档案数字化的实践与思考

高新霞 刘治兰 齐小琳

（中国石油总公司新疆油田公司档案中心，新疆克拉玛依，834000）

当前，信息化发展战略的实施，为档案事业发展提供了难得的机遇。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，也是加速档案管理现代化的客观要求，更是提高档案服务水平的必由之路。为更好地适应形势发展的要求，新疆油田着眼未来，运用数字化、信息化技术，以服务主营业务的地质档案为首选，在数字化方面进行了有益的探索与实践。

1.档案数字化势在必行

1.1 档案保护的变化。一是馆藏档案实体的老化。新疆油田自1950年代投入开发以来，形成了大量原始及成果档案，这些档案是新疆油田真实的历史记录，是企业重要的无形资产，具有非常重要的查考作用。但随着时间的推延，受档案制成材料、书写材料、保管条件和频繁借阅等因素的影响，有些档案已出现纸张变黄、发脆、破损、字迹退色等现象。二是档案载体形式的转变要求保管个性化。计算机和计算机网络使档案信息保存实体发生了变化，产生了各种新型存储介质，特别是数字信息记录载体，如磁带、硬磁盘、软磁盘、光盘、光带等，档案的载体形式呈多样化。不同载体有不同的保管要求，电子档案载体的保管不同于纸质档案。纸质档案保管的重点是温湿度控制、修裱加固、字迹恢复等；电子档案的保护重点是维护载体上数字记录信息的可读性。三是存放档案库房紧张的问题日益突出。随着油气勘探开发事业的不断发展壮大，档案资料有增无减，存放档案的库房使用年代久，设施设备不能满足现代化管理的需求。因此，实施档案数字化，形成以数字信息为载体的电子档案，减少存档份数、改变利用方式，是解决库房紧张和利用频繁问题的有效途径。

1.2 利用服务方式的转变。油田最重要的产品是油气，最珍贵的财富是档案资料。这些档案资料就是公司生存的基础、认识的源泉，是推动公司持续发展的动力。离开了档案资料的支持和支撑，再好的油气田也会荒废，水平再高的地质专家也找不到用武之地。作为油田主营业务的地质档案是科研人员认识、研究、探讨油气开发的宝贵资料。据统计，地质档案的年利用率在90%以上。大量的利用档案需求，加之信息技术的发展和应用，改变了档案资源的结构和获取信息的方式，由利用纸质档案为特征的传统服务模式，向以开放式、网络式为特征的档案信息服务模式转变，电子档案成为提供档案信息的根本基础。

1.3 信息化建设的必然结果。信息化建设的发展，给档案工作带来前所未有的变化。计算机的辅助设计、辅助制造，形成了大量的CAD、CAM 文件；办公自动化等专业系统的推广应用，产生大量的电子文件；各种数据库的建立需大量基础数据和各类档案数据做基础；档案管理手段的计算机化、信息的网络化拉近了档案和用户的距离，用户可通过网络实现对档案信息资源的共享。档案工作从纸质档案时代到计算机辅助管理时代，再到当今的档案信息数字时代，这是信息化发展建设的结果。

2.档案数字化的实践

2.1 制定数字化的规划。围绕新疆油田信息化建设发展规划，在“完善标准体系、加强基础设施、数据知识共享、系统集成整合、提高应用效益、确保信息安全、集中统一管理、建设数字油田”的思想指导下，档案工作提出“档案资料数字化、业务工作程序化、数字馆藏桌面化”的建设目标，在“十一五”、“十二五”档案发展规划的落实中，先后制定了《新疆油田公司档案资料数字化建设规划》《新疆油田公司数字档案建设实施方案》《纸质档案数字化操作规范》《音像档案数字化技术规范》等指导性文件材料，保证档案数字化工作目标明确，运作规范。

2.2 档案数字化的实施。档案数字化是一项复杂的工程,不是一蹴而就的,要根据实际情况和需要,分层次、分步骤、看轻重、讲实用地“渐进式”开展、实施。一是统筹部署。盘点馆藏档案是实施数字化统筹部署的第一步。档案数字化是一个庞大的系统工程。必须站在全局高度，统筹规划、部署安排，形成实施数字化一盘棋管理的模式。确立“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏情况调查，摸清档案类型、馆藏数量、载体形态、利用等基本情况。确定从主营业务档案到查询利用率高的档案逐步实施数字化。二是准确定位。档案数字化必须有所选择。优先“珍贵档案、重点档案、利用率高档案”的数字化，做到数字化的档案信息是高价值、高利用率、有特色的信息资源。三是保护与转储并行。档案数字化是对历史档案的抢救保护。用字迹恢复技术处理褪色档案，用修复技术处理破损档案，用降噪、优化画面等技术手段处理老化、磁粉脱落、信号差的声像档案，保护了档案原件，为数字化工作打下基础。档案数字化是档案形式的转化，将纸质档案、特殊载体档案转化成数字档案，通过网络提供档案信息，减少对档案实体的频繁利用，有效保护馆藏珍贵的历史档案。通过数字化形成大量的电子档案，电子档案具有信息和载体可分离的特点，载体可以通过多种技术手段得以再生，而信息一旦受损，则不能复生。因此在数字化过程中，档案的保护和转储必须同步部署。

3.档案数字化工作的几点思考

档案数字化工作，不是简单的档案扫描转化问题，而是一项周期长、任务量大、流程繁杂的系统工程。由于没有现成的经验可借鉴，在实施过程中，不可避免地遇到一些矛盾和问题。从实践看，以下几个问题需要引起关注：

3.1 要重视档案数字化工作标准体系的研究。制度规范化和标准化是进行档案数字化工作的基础，也是数字档案信息资源生存和发展的基础。档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，统一的标准则是数字档案资源共享的基础。档案数字化标准规范体系的建设，如各类别各载体档案的数字化规范，电子档案备份、保管、鉴定、下载利用等，都需要科学研究。标准体系建设应从管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个层面来研究制订、确实推行。从简单的标准化向科学、精确的标准化，从孤立的标准向标准间的联系与协调发展，从单个标准向标准体系发展，是标准化发展的趋势。但目前看，档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系，在软件开发、流程管理、数据管理等方面的标准还很不完善，亟需加强研究。

3.2 要确保档案数字化协调展开。这是馆藏档案数字化的关键问题。馆藏全部档案数字化，在理论上是最彻底的数字化方案，事实上，对于馆藏较大的综合性档案馆来说，不可能也没有必要。数字化的根本目的是服务利用，档案数字化的所有工作应都围绕服务利用展开。如果偏离，则不利于体现档案的真正价值，也影响档案数字化工作效益的发挥。档案数字化首先要充分认识档案数字化是信息化建设的重要组成部分，要将档案数字化纳入企业单位信息化总体建设中，与其信息化通盘规划，协调发展，而不应单独实施，只考虑档案部门这个小盘。

3.3 要考虑到资金投入。实现数字化，设备必不可少，需要打印机、扫描仪、刻录机等设备。电子档案的读取受机器的限制，完全依靠着计算机技术，计算机的硬件、软件更新速度快，存储于光盘库、磁盘库等大容量存储介质上，光盘、硬盘或其它磁盘使用寿命无法达到永久性保存的目的，其信息内容需要定期复制或制作。档案数字化工作派生出的一系列问题需要资金作保障解决。

3.4 档案数字化要循序渐进。通过新疆油田近5年的数字化工作，总结得出数字化工作应将利用效果与数字化质量放在首位。目前档案部门的领导、专家也在反思数字化范围、速度、质量问题。笔者认为档案工作要循序渐进，不应一拥而上，应根据系统建设来

考虑数据建设，应根据企业内部其它系统对数据的需求考虑数字转化，这是一个循序渐进的过程。否则数字化的档案，用户因没有相应的支持软件而打不开，因格式等原因不能与其它系统建立链接关系，给将来电子档案存储、检测、数据恢复、格式转变等留下隐患。

3.5 要与企业信息化建设有效融合。目前企业各项工作都以合作为基础，以实现效益最大化。效率是一切社会活动所追求的基本目的，档案数字化建设同样要注重效益。要将与企业主营业务结合紧密的档案拿出来与其它系统及数据建设有效融合，真正实现档案资料数字化。特别要关注通过系统、软件等形成的电子档案，从流程、管理制度上保证数据的归档、电子格式的有效转化。 虽然GB/T18894--2002《电子文件归档与管理规范》规定了系统与数据的同时归档、规定了格式要求，但实际操作有一定的局限，这就要求档案部门着眼全局，在企业各系统建设中争取话语权、建议权，这样可以实现各应用系统数据项的定义与档案著录规则一致，电子文件与档案要求相符，真正达到数据共享，避免数字化浪费。

3.6 要切实保证档案数字化的安全。确保档案安全是档案工作的重要责任，也是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案数字化工作的安全，涉及档案实体管理、信息管理和数据管理三个方面。实体管理就是要加强档案实体流动全过程的监控，确保档案实体的绝对安全。信息管理就是要做好档案内容的保密工作，严防失泄密。数据管理主要是防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。上述三个方面，必须综合管控，不可偏颇，任何一方出了问题，都可能带来不可估量的损失。电子档案的保护重点是维护载体上数字记录信息的可读性，电子档案的转储必须进行异地异质的备份。

总之，档案数字化要始终坚持以“开发利用”为目标，以“现代化管理”为导向。从纵向上，抓统筹规划、统一规范，提高馆藏档案数字化工作的速度、质量和效率。从横向上，抓协助配合、互通有无，提高档案数据的流畅归档和电子档案的快速利用。档案数字化改变了档案人员的工作理念，创新了服务方式，提升了档案信息的增值作用。随着档案数字化的深入进行，档案工作必定会持续发展。