上市公司董事会秘书制度完善探讨

毛永红

摘 要：首先阐述了董事会秘书制度在国内的发展现状和特点，然后对目前董事会秘书制度实践中遇到的问题进行了分析，并提出相应的对策和建议。

关键词：上市公司；董事会秘书制度

中图分类号：F2 文献标识码：A 文章编号：16723198（2014）03003802

董事会秘书制度源于英美法系的公司秘书制度，其最初体现为基层性质的文职人员，后地位和权限逐步上升成为高级管理人员，在这个循序渐进的过程中形成了一套不同于公司其他经营管理人员的独特制度体系，其不仅有利于完善公司治理结构，使公司运作更加规范、效率，而且对公司提升外部形象和优化外部环境具有积极作用，对公司持续健康高速发展具有重要价值。

董事会秘书，尤其上市公司的董事会秘书，其核心价值体现在对公司治理完善的促进作用，对公司内部决策运行机制具有广泛的职权，并对公司外部治理具有组织领导义务，在国外理论界一直被认为是公司内部和外部实现更有效对接的重要桥梁，例如被称为公司的“对外发言人”，公司与政府主管部门的“指定联系人”，公司与新闻媒体沟通的“窗口”，公司股东会、董事会、监事会和经理层之间的“协调人”。同时，董事会秘书充当着公司资本运作内部“第一智囊”角色，是公司尤其是上市公司资本运作重要的组织者和第一线参与者，在现代公司尤其是上市公司的经营活动中发挥着其不可或缺的作用。

1 国内董事会秘书制度的发展现状

董事会秘书制度上世纪90年代在我国确立以来，最先是从境外上市公司引入，其动机是为了配合国内公司到境外上市，使国内公司符合国外法律规定，某种意义上讲董事会秘书制度的最初兴起仅仅是权宜之计，经历了由境外到境内、外资到内资、上市公司到拟上市公司的渐进发展过程。虽然董事会秘书制度在国内的兴起并非自于主动，但国内经济市场化的固有缺陷以及公司体制西式移植带来的相关政策法律、社会体制、市场机制甚至于公众认知等配套体系问题，随着国内资本市场和市场经济的壮大发展显现于外，而董事会秘书制度在公司治理角度的重要作用越加清晰，最终使得董事会秘书制度在我国得以认可，形成体系并最终确立。

（1）法律依据。董事会秘书制度在国内有关法律、法规上的依据，最早起源于国务院颁布的《关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》，随后又有国务院证券委、国家体改委颁布的《到境外上市公司章程必备条款》以及中国证监会颁布的《上市公司章程指引》，由国内两大证券交易所颁布的涉及上市公司具体操作的《股票上市规则》中，明确规定了上市公司董事会秘书这一职位，并规定相应的职责权限。从立法层级上来看，董事会秘书制度并没有国家专门法律进行规范指导，涉及董事会秘书的规定主要集中在中国证监会以及证券交易所的相关规范性文件中，效力最高的是新公司法中第124条和第217条，“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理、办理信息披露事务等事宜”，并明确了董事会秘书作为公司高级管理人员的地位。

（2）任职条件。《公司法》中对于董事会秘书的任职没有明确规定，仅从高级管理人员层面上进行了消极排除，规定了一些不能担任高级管理人员的情形。而证监会和交易所则对于董事会秘书进行了积极条件规定，在上市规则和指引等文件中，任职条件从学历、经验、专业素质、业务能力、品德、培训资格以及兼任等方面进行了较为详细的规定。

（3）职责权利。董事会秘书的主要职权依赖并来自于董事会的授权，主要是服务于董事会处理日常事务，负责股东大会、董事会和监事会的组织运行，组织协调投资者关系管理和对外信息披露事务管理，组织参与公司融资，以及处理上级监管部门、社会公众和新闻媒体沟通联系等公司形象维护和提升工作。

（4）选任程序。董事会秘书的选任程序分为提名、聘任、公告、备案四个阶段程序。提名是指，董事会秘书人选须经董事长提名；聘任由董事会决定，并须股东大会确认。董事长拥有提名权，董事会拥有聘任权，股东大会则拥有否决权；公告是指，作为上市公司须对外披露公告董事会秘书人选，以便于其开展工作并接受公众监督；备案是指，上市公司董事会秘书人选向上级监管部门进行备案核查。

（5）罢免程序。董事会秘书在任职期间，若因工作、勤勉、品德等公司和上级监管部门认为已不符合董事会秘书资格条件的，由董事会终止聘任，上报交易所和证监会等监管部门，并对社会公众予以披露。

2 董事会秘书制度目前面临的主要问题

国内董事会秘书制度的“舶来”性质以及国内资本市场发展的固有缺陷等诸多因素影响，使得董事会秘书在上市公司实际运作中面临一系列的问题，主要有地位不明、权限不清、履职艰辛、风险较大等操作困难。这些问题的存在，使得董事会秘书的设计职能未能充分发挥，价值未能充分体现，在某些方面形式化重于实质化，不但使董事会秘书这一职业含金量降低，甚至影响了国内证券市场的整体良性发展。主要问题根源有：

（1）立法层级过低。涉及董事会秘书的国家法律规定仅公司法中有涉及条款，而且仅仅是规定了董事会的设立和公司治理地位，更为详尽的规定存在于证监会和交易所的相关规范性文件。但是证监会指定的部门规章法律效力不足，同时证券交易所的相关规定并不具备法律意义上的强制力，更多的是体现导向作用。

（2）职责权限过低。我国的董事会秘书制度设计与英美基本一致，属于公司高级管理人员，直接隶属于公司董事会，在任职程序、任职资格和职责范围等方面大致一样，但在具体内容上存在着差异，例如董事会秘书在公司治理内部运营实践中权限的定位不明晰，职权范围的更多的倾向于配合政府和交易所监管和对外信息披露等方面，并没有相应的内部管理权力，董事会秘书在公司中地位和职责权限受到很大的限制条件，阻碍了实际有效履职。

（3）董事会秘书制度仅限定于上市公司。关于董事会秘书制度的具体规定，仅仅将其限定在上市公司和拟上市公司，尤其是公司法中董事会秘书的条款限定在上市公司，董事会秘书制度在现代企业制度的公司治理中空间有限，限制了董事会秘书制度的未来发展，导致上市公司董事会秘书制度的现实发展不尽人意。

（4）自上而下的制度推行，缺乏实践经验积累。国外英美的董事会秘书制度经历了长期的发展，沉淀积累了大量的理论和实践磨合经验，并且建立在市场经济和自有资本市场的成熟稳定发展基础上，而国内的董事会秘书制度却是自上而下、被动式的推广，董事会秘书制度缺乏诸多制度安排和社会基础土壤，必然面临诸多实际问题，其真正成熟壮大需要一个长期的过程。

（5）权利义务不对等。按照国内董事会秘书的制度安排，在实际履职中公司涉及生产经营的各个方面，例如环保、安全、技术、生产销售、成本控制、利润分红、公司治理、信息披露等存在的风险都涉及董事会秘书职责，但在公司中的职权划分上，却并没有给予董事会秘书相应的对等权利，董事会秘书更多的成为形式岗位，这就导致了董事会秘书实际履职的积极性和参与意愿偏低。

3 董事会秘书制度完善建议

（1）扩大董事秘书制度的适用范围。目前关于公司中设立董事会秘书制度的强制性规定，局限于上市公司和拟上市的股份公司。但董事会秘书的制度设计和价值体现，在当前市场经济蓬勃发展的今天，所有经济实体均面临许多内部治理和外部沟通以及资本化运营的问题。在内部治理方面，治理规范及合规运营是我国市场经济实体的全局性问题，而内部决策运转和管理效率提升更是市场经济的要求和企业生存的关键；在外部沟通方面，所有企业作为一个高度紧密结合的整体，面对现今越来越受到社会关注的企业责任方面，在利益相关方层面需要企业设立统一的对外喉舌和内部管控；在资本化运营方面，资本时代的到来波及市场经济的各个角落，任何一个以追求利益最大化的企业均无法回避资本化的潮流。

因此董事会秘书制度的借鉴和实践意义绝非局限在上市公司层面，其作为改善我国公司治理的手段之一，所有经济实体均具有其适用意义。结合当前董事会秘书制度的实践经验，股份有限公司因其规模较大、股东众多、影响较大、内部复杂等现实因素，法律法规涉及要求较多，应要求所有股份有限公司都必须设立董事会秘书。甚至伴随我国市场经济的壮大发展和外部环境的发展，对于股东较多、规模较大的有限责任公司，也可以考虑设立董事会秘书。

（2）在更高的立法层级上对董事会秘书制度进行制度安排。我国董事会秘书制度在上市公司的确立和实际操作遇到的诸多问题，如董事会秘书定位不明确，职责形同虚设，实际操作困难等，根本上与立法的层级有关。前述讲到，涉及董事会秘书制度的法律仅在公司法中有所体现，而最重要的实践操作规定均为证监会和证券交易所的相关规定，导致董事会秘书制度在我国法律法规等立法层级上效力最低，且不具备法律强制执行力，更多的体现指导意义。

因此，董事会秘书制度的基本框架迫切需要更多的立法层面来确立，应当以法律法规为主要表现形式依法赋予其相应的强制力，才能促使董事会秘书制度更为科学合理，才能促使董事会秘书岗位职责更为清晰，才能更好地发挥职能、体现价值，也能有效约束董事会秘书和上市公司恪尽职守。

同时，从法律法规表现形式的立法，科学合理性具有保障，还可充分统筹考虑整个证券市场及公司制的积极意义，更高层次上对于董事会秘书制度与现有上市公司体制内部股东会、监事会、董事会以及独董制度的进行协调安排。因此，建议应以法律法规为主要表现形式规定制度基本框架，同时以更为专业的证券监管层面对于实践予以规范补充。

（3）坚持权责相统一，拓宽加深董事会秘书的职权范围。在上市公司实践中，各上市公司市场规模、企业文化和内部管理环境等条件以及董事会秘书个人素质的差异，往往在上市公司内部履职中，董事会秘书在职责权限、风险承担、薪酬待遇等方面存在较大差异。其主要原因在于董事会秘书制度设计缺陷和外部环境因素影响，一方面国内市场经济、证券行业和董事会秘书制度发展不成熟，另一方面则是因为制度设计上对董事会秘书责任界定不清晰，对如何保证董事会秘书行使其职权，则往往具有不确定性。

对外，董事会秘书的职权主要体现在与上级监管部门、投资者、新闻媒体等沟通联系上，是公司与外部环境接洽的重要桥梁。对内，国内公司制及资本市场发展毕竟先天不足，大多上市公司也往往是国企改制而来，公司内部文化对于董事会秘书制度的认可仍处于怀疑态度，董事会秘书参与内部管理往往处于尴尬局面。而目前我国证券市场处在发展时期，法律环境和市场基础环境仍在不断建全过程中，新兴的董事会秘书自身履职就存在一定的困惑。

因此，在确立董事会秘书为上市公司高级管理人员的同时，制度设计上应当不仅仅从责任层面约束董事会秘书，还应从权责统一角度考虑赋予相应的职权保障。建议加强董事会秘书的职权，赋予其参与公司内部管理的权力，提升董事会秘书在公司内部管理中的地位，实现董事会秘书权责义务相统一，保障其实际有效履职能力。

（4）推动董事会秘书职业化发展，推广完善董事会秘书协会组织建设，加强合作交流与培训，形成人才储备库，完善董事会秘书资格授予和退出机制。

国内董事会秘书职业的产生伴随董秘制度的设立而来，近来证监会及证券交易所基本建立了董事会秘书任职资格授予制度，但距离规范标准化的职业体制仍有差距。首先，作为一个专业、素质要求较高的职业岗位，董事会秘书任职资格的相关规定较为模糊，且资格授予更多的倾向于授予制而非考核制，应该充分借鉴其他专业岗位的设置要求，如律师、会计师等设立严谨的岗位要求，可使得董事会秘书完善职业国际定位，便于国际交流合作。

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