信息化技术在企业档案管理中的应用

武立

摘 要：随着经济和信息社会的迅猛发展，档案管理信息化必将是档案事业发展的必然趋势。企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，加快企业档案信息系统化建设，运用网络管理和信息化的技术，对档案资源进行数字化管理和提供利用，使企业档案更好地为企业生产、经营和管理服务。

关键词：企业；档案管理；信息化技术；应用

引言

办公无纸化及办公自动化的出现，使得生成档案的方式发生了翻天覆地的变化，比如文件的催办、签发、归档以及起草等运作过程在通讯线路、计算机中进行，因而档案前身的主要形态就必须是机读文件，由此档案便开始以机读的形式存在。与利用纸质载体档案的方式相比，现代化的档案利用方式有着突出的优越性，该变化表明档案工作者势必会面临越来越多的机读形式的档案。近些年以来，随着计算机网络以及信息技术的迅速发展，档案管理随之得以变革，富有现代化气息的信息技术被广泛的应用到了档案管理工作中，不仅简化了档案管理环节，而且大大的提高了档案管理效率。由此可见，加强信息技术在档案管理中的应用，有着非常重要的意义。

1 企业档案信息化管

企业档案信息化就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，实现档案工作为企业生产，经营和管理提供优质高效服务的过程。企业档案的信息化可以实现通过计算机及网络技术及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。

2 推进企业档案管理信息化的必要性

2.1 适应社会发展的需要

随着信息化成为当今世界经济和社会发展的主题，传统的档案管理模式已经很难适应市场经济的发展需求，信息时代下对于档案信息的时效性、高价值性要求越来越大，这就要求我们档案管理工作者利用计算机网络技术，对实现档案资源共享，加强企业档案信息管理的信息化建设。

2.2 提升档案管理水平的需要

档案管理具有特殊性，其保存周期长、对保存环境要求高，普通的人工查阅档案管理的办法不仅效率低，而且对档案的损害较大，这就有必要运用高科技的科学技术，通过信息化管理提高管理工作效率，实现管理的现代化。

2.3 确保企业可持续发展的需要

档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为企业发展服务，而且在减轻工作人员劳动强度的同时，也大大提高了工作效率，通过计算机快速高效地处理档案资料，使档案资源得到更加充分的开发和利用。

3 在档案管理中应用信息技术的优势

档案信息电子化具体指的是以室（馆）藏档案资料为物质对象，使用计算机不同层次的加工、筛选和收集档案文献，使其能够切实的转变成计算机软件形式的二次文献信息，以此供人们加以利用的一个过程。在档案管理中应用信息技术的主要优势包括：（1）能够把现有计算机信息技术的潜能充分的利用和发挥出来，有助于利用率的提高。目前，绝大部分的基层档案室（馆）应用信息技术单一，开发功能过于简单，甚至有些只限于文件打字储存或者档案著录，利用效率偏低，严重的浪费了时间、财力和人力，使得现代化设备无法发挥出应有的作用。（2）加工二次文献的时间大大缩短，档案信息的时效性明显提高。选题、选材、编辑和出版是手工加工信息的主要工作模式，此类“慢出细活”的方式，也就是从形成文件资料至“二次文献信息”开发的时间相对较长，使得信息失效，对档案信息的应用价值带来负面性影响。而在档案管理中应用信息技术，则编者可以直接对机读形式的档案信息加以利用，借助于计算机功能将加工信息的工作程序完成，以此把二次文献快捷地出版出来。（3）在档案管理中应用信息技术，能够实现一次投入、多次产出，有助于摆脱加工信息受经费束缚的不良局面。

4 信息技术在企业档案管理中的应用

4.1 信息技术在企业档案管理中的重要作用

信息技术包括计算机技术、网络技术与通讯技术，它是以计算机科学为基础，主要是处理信息所采用的各种技术。信息技术的应用使企业档案管理呈现了崭新的发展前景。这主要体现在档案信息网络化。计算机网络将多个独立的档案管理对象实体，纳入到一个统一的档案管理系统，将它们有机地联系在一起，并将它们转化成数据档案信息，形成信息档案一体化的管理体系。它不仅改变档案的使用模式，也改变档案管理人员的传统工作模式，开启档案管理进入数字化的时代。除此之外，信息技术使档案管理更加规范化和将档案服务产业化。

4.2 提高企业档案管理信息技术的具体措施

在今天的经济市场环境下，科学技术就是第一生产力，信息技术在企业档案管理中的应用显得尤为重要。如何把信息技术更好地引用到企业档案管理中去，是企业提高管理水平重要方式，为企业在市场上增强自身竞争力、赢得更好发展地位有重要的作用。那企业如何应用信息技术在档案管理呢？这是每个现代企业都不应忽视的问题。

4.2.1 企业管理者的重视和推动

企业管理者，尤其是管理者中的领导者，是企业对策决定的关键，因此，他们是否认识到信息技术对档案管理的重要作用，直接决定企业是否能够在此投入财力与物力。只有领导者重视并支持这一技术，才会在资金、人才和设备等方面给予适当的投入。这是企业档案管理使用信息技术的前提条件。

4.2.2 加强建设信息化的基础设施

信息化技术是建立在计算机技术与网络技术基础之上，因此，企业要购买性能良好的计算机与最适合本企业档案管理的软件来作为软硬件设施。这些软硬件设施是建设企业档案管理信息化基础的基本条件，也是档案信息资源开发利用的最佳技术保障。

4.2.3 强调档案信息资源的建设

现代社会的信息能得到广泛的传播与共享，原因就是信息的数字化。所谓的数字化就是指把所有的信息都用“0”和“1”这两个数字表示。档案信息的数字化使档案能够摆脱传统纸质库房式管理方式，数据库不再是一个物化的库房，而更多地像是一个人的大脑。首先是利用扫描仪、计算机把纸质的档案数字化，建立一个融合档案管理与办公自动化为一体的全文数据库软件系统，以便查找管理和利用。其次是建立一个层次统一、规范性、服务性、开发性、能适应档案信息资源共享要求的档案目录数据库。这些数据库的建立是实现企业档案信息化的最好的途径。

4.2.4 培养和引进档案信息化人才

科技是第一生产力，而科技的发展依赖人才。企业想要把信息技术更好地应用在企业档案管理工作中，始终要依赖于档案人员素质的提高。档案管理是一项应用性很强的工作，不断加强档案人员的教育培养，使他们掌握最新技能与知识应用到自己的工作中去是提高档案管理信息化的重要举措。同时，企业也应与时俱进，引进熟悉计算机运用以及现代化办公室设备各种电子文件的操作的现代高技术人才。

5 结束语

综上所述，档案管理工作既能体现企业的管理水平，又是展示文明风貌的重要窗口。所以，档案管理应当充分的发挥出其最大作用，体现最大价值，而信息技术的应用实现了档案管理效率最大化和质量最佳的效果，它不仅为档案的保存和利用提供了有力的保证，更为档案作用的发挥以及档案价值的实现提供了坚实的基础。因此，我们应当高度重视档案管理工作，积极的采取科学有效的措施，强化档案管理中信息技术的应用，以此提高档案管理的综合效率及水平。

参考文献

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[2]宋春.信息技术在档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2011.

[3]何燕宁.浅谈企业档案信息化管理[J].经济与社会发展，2010.