发事件。

2.2 处理好办公室内部与外部的关系 办公室作为一个整体，通常情况下，只有协调好内部关系，同时与其他科室加强合作，进而使办公室的整体功能在一定程度上充分发挥，同时使各项工作顺利完成。首先，对办公室内部之间的关系进行协调。通过协调办公室不同岗位职能的工作，进一步激发工作人员的主观能动性，形成合力，进而推动工作的顺利展开。同时，根据办公室工作任务的重要程度，分清轻重缓急，进而在一定程度上确定工作的优先级。通过合理的分工解决难度、量度较大的工作，进一步提供工作效率，节约资源。其次对不同科室之间的关系进行协调。由于办公室工作的特殊性（联系上下，沟通左右），进而决定了办公室工作要秉公办事。

2.3 处理“过”与“不及”的关系 办公室工作人员，在日常工作中，要学会独立思考，面对领导敢于提出自己的建议，但是不能向领导强加自己的意见，提出政策建议要讲究方式和方法，把握分寸。明确自身地位，同时将领导放在第一位，在第一时间为领导提供其所需的各种资料，但不能出现越权行为；勇于谏言，敢于提出自己的建议。

3 办公人员具备的能力

办公室工作纷繁复杂，例如管理着整个公司的物品采购、领用；员工定期福利的发放；所有上级来文的接收、发放、归档；印章以及公司重要的证件保管；规章制度的制定等等。很多细小的环节都不能出错，要将工作有条不紊，井然有序的开展下去，就要求我们办公人员必须有以下三种基本能力：

3.1 调查研究能力 对于办公室工作人员来说，只有深入基层，把握实际，才能在一定程度上对实际情况进行充分的把握，进而使办公室工作做到有的放矢。对于办公室工作人员来说，通常情况下，只有对第一手材料进行充分的掌握，进而为领导提供有报告资料才有针对性，工作中遇到的矛盾和问题在一定程度上才能有效的解决，进而提高决策水平；工作过程中，要理论联系实际，一方面在实践中寻找问题的答案，另一方面借助理性的思考对观点和方法进行提炼，提高调查研究的能力，提升自身的综合素质。

3.2 组织协调能力 作为办公室工作人员，需要处理好办公室内外的各种关系，不断提高自己的组织协调能力，做好引导、保护工作。其他相关科室之间的关系也要协调好，进而形成合力，便于工作的展开。

3.3 开拓创新能力 为了适应学校的发展，办公室工作人员需要改革创新工作理念、工作方式、工作手段等。通过学习新知识，不断用科学的理论武装自己的头脑，进而在一定程度上树立新的观念；对新情况、新问题、新形势等进行研究分析，同时对事物发展的规律、特点等进行把握，进行探索，同时总结实践经验。

4 办公人员努力的方向

面对公司的日渐扩大，我们办公室人员也要与时俱进，加快节奏，适应日渐繁重的任务，做到当日的工作不积压，在千头万绪的思想中理清逻辑，并作出计划表，将时间与工作紧密配合起来，做一个掌握时间的主人。在过去的工作中有些不足之处，我根据以往的工作经验，对于办公人员的具体工作提出四点努力的方向：

4.1 加强学习 第一，加强思想政治理论学习，不断提高自己的觉悟水平。第二，学习科技知识，培养和强化自己的超前思维和参谋能力。第三，学习法律和管理知识，树立法律意识，提高管理水平。第四，学习岗位知识，提高自己的专业技能，以及写作水平。对于办公室工作人员来说，通过自己的努力，在一定程度上才能提高自身的整体素质，进而提高服务质量。

4.2 健全制度 建立和完善切实可行的规章制度，是保证办公室管理工作顺利进行的根本。从制定规章制度开始，并在工作过程中全面贯彻落实，通过规章制度进行管理，在一定程度上使工作走向制度化、规范化、科学化，进而提高工作效率。

4.3 坚持原则 原则是做好办公室工作的前提和基础：第一，对上负责与对下负责统一的办事原则。看待问题、解决问题要从长远的角度来考虑，同时结合各个科室的实际情况，综合领导和大家的意见，做到中立，为全局提供服务。第二，原则性和灵活性相结合的原则。做大事讲原则，做小事讲风格。

4.4 抓好勤政工作 在工作过程中做到“三勤”，第一“腿勤”，不怕累，舍得花力气，把工作做实做细。第二“脑勤”，善于思考，要尽量解决工作中遇到的难题，要多为领导献计策。第三“嘴勤”，要及时向领导汇报工作中出现的问题，树立廉洁勤政高效的形象。

尺有所短，寸有所长。物有所不足，智有所不明。当办公室工作中各种意想不到的问题纷至沓来的时候，办公人员应沉着稳重，冷静应对。

参考文献：

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