IT外包：一半是海水，一半是火焰

文/本刊记者 王左利

IT外包：一半是海水，一半是火焰

IT外包并非洪水猛兽，更不是济世仙丹，IT外包在带来各种便利的同时无疑会遇到各种风险，作为CIO，思考外包的最好视角也许是∶如何让大学的IT部门更好地成长。

文/本刊记者 王左利

近期，《中国教育网络》针对230所高校的调研数据回馈中，问及“高校信息系统建设的策略和未来的打算”时，有197所学校表示当前正采用外包系统或与供应商合作开发的形式建设信息系统，并且有199所高校表示将在未来三年内采用外包或与供应商合作开发的形式建设本校的信息系统。高校信息系统建设外包的现象正在普及与推广。

源于经济压力的选择

国内高校信息化各种会议和讨论好像很少提到外包，说起来总有点欲语还休的状态。去年，来自乔治城大学的副校长助理肖水根先生介绍美国大学的IT状况，在报告里，他把IT外包当作一个特别重要的内容分享，令人思考∶IT外包对美国大学为什么这么重要？

肖水根提到，美国大学之所以如此热衷于IT外包的主因在于“省钱”。因为美国大学IT部门的人员工资很高，迫于成本压力，IT部门不得不转向外包。

实际上，在2009年之前，美国大学对IT外包的态度也是摇摆不定的。那时候高等院校的CIO不是很看好服务外包，还有三分之一已经外包的院校考虑把包出去的业务重新收回。但是，在经济压力下，这一局面瞬间得到改变。

在金融危机之前，美国大学对IT的投入非常慷慨，而在2008年之后，走入了一个特别的下滑期。

当时北卡莱罗纳州戴维森学院副校长Karen L. Goldstein的认识代表了一部分CIO们的想法，他认为,在经济衰退可能长期持续的情况下,未来的高等教育IT领导者面临的最大挑战将是财务管理的问题,他们必须学会驾驭高等教育财务规划并与各方利益相关者就此进行协商。而且有部分CIO认为，在高等院校普遍面临着预算削减的时代，信息化部门不仅有必要通过自己的努力降低本部门的成本，而且有必要利用信息技术帮助学校度过难关。后来的MOOC可以看作是这一美好愿望的实践。

金融危机使得高等院校在信息化的过程中不得不考虑到成本的因素。这一背景使得美国大学开始大幅度进行IT外包。相比每个院校自行购置设备的方式，通过服务外包的方式，多个院校可以共享相同的设备提供的服务，通过实现规模经济来降低IT的运行成本，这确实是一个有效的途径。

而且，即使是在金融危机之后，对美国大学过多的花费的不满不绝于耳。《经济学人》就指出，即使在2011年底，白宫的邀请函中还在抱怨高等院校的支出翻番，教育部秘书长也在催促高等院校“好钢用在刀刃上，花钱花在裉节上。”经费问题简直成为压在美国大学头顶上的一座大山。

对于IT外包来说，2008～2009年是一个时间节点，一方面源于金融危机导致的美国大学的经费压力，另外一方面，云的诞生从某种程度上可以说催熟了大学的IT外包。时至今日，美国大学的IT外包存在于大部分学校。EDUCAUSE的2013 Core Data Services调查显示，美国有一半高校采用了IT外包，其中IT外包花费占全校IT统一预算的4.1%,而这一比例随着美国高校IT外包政策的调整在不断增长。外包的主要项目是信息安全、IT部门管理运营、信息系统等。总之，在人员编制有限的情况下，美国大学的IT外包节节高升。

而且，成熟的市场也在催生着IT外包，比如，这几年，微软和谷歌就一直为争取美国大学邮箱业务打得不可开交，他们既不收费用，也不内嵌广告，仅仅是想占据高校这片广阔的市场。

光明与黯淡

与美国大学大幅度采取IT外包相比，编制有限是国内高校采取IT外包的最根本原因。除了类似于北京大学、清华大学这样拥有庞大IT部门的大学，通常3～4万人的学校中，往往只有20～40个人的IT队伍。在信息化布满校园每个角落的今天，这样的IT编制无疑已无法保证服务水平了。此外，IT外包的兴起还有另外一个原因∶这几年的IT投入充足。一位老师接受本刊采访时表示，“最近几年IT投入较多，资金比较充足，所以一些业务的外包成为可能。”这与美国大学因为资金压力而采取外包的初衷几乎完全不同。

对这几年进行梳理，发现国内大学IT外包大致可分为三个时期∶第一阶段∶早期高校对管理信息系统的外包。一直到今天，高校大多数的管理信息系统基本上交由厂商做，但一直存在无法摆脱的瓶颈，成长性很差。第二阶段∶由一卡通和无线建设而引发的外包浪潮，大致为2007～2010年左右，学校无线网大批量被运营商进驻，高校也普遍与企业以及银行合作建设一卡通，这一时期IT外包非常集中；第三阶段∶从2010年到现在，有资金支持的一些高校开始把IT基础设施、服务台、邮箱、IDC等基础服务进行外包，外包方式呈现多样化。

还有一个不得不提的改变∶云服务对IT外包的重新定义。最近国外的一项调查表明，有超过一半的高校至少有1个系统在云端。一个显而易见的事情是，伴随着云服务，一种新型的IT外包形式逐渐增多。一位北大图书馆的老师告诉本刊，他们的外包服务只有两种，一是PC外包，另外一种就是基于云服务的外包。

厦门大学经济管理学院计国君在一篇分析IT外包战略的文章中指出，在过去10 多年的高校信息化建设中，外包已经被普遍认同，且比企业更形式多样。高校的IT外包涉及设备的提供和维护、信息系统的开发和维护、通信网络的管理、运维服务、备份和灾难恢复、IT培训等。

与基础服务外包的蓬勃光明场面相比，最早外包的管理信息系统领域可谓前景黯淡。

“管理信息系统可以说数十年如一日地处于瓶颈期，前景灰暗。”北京师范大学信息网络中心副主任陈金焘介绍说，大学管理信息系统的技术难度很大，没有充足的人力资源和很好的技术支持几乎不敢想象自己做。整个过程也非常复杂∶严格的需求调研、需求确认、系统开发、上线培训、持续维护，功能拓展。除了像北大、清华、中大、复旦等拥有强大IT部门的高校自己做这件事，其他学校基本上是交给企业做。

但是，在陈金焘看来，企业目前陷入了一个“无法自拔”的艰难场景。“如果说最初做管理信息系统的时候是企业给了我们信心，到现在，当有了一定经验和较大资金支持，我们自己开始有了信心的时候，却明显感觉到企业在退缩。”

企业在这10年的发展中，从最初的雄心勃勃转入到目前的艰难行走，令人感慨。其根源在于∶第一,高校信息化总体背景和自身特点。我国高校信息化建设中各个学校的差异很大，这使得企业在做管理系统的时候，对于每一所接触的高校几乎都要从头开发，重新做需求，写代码、最后测试。无法形成统一的可复制和参照的模式，导致企业的开发成本很高，后续维护成本也很高。其二，信息化最怕变化，效率最高的信息化一定是流程、业务处理的方式相对固化，但国内高校这些年超常规发展，教学科研模式变革，管理功能不断放大， 业务流程变数很大。“流程变化几乎停不下来。管理一变化，信息化就得发生改变，旧的系统就不适应当前情况，系统的使用周期非常短暂。”种种原因导致整个行业的成长性很差。并进而形成恶性循环，公司也不能很好地成长与盈利，整个行业不能顺利发展。

而相比较而言，国外大学ERP行业活得非常好，源于国外大学的运作模式、服务规范相当固定，业务流程相对标准化和固化，管理的延续性很强。由此，企业可以轻易形成产品化。

面对国内高校千变万化的独特需求，企业的盈利与良性成长几乎遥不可及。“我担心，有一天拿着钱都不知道找谁做管理信息系统。”对于大学管理信息系统的未来市场，陈金焘很是忧虑。

CIO与IT外包

在学校是否该IT外包这一问题上，存在截然不同的观念，积极者与保守者同在。积极者如人民大学财务处处长顾涛，在这之前他做过多年的信息网络中心主任，他曾对本刊表示，“只要领导认可，专业的事就应当让专业的人去做。重要的是观念要改变。” 而保守者认为，外包公司的责任心根本无法跟部门员工相提并论。如兰州大学设备处处长陈文波，同样的，他之前也一直在网络中心，在经历外包之后又把外包收回，理由是“外包公司的员工只把师生当客户，很难融入学校的氛围中。”总体来看，一些学校已大幅度进行外包，如中国农业大学，目前，外包项目占信息化建设项目的80%以上，从来没有过外包的学校同样存在，而且，也存在不少尝试过外包但又想收回的学校，这足以可见IT外包确实复杂多样。

对比来看，在IT外包方面，南方高校比北方高校迈的步伐大许多。华南地区是国内IT外包实践最多的地区之一，华南理工大学信息网络工程研究中心主任陆以勤在介绍华南地区外包情况时提到，许多网络中心主任甚至在考虑外包之后的人才结构问题。他们认为，未来在云的环境下，大部分IT业务将被外包，学校信息化部门的人员结构也要发生一定的迁移，必须有一些类似于项目经理的岗位随之诞生。

那么，外包，做还是不做？顾涛曾经用自己的理论阐述过大学IT的选择，放在这里也似乎非常合适。顾涛说，信息化本质上是干还是不干的选择。做的话要考虑时机、次序、策略、条件。他认为，时机极重要，“永远等肯定不是一个好想法。但是在时机不成熟的情况下，突围而上也是不行的。”第二，次序。如同下围棋，次序的不同可能导致完全不同的结果。“先建什么后建什么，要布局谋划。”第三，策略，与次序有异曲同工之处，但范畴更大。最后，他提到人才。“人才是否具备？如果自己的人没有能力，想跟开发商共同成长的话，还是要慢一点，要慎重一些。”

最近几年IT投入较多，资金比较充足，所以一些业务的外包成为可能。

可以说，IT部门的领导者对外包的态度很大程度上决定着一所学校IT外包的走向。作为信息化的策略之一，IT外包必然引发一系列的管理变化。外包关系一旦建立也就意味着一个跨组织的利益联盟的建立。

大学的IT领导者也许要花时间思考一些问题∶第一，云服务越来越成为一种普遍，云计算使传统的外包和内部运作之间的界限变得模糊起来,它将检验IT的管理和控制策略。随着云计算以及外包市场的成熟，大学将如何对待IT外包，是仍然保持远离还是顺应接受；第二，无论希望与否，外包会引发一种新的管理组织体系的变化，如何从容面对这种改变，让外包与组织的成长相互协调；第三，一旦采用外包，毋庸置疑会带来一些以前不曾涉及的风险，如何有效管理外包关系以及应对这种风险；第四，当一些被认为是可以外包的工作外包出去，那么，信息化部门可以专注于什么？信息化部门必须找到安身立命之所，也就是核心价值所在。第五，CIO们要认识到，不仅要考虑当下物力人力资金的比例，还要考虑大学的补给和持续发展。

在观望与实践中，这几年的研究与探索逐渐增多,这几年学术论文中都有不同视角探讨这件事。人们意识到，IT外包并非洪水猛兽，更不是济世仙丹，IT外包在带来各种便利的同时无疑会遇到各种风险，所以应当以一种更广阔的视角分析它、面对它、管理它。外包关系是一种合作关系，外包合作方的首要任务通常是坚守其商业底线——而大学的IT领导者也得专注于自己的底线。如果没有一支核心技术队伍能为已提交的技术方案提供完备的检查，就是在将学校IT置于失败的险境。作为CIO，思考外包的最好视角也许是∶如何让大学的IT部门更好地成长。