高职院校图书馆档案工作现状探析

康艳侠

(河南医学高等专科学校，郑州451191)

图书馆档案是人们在图书馆各种活动中自然形成的、并为一定目的保存下来的，具有查考和利用价值的各种不同载体的文献资料，它是图书馆各种活动的原始记录，真实地记载着图书馆各个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值和信息传播功能［1］。就定义而言，图书馆档案包括文书档案和业务档案，它的规范化运作对图书馆管理工作和业务水平的良性运作和发展起到了很重要的作用。图书馆档案管理工作的科学性、制度化和规范化程度，直接反映了图书馆管理工作的水平，也为管理层决策、业务层规范、服务层职能发挥起着较大的作用。因此，做好图书馆的档案管理工作至关重要，图书馆档案的完整与安全对图书馆的发展具有重要意义。

1 图书馆档案的重要性

1.1 为领导决策提供真实可靠的依据 通过对图书馆档案材料的分析、对比和研究，其信息可作为图书馆领导在制定图书馆中、长期发展规划和各项政策时的依据做到有据可依，有章可循。保证了有效决策及政策的实施，可提高图书馆工作效率和管理水平。

1.2 为学校各类评估提供真实有效的材料 近年来，评估对每个学校的师生来说是一个不再陌生的词，如果图书馆档案能通过专人进行严格正确的保存保管，不论是学校的人才培养工作，还是专项评估工作，图书馆都能从容应对。在这里要说明的是:评估材料尽量提供复印件，图书馆保存原件，以便保证材料的完整系统。如确实需要提供原件，图书馆要在评估结束后及时收回，以免发生材料丢失的情况。

1.3 是图书馆馆员人才建设的依据 把高校图书馆人员的各种档案都全面系统地整理保存起来，馆领导可在需要时及时查阅，对馆员的学历层次、专业技术水平、考核情况、职称评定及科研水平能有准确而详尽的了解。即使在领导换届或学院其他部门需要的时候(比如评估)，也能及时而准确地查找出来。并可作为馆员参加学院或图书馆组织的人才队伍建设(包括制定人才引进、开展业务培训、职称考评)的重要依据。

1.4 是编撰图书馆年鉴的依据 图书馆档案真实详尽地记录了图书馆发展的历程，它系统全面地反映了图书馆各项活动的真实情况，不论是正确或错误的决策，都是学校和图书馆发展史的原始资料，是编写年鉴首要参考的资料，同时，也能为学校校史的编撰提供有价值的详实资料。

2 高职院校图书馆档案工作的现状

2.1 档案管理的专业性、系统性、完整性不够 目前，除了大型图书馆日常工作产生的档案数量较多，配有专人专库管理，一般的高校图书馆日常工作产生的文件材料较少，普遍不被重视。体现在无专、兼职档案员岗位设置，没有指定专门的地点存放档案，也没有专门的档案盒及归档工具。由于以上种种原因，必然会造成档案分类不科学，归档不合理，所以不方便查找，容易发生丢失、残缺等现象。

2.2 制度不健全，没有完善的档案管理办法 由于没有档案管理制度与工作规范来明确档案管理岗位和职责要求，以至各类图书馆档案材料缺乏统一管理。一方面，使得许多档案断档缺档，另一方面，分散在图书馆各部门的档案资料既没有进行登记，也没有进行分类编目，很难实现档案材料的再利用，这就造成了人力资源和物力资源的极大浪费。

2.3 档案利用价值有待开发 档案是人类认识世界和改造世界的结晶，它记载了人们社会实践中有价值的事实、数据、成果和理论［2］。同时，档案也是一种重要的信息资源。通过对学生的随访，大多数不知道图书馆藏书情况，想看的书不知道有没有，除图书馆管理工作人员外，其他人一般很难利用图书馆的档案资源，这在一定程度上造成了图书馆档案资源特别是图书统计目录等的闲置与浪费。而大多数高等职业院校的图书馆没有一个很好的检索工具，学生不知道从哪里可以查到自己想要阅读的图书，尽管有部分学生知道通过流通系统让老师帮他查找想借阅的图书，但在高校普遍存在着大多数学生不知道或不好意思麻烦老师的现象。

3 图书馆档案工作发展对策

3.1 设置专人管理全馆的档案材料 图书馆一般设有办公室、流通部、采编部和阅览部，各司其职，产生的档案也是各自保存，更有甚者一个部门几个人各自保存经手的材料，这就造成档案材料零散，容易丢失。针对这种情况就须专人管理档案材料，图书馆内部所有部门产生的档案要及时归档，并建立图书馆档案索引目录，便于快速查找。

3.2 制订图书馆档案管理办法，确定归档范围 完善的档案管理制度能够最大程度的保障档案资源的完整性，以免档案资源的泄露及丢失［3］。高校图书馆在工作中产生的档案材料内容丰富，种类繁多。图书馆档案可根据各个档案特点进行分类，主要分为党务、人事、行政、业务、设备、综合等。具体来分，图书馆档案主要包括上级下发的有关图书馆工作的文件，本单位的工作计划、总结，各项工作的请示、报告，图书馆相关活动方案、过程内容、总结及相关影像材料，购书合同、协议、规章制度等。具体可根据本馆实际情况分为行政管理类(包括各类机构下发的文件通知、会议纪要等)、人事科研类(包括人员信息、人事聘任及职称评审材料等)、业务工作类(包括业务工作规范、岗位职责、馆室制度、购书清单、馆藏书目、各类统计材料、活动材料等)、设备实物类(包括图书馆各类硬件设备的记录材料、竞赛活动的奖杯证书、会议活动的照片声像资料等)几类。

3.3 引进档案专业人员 归档工作是一项专业性很强的工作。不了解档案专业知识就不能对收集的图书馆档案进行快速、正确的归档。一方面不能对档案准确的划分类别，另一方面不能正确划分档案的保管期限。一般来说，对于能反映本馆发展历史或能反映本馆主要职能活动的文献，如上级有关图书馆工作的文件、业务规范、行政法规、职工人员情况等应永久保存;图书馆某一阶段的工作统计数据、工作状况、职工学习培训、整体规划和阶段总结等都应长期保存:其他参考价值不大的临时性的措施、通知、会议纪要等资料可短期保存。短期保存的资料期满后应进行审核，报请主管领导批准后再作处理。

3.4 提升图书馆档案的服务性作用 可以建立学校图书馆馆藏书目电子档案库，在图书馆醒目位置设置电脑显示屏，动态显示图书馆馆藏信息，使学生能随时随地看到学校藏书的信息资源，以便借阅自己想要观看和研究的图书文献信息。这不仅丰富了学生的业余生活，也有利于提高学生的课业水平。还可以充分利用馆藏档案资料，向学生进行宣传活动，并开展阅读及借阅指导，提高图书馆藏的利用率，充分发挥图书文献的服务性功能。

3.5 提高图书馆档案管理层次 图书、档案与文献的联合是当前和今后很长一段时间讨论的课题。所以要切实提高图书馆档案的管理层次，要与学校档案馆建立联合目录。也可以针对图书馆档案管理工作方面提出一些新的看法和做法进行研究，提高这方面的科研水平。

综上所述，做好高校图书馆档案管理工作非常重要，只有通过对图书馆档案的研究才能看到高校图书馆发展的轨迹。学校图书馆必须科学、规范地收集和整理图书馆档案，充分利用档案信息资源，努力探索学校图书馆档案工作的新路子，使高校图书馆档案管理形成一个良性循环的发展轨道。

［1］ 牛 颖.公共图书馆档案管理现状与对策［J］.图书馆学刊，2012，34(10):19－21.

［2］ 乔 翔，郭 山.档案管理基础与实务［M］.北京:中国传媒大学出版社，2012:10.

［3］ 许莉莉.试析档案资源的管理与运用［J］.办公室业务，2012，21(7):7－8.