浅谈目前养老机构档案管理存在的弊端及其改革的措施

浅谈目前养老机构档案管理存在的弊端及其改革的措施

目前我国正处于老龄化人口不断增加的状态，再加上人们养老观念的改变，随之而来的就是各类养老机构的产生，这对老年人的养老问题起到了一定的缓解作用。加强养老机构的档案管理，促进其健康稳定的发展，已经成为社会福利社会化的一个关键环节。因此,本文将对养老机构档案管理进行详细分析，并提出了一些影响其发展的弊端及改革的措施，以供参考。

养老机构；档案管理；弊端；改革

近几十年来，我国人口的发展速度在急剧的加快，对人口年龄结构造成了影响，使人口老龄化严重，而老年人的养老问题也已经成为一个受到高度重视的社会问题。养老机构的出现大大的缓解了这一情况，但是在现实情况中还存在很多问题，尤其是档案管理问题。养老机构档案是其进行管理工作的重要凭证，对推动养老机构的建设与发展有着重要的现实意义。

一、我国养老机构的发展变化

政府出台的有关养老问题的法律法规，对养老机构的发展起到了一定的推动与促进作用。在这二十多年的时间里，养老机构发生了很大的变化。养老机构的数据变化并不明显，但是其床位数和老年人的人口数量变化却很大，仅仅是2004年的老年人人口数量就比1999年增加了将近170万。老年人养老的需要和养老观念改变促进了养老机构的发展，而且养老机构的发展又吸引了很多老年人。另外，养老机构还存在城乡以及区域的分布差异，城乡相比，农村的养老机构和床位数要比城市多，而各区域之间相比，较为发达地区的养老机构和床位数要比不发达地区多。

二、养老机构档案管理存在的弊端

（一）对档案管理工作认识不清，缺乏档案管理意识

养老机构中各类档案材料的建立与完善，会涉及到其中的各个部门，这就对档案负责人或是兼管人员提出了更严格的要求，并能根据其要求进行收集、整理以及处理材料的工作。然而，在现实工作中，养老机构对档案管理工作不予重视，其管理意识淡薄，而且其中档案管理工作多是采用兼职的模式，缺少专项的管理人员，进而延长了合成材料过程的持续时间，这就导致档案材料缺失、混乱、遗漏或是遗失现象的出现。

（二）不健全的档案管理制度，缺乏统一性和规范性

在养老机构管理中，存在诸如行政、业务、后勤、财务等各方面的制度，但是绝大部分的养老机构却缺少档案管理制度。这就造成了不明确的档案管理，使其缺乏统一性和规范性，无法将档案管理同养老机构的发展联系在一起，资料的不完整或是遗漏、缺失，导致养老机构的一些重要或是珍贵的历史资料无法得到妥善保存。

（三）素质较低的档案管理人员，对工作水平造成影响

现阶段的养老机构多数都没有专业的档案管理人员，许多都是其他部门的人员进行兼职管理，其缺乏档案管理的专业素质和理论水平。有关调查资料显示，很多养老机构档案管理人员的学历不高、知识结构不合理、缺乏现代化档案管理技术，其已经无法满足信息时代档案事业发展的需求。档案管理工作人员业务素质低还表现在服务主动性的缺乏方面。养老机构的档案管理工作一般都存在整体素质低、专业人员少等现象，对其整体的工作动力和自身素质的提高造成影响。

（四）档案管理缺乏科学性，设备落后陈旧

随着社会经济和科学技术的发展，计算机和网络技术已经被广泛的应用到各行各业中，随之而来的电子文件和无纸化办公也改变了以往手工检索、“组卷”归档的传统档案管理模式。但是，由于受客观因素的限制，目前的养老机构对档案管理工作的投入有限，大多数养老机构仍然采用手工组卷的传统模式，这对保管、保护以及利用档案管理的科学性、合理性产生了一定的应影响。

三、养老机构档案管理的改革措施

随着老龄化人口的增多，养老机构的任务越来越繁重。落后的档案管理已经成为影响养老机构发展的重要因素，所以，必须对养老机构的档案管理进行改进，以满足新时代对养老机构档案管理的要求。

（一）加强养老机构的档案管理意识

档案是记录和承载单位发展历程的历史记录，是单位进行发展进步的一个不可缺少的信息资源。加强养老机构工作人员的档案管理意识，尤其是领导干部的档案管理意识，是保证档案管理工作顺利进行的一个重要因素。

要将档案管理同养老机构的发展联系到一起，大力进行《档案法》的宣教活动，使养老机构工作人员对档案形成宝贵且不可再生的新的认识。

（二）建立和完善养老机构的规章制度

档案管理的一个关键环节就是建立和完善规章制度。养老机构要根据自身的特点，结合《档案法》等相关法律法规，对各类档案进行规范、统一的管理，完善归档、保管、利用、鉴定等各个环节的档案管理制度，确保档案管理工作能够顺利的运行。

（三）提高养老机构档案管理人员的素质水平

对于养老机构而言，提高档案管理人员的素质水平是一件非常重要的工作。机构领导应该意识到档案管理人员素质水平对机构建设发展的影响。现有的档案管理人员要注重自身专业素质和水平的提高，通过各种形式、渠道来进行档案管理的学习与培训，增强自身收集、整理、保管、检索等档案管理的工作能力，为养老机构的发展和社会主义和谐社会的建设贡献一份力量。另外要提高档案管理人员的管理观念，增强其服务意识，做到规范化以及制度化，可以从以下3个方面来进行强化：1.增强管理人员对档案的利用意识。在进行档案管理的时候，不能只是去收集、整理以及保管，充分的开发与利用才是档案管理的目的，因此我们应该对其进行归档整理，并归结出一份便于查阅的编研材料，方便于利用；2.增强管理人员的开放意识。把整理好的编研材料编辑成册并列出相关的目录，对一些专题目录则采用计算机来进行整理存放，提高查阅速度；3.增强管理人员的服务意识。把被动服务转变成为主动服务，对有关需求的信息要及时掌握，将原来的被动存放以及保管改为主动的提供与利用，增强服务质量，提升管理人员的工作效率，提高档案的利用率。

（四）增加养老机构档案管理工作的物资投入

提高档案管理工作需要采用一定的方法和手段。传统档案管理模式已经无法适应信息和科技时代的发展要求。在档案管理中运用数字化现代科技，可以为养老机构提供规范化的服务，同时也可以对档案资源进行合理有效的开发和利用，为工作人员提供更加全面、丰富的客观信息资料。增加档案管理工作的物资投入，运用先进的管理设备，在结合经济、法律等综合方法与手段，对档案管理人员的素质水平进行整体上的提高。

四、结语

综上所述，养老机构应该将档案管理工作看作是日常工作中一个不能缺少的环节，使其成为促进养老机构管理、改革与发展的纽带。在增强机构领导对档案管理工作的重视的同时，还要培养档案管理人员的专业素质和知识水平，使其能够更好的为档案管理工作服务，进而促进养老机构的建设与发展。

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