会展业档案管理工作模式探讨

王海岩 赵玉梅 （吉林省展览馆 130000）

会展业档案管理工作模式探讨

王海岩 赵玉梅 （吉林省展览馆 130000）

会展业是区域经济发展和交流的重要平台和“窗口”。在日益发展的市场经济中，它一直在起着不可替代的作用。然而会展业基本建设中，档案管理工作滞后问题一直较为突出，在一定程度上制约和影响了会展业在经济发展中的作用。随着党的十八大胜利召开，作为东北老工业基地之一的吉林，经济发展必将有长足的进步，那么，会展业档案管理工作如何适应新形势，解决新问题，更好地为吉林经济、为现代化服务，是我们需要认真研究解决的重要课题。

一、会展业档案管理的特点及其管理现状

（一）形成时间短，信息量大，收集整理困难。一次会展活动从确定到实施，往往只有一两个月时间，而展期仅仅几天甚至几个小时。会展档案不可能象传统的文书档案、历史档案那样按部就班的归档。而是爆炸式产生，轰然消失。由于参展单位几十家、上百家，遍布全国或周边国家，一旦展期结束，人去楼空，线索或联系难以保持，极易产生收集难，整理难，衔接难的现象，为有效利用档案带来很大困难。

（二）会展档案管理人员多为兼职或兼管。目前，会展档案工作主要是部门立卷，受人员编制、场地影响，普遍没有专门的档案室，少有专职档案管理人员。而兼管或兼职档案人员无论在时间分配和专业技能方面都不能满足立卷工作需要，而专业档案人员又无法对其进行业务指导，形成了收集归档立卷工作的薄弱环节。

（三）条块分割，自成体系。改革开放以来，随着市场经济的发展，会展业发生了很大变化。各种会展中心、展馆、公司由于所有制不同，隶属关系不同，处于各自为战，互不往来的状况。会展档案资源的缺失，不规范、不流动、不共亨，大大地制约了档案的服务作用，降低了其应有的地位。

此外，与其它业界一样，存在着档案管理工作难以产生直接的经济回报，造成少数当权者的认识误区，闲时重要，忙时无关紧要，投资排不上号等等。

鉴于上述特点和管理现状，笔者认为，必须解放思想，转变观念，与时俱进，探索出符合新时期的会展业档案管理模式，使其社会效益和经济效益都得到充分发挥。

二、积极探索切合实际的会展业档案管理工作模式

（一）提高认识，更新观念

1.坚持依法治档，完善管理制度。将会展业档案管理工作纳入法制化轨道是当前实现其规范化、标准化、制度化的前题。档案部门和从业人员要认真学习《档案法》和党、国家有关档案工作条例、文件，在此基础上，进一步完善档案管理的规章制度。对区域内规模较大，办展较多的展览公司，依据《档案法》和有关规定，对其档案管理工作进行指导，没建立的建立，建立的进行规范。

2.坚持宣传教育，提高档案意识。企事业单位主要负责人及相关人员的档案意识强弱，直接影响着档案工作基本建设发展。很多事实证明，领导是否重视及实实在在的支持，是搞好档案工作的关键。为此，档案部门应认真总结工作中直接关乎单位发展的档案利用效果和产生的效益，举办汇报会，成果展，档案知识竞赛等方式，制造影响，搞好宣传。对兼职兼管人员，积极组织培训日，学习周或到标准化档案馆参观见学，从上到下，全面提高相关人员的档案意识和创新动力。

（二）建立网络平台

立足于省市展览协会，将各种类型的会展中心，展览公司，展览馆联系在一起，形成区域内的档案信息网络平台。根据各自的展览优势和市场份额收集到的信息，建立的档案进行无偿或微利的交流、利用和共享，逐步形成会展业档案网，使档案服务与区域经济发展的大局相结合，相匹配，产生应有的社会效益。

（三）完善工作流程

首先，全面系统地收集归档是一项既专业性强，又细致、繁琐的工作，要做好这个工作仅靠少数专业档案人员是难以胜任的。必须对办展的兼管人员进行培训，提出具体要求，明确具体的的收集范围，材料的质量、内容、归档的时间等。掌握分类、立卷，规范整理的起码要领。对音像、图表、照片、实物的选择，储存、归类、上交的方式都必须具体明确，扎扎实实做好前期准备工作。

其次，加强对办展人员进行及时指导，保持动态联系。最大限度地避免各参展单位个人因不了解档案部门的归档要求，对归档材料进行毁损、处理，遗弃的弊端。要不定期进行跟踪指导，对缺失原件、涂改图表等问题进行检查纠正。

再次，及时组织验收检查。要在撤展的同时，从档案的真实性、完整性、规范性等方面严格检查，及时进行拾遗补缺，分类立卷，争取符合归档要求。来不及收集的极个别材料，撤展后要与相关参展单位建立联系，要求其进行及时纠正、补充，直至符合归档要求。

（四）加强专职队伍建设，提高综合素质

会展业档案管理部门工作人员担负着兼职兼管档案人员和参展单位资料人员的培训、指导及验收档案的工作。担负着区域内会展档案网的开发，利用管理和创新等工作。要适应上述工作，一要具备一定水平的文书工作知识，熟悉公文处理办法，能够鉴别归档文字材料的质量；二要熟练掌握信息化管理手段，包括互联网、数据库、信息管理，在文本加工、图像处理、网页制作上，达到熟练操作水平。三要具备丰富的知识结构，对政治、军事、文化、历史、地理等知识领域都要一定程度上掌握，同时，也要对会展知识进行培训，使其能更专业，有效地指导、管理会展档案工作。