浅谈土地登记档案的管理

徐跃英 韩 英

（苏州市吴江区国土资源局，江苏苏州，215200）

土地登记档案是土地管理部门代表政府依据国家的法律、法规，遵循有关法定程序所建立的反映有关土地位置、面积、用途、使用条件等情况的图纸、簿册等文件材料。它具有区域性、政策性、公正性、可变性等不同于其它专业性档案的特性。在社会主义市场经济快速发展的今天，土地登记档案发挥着越来越重要的作用。作为土地档案管理工作者，笔者就加强土地登记档案的管理谈些粗浅认识。

一、加强规范化统一管理

随着土地出让数量增多和房地产业务的迅速发展，以土地使用权转让、出租、抵押为主要内容的变更土地登记数目逐年增加，如果不尽快对土地登记档案实行规范统一管理，十几年所建立起来的地籍调查成果将失去意义和价值，后果将是不堪设想。因此，规范、统一管理是当务之急。

1.国家土地管理明文规定，土地档案的业务管理，由市（县）级以上档案局、馆进行直接的业务监督、指导。

2.土地登记文件资料管理，由负责土地登记工作的业务部门完成。在进行土地登记文件资料更新时，由负责土地登记工作的业务主管部门向档案室办理借阅手续，然后根据变更土地申请和调查，核实的结果在有关的登记文件资料上作相应的更新。待更新工作结束后，将整理的卷宗移交档案室存档。土地登记文件资料更新工作是一项经常性的工作，必须建立和健全档案更新制度，履行更新审批手续。

3.专业技术资料的更新，按照《地籍调查规程》技术要求，以行政辖区为单位，按街道、街坊、宗地进行编号，建立档案检索台账，使辖区内每一宗地均有户头，每一次交易就办理一次登记。对其变更的宗地，按变更地籍调查要求编号。此方法对于初始土地登记档案及变更（包括权利人多次变更）均可在一个地号内检索到，对每变更一个土地权利人，在变更前案卷上加盖注销印章，并在相应的卡、册及检索台账中注明宗地的去向、编号。这样能够及时准确地反映一块土地的历史演变过程。政府通过办理土地登记，审核房地产交易的合法性、规范性，依法办理土地登记手续等，对房地产市场实施有效的监督、管理，并使之规范化。

吴江区土地登记材料在2012年12月份之前都放在各国土资源分局（所）管理，由吴江市国土局档案科档案人员对下属国土资源分局（所）进行指导。为了在整理中便于规范操作，档案人员深入科室了解土地登记业务流程，设计了土地登记卷内目录。为了更加科学合理地进行保管，局里组织下属国土分局（所）到太仓、张家港等国土局参观学习，多次组织培训和指导。在2009年之前局档案室库房面积小，土地登记档案量又多，只能暂时放在国土分局（所）进行管理。因靠虑到土地登记档案将来要移交到局里，所以土地登记档案的目录由局里给，还统一刻了档案用章分发给下属单位，这样使土地登记档案规范、美观、统一。吴江国土局办公楼扩建后，库房得到了很大的改善，就要求分局（所）将土地登记档案全部移交到局档案室进行集中统一管理。在2012年11月份成立了土地登记中心，土地登记材料都在局里产生。由于局里人手少，土地登记材料借助社会力量强化管理，合作单位根据我们的要求进行整理归档，扫描后移交给档案室，档案人员验收合格、清点后填写好移交清单，结束一个目录号移交一次。到目前为止，我局土地登记室藏档案有150762卷。

二、注重现代化管理手段

随着社会主义市场经济体制及房地产交易市场的良好发展，更为全面、科学、快捷、准确的土地档案资料将为社会主义经济发展提供更加优质的服务，不断增强全民依法使用土地的自觉性，提高土地资料的合法性、权威性。

首先要建立和完善档案管理现代化制度，制定相应的专业化标准。其次要改善档案管理设施，增加经济投入，改变过去管理人员简单机械提取、存放档案，以减轻劳动强度，提高工作效率。三要积极开发应用软件，我局应用了土地档案管理专用软件，已将土地登记档案目录全部输入电脑，并进行扫描。共输入目录187234条，扫描4096457幅。使信息化、网络化在基层档案管理中得到广泛应用，使土地档案管理真正适应经济发展的需要，将地籍档案的价值和管理功能充分发挥出来，做到取之于社会，服务于社会。

三、提高管理者综合素质

第一，更新观念加强业务学习。我国加入世贸组织以后，经济飞速发展。作为一种资产的土地，自然也随着卷入市场经济大潮中，其流动性不断加大。如：土地的转让、出租、抵押及二、三级市场的活跃，这些都借助于土地登记档案的记载，并作为法律依据。为此，档案管理者既要看护好已有的档案，又要懂得土地管理各项政策、法规，对土地变更档案要了解它变更的来龙去脉及依据是否合法有效，变更前土地权利人的登记是否按一定程序申请注销，各项变更资料图、表、卡、册是否做了相对应的变更等。管理者要在“台后”看管好国家土地家底，做一名既懂专业技术，又懂政策法规的复合型管理者。

第二，运用信息技术。根据土地登记档案的形成特点，借助信息技术，编制图、表、卡、卷的检索方法。因土地资料种类繁杂，部分可借鉴图书馆的检索方法。

第三，树立服务意识。管理的最终目的是提供利用，随着人们对土地越来越重视，土地权属纠纷日益突出，土地档案为法院的裁决提供了有力证据。作为依据、凭证的土地档案，其利用率逐日增多，所以档案管理者要发扬甘于寂寞、甘于奉献的优良传统，锐意进取，不断创新，为国家的经济建设和社会发展做出更大的贡献。