浅析基层人民银行档案管理信息化建设

丁 雯

（中国人民银行常州市中心支行办公室，江苏常州，213000）

档案管理信息化是档案管理适应社会信息化发展的一种基本途径，更是全面提升档案服务水平的必然选择。近年来，基层人民银行办公自动化系统的逐步建立和完善，为档案管理开启信息化模式建立了电子文件数据基础，也有效推动了基层人民银行档案管理电子信息化进程。

一、基层人民银行档案管理信息化的现状

2003年，在人民银行总行的统一部署下，各地基层人民银行内部办公自动化系统开始运行，公文的制发、上级行文及各级单位的收文均通过办公自动化系统流转，个别单位还充分开发办公自动化系统的功能，将督查督办、简报管理、金融宣传、行政执法等办公管理事务嵌入系统，实行督办或申请在线管理。高效运转的网络化办文、阅文，替代了以往冗繁的纸质文件流转，电子类文档的存在为档案信息化管理提供了数字化的保障，也推动了档案工作方式的与时俱进。

为了规范人民银行地市中心支行档案的管理与使用，人民银行总行在省级推广电子档案信息管理系统的基础上，加快推进地市中心支行档案管理信息化建设的步伐。2010年，地市中心支行开始运行电子档案管理系统，该系统以提高档案管理整体水平，提升人民银行档案资源利用和服务的效率为宗旨，通过规范办公自动化流程，推进分支行办公自动化系统与公文传输系统和电子档案系统的整合，真正实现电子文档一体化管理。

二、基层人民银行推进档案管理信息化的优势

1.档案基础设施保障日趋完备

为保障电子文件和电子档案的安全和有效开发利用，全面提高人民银行信息工作效率和档案管理效能，基层人民银行积极推动金融信息化建设，作为档案基础设施保障的网络环境、硬件环境、系统软件建设均初具规模。如业务网与办公网、内联网与外联网、内联网与政务网的网络环境均实现了物理隔断，根据档案信息化管理功能需要，建立了档案数据库管理系统、信息安全系统，配置了高速交换机、路由器、服务器、档案数字化加工设备等基础硬件设施。先进安全的计算机网络为发挥档案信息化的整体效益提供了技术保障。

2.档案信息资源日趋丰富

将不同载体的档案资源转化为数字化信息，是丰富档案信息，推进档案管理现代化的重要基础性工作。笔者单位为使电子档案管理系统的信息更丰富，已经将1986年至2010年室藏保管期限为永久和30年（长期）保管的纸质非密级文书档案、2011年至今三个期限的文书档案、1985年以来的室藏照片档案进行了全文数字化扫描，并录入电子档案管理系统中，实现了全文检索和利用。

3.档案管理信息化框架日趋完善

基层人民银行办公自动化系统的运用，有效提高了公文运行的效率，节约了文件流转的时间，也为电子文件的收集和积累打下了基础。为实现档案信息传输的网络化和档案资源的共享化，人民银行总行在开发档案系统时便设置了电子文件格式转换功能，使办公自动化系统保存的归档库能与电子档案管理系统无缝对接，保证了归档后电子文件的完整性、真实性和长期可读性，对于未在办公自动化系统中流转的纸质文件则通过扫描的方式录入，使纸质文件电子化。

三、基层人民银行档案管理信息化存在的问题

1.电子档案收集的全面性需要进一步提高

自《档案法》颁布实施以来，人民银行总行陆续下发了档案收集管理方面的办法，不断加强档案收集工作。然而，由于基层人民银行档案管理人员兼职过多，办公事务繁杂，对于本单位产生的实物、磁介质等其他门类档案，相对不是特别重视，导致了应归档门类不齐全、不完整，档案的收集范围狭窄，且人民银行总行电子档案管理系统虽然实现文书和非文书档案为管理对象的电子档案综合管理，但实际只限于文书档案和照片档案系统在使用，系统的功能运用还需要不断深化。

2.电子文件档案的管理制度需要进一步健全

基层人民银行虽然按要求建立了比较健全的档案管理制度，但是规范电子文件管理方面的规定仍不完善，基本未建立电子文件收集、电子文件格式转换标准、电子文件备份等相关管理制度和操作流程，也没有建立电子档案系统管理办法，这样极易造成电子文档的管理无章可循，电子文档收集不完整、电子档案形成部门对电子文档的备份格式不统一等问题。

3.档案管理信息化的共享性需要进一步完善

目前，基层人民银行电子档案由人民银行总行授权查询的电子档案数据库，以及自身在办公自动化系统中形成的归档文件数据库两大部分组成。虽然目前已经实现了电子文件格式转换的有效衔接，但是人民银行总行的电子档案管理系统布局在办公网上，受保密信息安全管理的限制，系统软件移植性差，只对中心支行办公室及科技部门开放有限的端口，系统的档案借阅功能无利用的环境，制约了信息的共享。

4.部门间的协调配合需要进一步强化

按照《中国人民银行档案管理办法》规定，人民银行的档案包括五大门类，涉及档案形成部门、档案管理部门、科技信息管理部门等多部门，要推动档案管理信息化进程，仅靠档案部门单打独斗是不可能实现的。同时，个别部门或个人的档案意识不强，或为了工作便利，将应归档的文件资料长期由部门或个人保存，影响了档案信息化工作的推进。

5.档案管理信息化标准需要进一步明确

目前，基层人民银行的档案信息化管理处于地方档案管理部门和条线管理部门分别建立系统和管理标准的组织实施现状，地方的档案管理系统和总行的电子档案管理系统并没有建立转换或共享的接口，面对地方档案管理部门的规范化考评和条线管理部门的制度规定，基层人民银行往往要在两个系统中同时录入文书档案，而且录入的方式和要求完全不同，降低了档案管理工作效率。

四、基层人民银行档案管理信息化建设的建议

1.科学推进档案信息化建设

基层人民银行要结合工作实际，建立健全电子档案管理制度，明确档案形成各环节的规范化标准。在实际操作中，应将各部门相对分散的信息进行整合优化，按照档案工作标准，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，保证档案信息的真实、完整、有效。

2.确保档案信息资源的安全

基层人民银行必须采取有力措施，充分保证档案信息的安全性。一是在数字化过程中应重点解决好电子文件的保存问题，防止电子信息损失，特别是需要长久保存的电子文件应采取定期复制等特别处理手段。二是在网络化过程中应重视网络安全技术的加强，特别是载有档案系统的服务器应立足长远高规格配置。三是在信息化过程中应对上网档案信息的内容进行严格把关，做到涉密文件专门保管，坚决杜绝电子化档案中包含带密级的文件。

3.体现档案管理信息化的效益

基层人民银行应健全档案全文数据库和档案目录数据库，设计标准化的转入转出接口，为档案信息共享、档案管理软件升级提供技术保障，提高档案信息管理共享的效率。要围绕部门工作重点，增强主动意识，积极提供档案信息服务。

4.全面提高档案工作者的素质

档案信息资源的开发，从资源的形成、收集、存储、归档到开发利用，是涉及面广泛的系统工程，因此，对档案管理人员的综合素质提出了挑战。基层人民银行要加强教育培训力度，通过多层次、多途径的培训方式，加快推进档案管理人员知识结构的调整，培养具有档案管理业务、计算机技术、网络信息安全技术等综合素质的档案管理人才。同时，档案管理信息化的实现不是档案管理一个部门的工作，也不是单靠一些计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与和配合，因此，档案队伍素质的整体提高对推进档案信息化建设至关重要。