军卫医院信息系统物资管理程序应用研究

徐新民，曹铁军

军卫医院信息系统物资管理程序应用研究

徐新民，曹铁军

根据军卫医院信息系统物资管理程序试用实际情况，提出了存在的主要问题，研究了优化软件系统、不断调整工作流程的方法，以期实现新、老软件的顺利更替和系统的稳定运行，提高医疗器械保管质量和出入库管理效率。[关键词]军卫医院信息系统；物资管理程序；使用研究

0 引言

军卫医院信息系统由总后卫生部、解放军309医院、南京军区南京总医院联合开发，是总后卫生部向全军推广应用的最新版医院信息管理系统，系统包括了物资管理、固定资产管理等多个程序模块。其中，物资管理程序以Oracle为底层数据库，采用C/S模式，包括出入库、高值耗材、账务管理、库存管理、信息查询、统计信息、物资目录、价格管理、字典维护等9个功能模块（可参考《医院信息系统物资管理程序使用手册》）。在系统应用过程中，遇到许多问题，经过反复实践研究，恰当优化软件系统，不断调整工作流程，使系统得以良好应用，全面提升了医疗器材库物资管理的手段和效率。

1 应用研究的主要内容

系统在初始试用过程中遇到许多问题，针对问题和应用实际，现从软件测试安装、做好物资入库、恰当处理货票分离、严格统一配置信息、应用F9键调用信息等方面进行深入研究。

1.1 软件测试安装

军卫医院信息系统虽然由“军卫一号”技术组开发，但其作为新一代医院信息系统，与现行的管理系统无论在数据库设计、表单格式、使用流程上都有较大区别，先期必须对软件系统进行单机测试，了解软件特性，预测应用中可能遇到的问题并进行解决，然后才能在局域网服务器安装。系统在服务器端安装成功后不能实现新、老数据库的数据共享[1]，通过字节对应进行数据库数据相互导入后，在使用过程中会出现死机，闪退，数据重复、丢失等许多异常错误。经过反复研究总结，采取盘点老库、建立新库，新、老软件同时使用、平缓过渡的办法，在共同使用3个月后，成功过渡到新物资管理程序，老系统停止使用。

1.2 严格做好物资入库工作

物资管理程序投入使用后，临床科室的物资请领申请由手工填写转变为电子申请，申请者通过医院局域网登录该物资管理系统客户端查看医院医疗器材库的医疗物资品名、规格、数量等信息，科室根据需要填写电子请领单。因此，物资入库工作是整个库房管理的基础，是物资管理的第一个重要环节，研究如何做好器材入库工作十分重要。

1.2.1 规范物资入库流程

随着医疗技术的快速发展，越来越多的新技术、新器材投入临床使用，医院医疗器材库的物资品种和数量持续增加，这就使得物资入库工作日渐繁重。建立一个规范合理的物资入库流程（如图1所示）是做好物资入库工作、提高物资入库效率的基础。

1.2.2 准确录入物资信息

“网络请领”是该物资管理程序的一大创新点。临床科室通过网络终端查看医疗器材库物资信息，根据需要填写电子申请单。因此，准确录入物资的品名、规格型号、生产厂家、生产批号、有效期等相关信息是整个物资入库工作的关键。为准确录入物资的相关信息，医疗器材库入库管理员在收货的过程中，应要求供货商认真填写物资收货凭证（如图2所示），并逐一核对物资相关信息和数量，双方签字确认，完成物资收货工作。

图1 医疗物资入库流程

图2 医疗物资收货凭证

1.2.3 及时记账入库单据

入库管理员完成物资清点、数据录入等入库工作后，物资管理系统中的库存量并没有实际增加，而临床科室也无法从该物资管理系统客户端填写与新入库物资相关的电子申请单。这就可能造成物资请领与下送工作的延迟，降低了物资管理效率。为避免这种情况的发生，负责单据记账的单据记账员要与入库管理员密切协同，认真核查物资入库单据信息，确保与收货凭证内容完全一致，及时完成单据记账，补充物资库存，尽可能做到物资入库与库存更新同步进行。

1.2.4 适时核对入库信息

随着该物资管理程序的使用，入库单据量逐日增加。在此过程中，偶尔会发生单据自动记账、库存不增加等现象。这类情况发生隐蔽、不易察觉，但是其造成的后果非常严重，而且发现的越晚，纠错需要付出的代价越大。针对这种情况，要求入库管理员和单据记账员随时核对入库信息。入库管理员完成一批物资信息录入工作后，及时核对物资入库单据，排查单据自动记账现象；单据记账员完成一批入库单据的记账工作后，及时查看新入库物资库存更新，排查库存不增加现象。如发现上述现象，应及时与医院信息科相关人员联系，从后台删除错误记录，重新入库。

1.3 恰当处理货票分离

货票分离是军卫医院信息系统物资管理程序的又一创新点。该系统允许在物资发票未到的情况下，实现物资的入库，最大限度地确保物资申请发放顺利、高效[1]。在医院医疗器材库的实际管理过程中，许多物资的发票迟于货物到达。因此，处理货票分离需要从物资入库阶段开始。在送货人填写医疗物资收货凭证过程中，要求供货商填写一张收货凭证，并要求所开发票内容与该张凭证内容完全一致。在入库管理员录入物资信息过程中，每张凭证分配一个入库单据号码，以便于后期填写发票号码和账目核查。

1.4 严格统一配置信息

军卫医院信息系统物资管理程序在安装调试和日常使用过程中，可以根据医院的实际情况调整该系统的相关配置信息，比如物资加价比例、物资属性代码等。医院医疗器材库和器械供管办公室分别拥有该系统管理客户端，因此在调整配置信息的过程中，要保持各个管理终端配置信息同步更新，避免因配置不同步而造成的数据错乱现象发生。

1.5 应用“F9”键调用信息

在物资信息录入过程中，需要填写物资的品名、规格、价格、厂商等相关信息，既可以按照收货凭证用键盘直接录入信息，也可以使用“F9”键调用数据目录间接录入信息。从直观上看，2种录入方式几乎没有区别，但是在后期的数据查询中就会存在差别，其中使用键盘直接录入物资信息的记录将不会出现在查询结果当中，从而造成数据遗漏。因此，在使用该系统录入物资信息的过程中，严格遵循“医疗物资入库流程”，用“F9”键调用信息目录录入物资信息可避免统计数据遗漏现象发生。

2 系统使用的效果分析

应用军卫医院信息系统物资管理程序后，管理系统更先进、管理手段更科学、管理操控更便捷、管理效果更突出，主要表现在以下几个方面。

2.1 普通物资管理高效便捷

该物资管理系统在普通耗材管理中实现了网上申报物资采购计划及网上请领的功能。使用科室可以根据住院患者数量、库房库存及科室耗材使用情况制订医用耗材请领计划[2]，并通过客户端申报至医学工程科；医学工程科通过管理系统及时提取、汇总各使用科室需求，同时根据库存拟订医用耗材采购计划，并进行审批采购，实现了对医院医疗耗材使用的宏观调控，避免了库房存货积压、耗材过期和常规物资缺货等情况的发生，使库房管理更加科学。另外，科室通过客户端进行医用物资网上请领，耗材库房提取请领信息发放物品，并打印请领单，核对后签字确认，优化了手工请领的繁琐环节，改变了科室填写请领本并反复与库房核对以及管理人员上机上下账的落后管理模式，提高了物资保管发放效率及出入库准确性，使普通物资管理更加高效便捷。物资管理系统对在库医疗耗材的位置完成定义并实现计算机管理，库房管理者可以通过计算机迅速查找出物资所在位置，避免了因摆放时间过长或使用频率较低而出现的遗忘堆滞的情况。系统可以通过物品有效期提前3个月对库房管理员进行提示发出即将过期的警告，使管理员能有充足的时间对将过期物资进行发放处理或调换更新。

2.2 高值耗材管理溯源有据

在高值耗材管理中，该系统引入了条形码管理，实现了高值耗材“零”库存[3]。通过对拟将入院的高值耗材进行验收登记，将高值耗材的供货商、联系人、联系电话、材料效期、入院价格、零售价及商品条形码进行计算机登记录入，并利用物价管理程序与医院收费系统相关联，同时打印粘贴条形码，使条形码与商品条形码一一对应，此时高值耗材并未入库。使用时，科室通过计价系统扫描条形码，获取材料详细信息，并与实物进行核对，确认无误后保存使用，并通过计价系统输入患者信息完成收费，库房获取信息后通过系统完成出入库手续。物资管理程序经服务器将患者信息、使用信息及高值耗材信息相关联，减少了高值耗材使用中人工干预的环节，确保高值耗材溯源准确、有据。

2.3 医疗包管理准确精细

消毒供应室利用物资管理系统中的医疗包管理程序对重复使用的医疗包实现物流化溯源管理。程序从新包打包起为每个医疗包生成一个条形码，同时对该医疗包的物流状态实行计算机管理，随后的消毒、发放、使用、回收（或归还）等各个环节都需要对该条形码进行扫描登记，并将登记信息通过网络上传至服务器，供应室及管理人员可以通过物资管理系统准确掌握医疗包的状态，不仅实现了医疗包全效期的溯源管理，同时也减少了丢包和遗漏回收等情况的发生。

2.4 成本核算及时准确

该物资管理系统是军队推行的标准化物资应用管理系统，能够与HIS进行对接，并能通过医信通上报数据[4]实现对医疗普通耗材、高值耗材及医疗包的使用情况进行上报统计，并能在月中生成成本核算数据，上报医院财务管理机构进行科室成本核算，彻底摆脱人工核算成本的管理模式，保证统计数据的及时准确。

3 结语

综上所述，军卫医院信息系统物资管理程序从数据结构到使用流程都优于目前在用的“军卫一号”物资管理程序。其清晰的使用流程、细致的功能划分、全面的数据模块以及优秀的网络功能使医院医疗物资管理更加系统化、模板化、自动化，不仅节省了人力，而且还收到了科学、精细、高效的管理效果。

[1]牛晓红，王厚兴.浅谈中小医院医用耗材的采购管理[J].医疗卫生装备，2013，34（9）：123-124.

[2]黄智勇，李杰，成雄，等.医院体检信息管理系统的设计与开发[J].医疗卫生装备，2013，34（5）：48-49.

[3]童学中，张传新，赵永强.建立长效机制 规范耗材采购[J].医疗卫生装备，2013，34（1）：123-124.

[4]常玉锋，刘广全，谢泽桥.医用耗材管理系统的设计与应用[J].医疗卫生装备，2013，34（12）：57-58.

（收稿：2013-09-29 修回：2014-03-04）

Application of medical materials management of military hospital information system

XU Xin-min,CAO Tie-jun
(Department of Medical Engineering,the 323rd Hospital of the PLA,Xi'an 710054,China)

The problems of the medical materials management of military hospital information system are put forward on the basis of the trials.The measures to optimize the software and regulate working flow are explored to realize subrogation of the new and original software as well as stable running of the system.The storage,warehouse-in and-out management are enhanced greatly for medical devices.[Chinese Medical Equipment Journal，2014，35（10）：141-143]

military hospital information system;materials management program;utilization management

R318；TP311.13；R197.324

A

1003-8868（2014）10-0141-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2014.10.141

徐新民（1958—），男，主任技师，主要从事医疗设备技术和管理方面的研究工作，E-mail：323ygk@163.com。

710054西安，解放军323医院医学工程科（徐新民，曹铁军）