高校二级院系研究生秘书应有的素质要求

景译卫 李亚非

高校二级院系研究生秘书应有的素质要求

景译卫 李亚非

近年来，我国的高等教育不断发展，各高等院校的研究生招生规模不断扩大，很多高校由于研究生管理工作过于庞杂，都将研究生管理工作下放到二级学院，二级学院在研究生的管理工作中引入了研究生秘书，由研究生秘书负责研究生日常事务。因此，提高研究生秘书的素质，是加强和改进研究生管理工作的前提。

一、研究生秘书的工作职责

研究生秘书主要是在二级学院相关负责人的领导下，运用科学的管理方法，灵活协调本院研究生教学的各项工作，工作内容较多，覆盖面较广，主要有以下职责：

（一）负责研究生招生录取工作

协助本学院的研究生管理老师做好研究生的招生前准备工作及入学后的考试、评卷、复试、录取等相关工作。

（二）协助开展研究生培养工作

整理总结各种研究生培养计划，研究生导师选择，编制研究生课程表，负责协调安排研究生的考试、成绩录入、成绩存档，档案管理，参加学校对研究生的教学工作的质量评估，审核研究生论文，对研究生和导师的情况进行了解。

（三）协助做好研究生学位授予工作

对研究生的毕业论文答辩进行安排，组织研究生论文审阅，协助评分委员会做好相关准备工作。组织本学院的研究生学位授予工作，对博士生导师的审核评估进行整理，对整个学院研究生学位评定委员会要求的相关事宜进行落实，保证研究生学位授予的相关工作顺利进行。

二、高校二级院系研究生秘书应有的素质

研究生秘书在管理各种研究生相关的日常事务中起着重要作用，复杂的研究生日常事务需要研究生秘书具备良好的业务素质，其业务水平的高低关系研究生事务处理的好坏与否，关系着学院研究生培养能否顺利进行。研究生秘书应具备以下素质：

（一）强烈的服务意识。研究生秘书在研究生管理工作中应该树立服务意识，对研究生进行人性化的管理，以更好的促进研究生的学习和学院研究生教育工作的开展。在工作中始终要坚持服务师生的意识，为学院领导的管理服务，为研究生的学习服务，为导师的教学服务。同时要做好研究生和导师之间的沟通工作，保证研究生和导师间的沟通零障碍，形成学生尊敬老师，老师理解学生的良好教学氛围。

（二）扎实的文字功底。研究生秘书在协助院领导完成管理工作中，不但要积极的建言献策，还要帮助领导做好会议记录，起草文件，让学生和导师清楚二级学院的研究生管理政策，这就需要研究生秘书具备良好的文字功底。在日常的管理工作中，要不断学习、实践，加强自己的文字训练，做到文件编写格式正确、条理清晰、意思表达明确、语言简练、语句通顺。

（三）较强的语言表达能力和协调沟通能力。研究生秘书向下要和研究生进行沟通，向上要和学校领导、二级学院领导、研究生导师进行沟通，所以要具备良好的语言表达能力和良好的语言沟通能力。拥有良好的语言表达能力才能向研究生准确的传达上级领导和文件的精神，做好学生的疑难解答工作，在向领导汇报工作中才能简单、明了、有重点、有条理。拥有良好的协调沟通能力，才能处理好研究生和导师之间的关系，处理好研究生和学院之间的关系，处理好和自己工作相关联部门的关系，将各个部门、不同人群之间存在的问题进行灵活的处理，才能保证研究生教育管理工作的顺利进行。

（四）较高的信息技术利用能力。研究生管理的工作相当繁重，在面对大量工作的情况下，研究生秘书要具备较强的信息技术利用能力，才能提高工作效率，提升管理水平，降低管理难度。传统的研究生管理中经常采用电话通知，但是由于老师上课、出差等情况不方便接听电话，可以采用短信或者邮件的方式通知对方，获取自己需要的材料信息，充分利用信息技术和软件平台缩短电话通知、文件传达、数据统计等事务的时间，如：数据统计中，充分利用现有的统计分析软件，Excel进行数据的录入和排序，Spass进行数据分析，可大大减少数据整理时间。

（五）较好的职业道德和敬业精神。研究生秘书的工作面广，涉及到研究生工作的各个方面；工作内容复杂，凡是和研究生相关的内容都需要研究生秘书出面处理；还承担着整个学院研究生管理的责任，要对学院负责，对每个研究生负责。所以研究生秘书的工作必须做的细致，必须本着对全体研究生负责的态度去做，要具备高度的责任感和自信心，要清楚自己所处岗位的职责，要对自己的能力充满自信，相信在自己的努力之下一定能够做好。

（六）良好的心理素质和个人修养。研究生秘书在工作中会面对各种层级的人，如：领导、导师、研究生、同事等等，会接触到不同事情，很多时候接触的人可能脾气或者态度不好，接触的事情比较难处理或者容易得罪人，自己在面对这些人处理这些事情的过程中肯定会受委屈，惹麻烦，这就要求研究生秘书不管面对什么样的人都要注重自己的修养，努力和对方沟通，处理任何事情都不要慌张，要有条不紊、按章办事，在长时间的磨砺中养成良好的心理素质，学会宽容待人。

（七）科学的管理意识与统筹规划能力。研究生秘书在整个二级学院中是处于中层管理的职位，在进行本职工作的时候一定要更多的去关注学校的发展目标，学院的工作方针，在清楚了解整个学校发展计划的状态下进行研究生管理工作。清楚自己的工作流程，知道每个具体细节，在管理中学会分轻重缓急，学会制定工作计划，对整个年度工作要有统筹安排，明确年度目标，在工作中细致、扎实，能够统筹全局，又能规划细节。

三、结语

研究生秘书是各大高校研究生管理工作的重心，关系着整个研究生培养的质量，在研究生秘书的选用中，要注重各项能力的综合发展。现任研究生秘书要在工作中不断提高自己的服务意识，提升业务水平，增强业务技能，学会协调各个部门和人群的关系，让自己朝着综合全面的方向发展。各大高校也要重视研究生秘书的工作，增加对他们的薪资待遇，调动他们工作的热情和积极性，吸引更多优秀的人才参与到高校研究生管理中来，提升我国的研究生教育质量。

[1]赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率[J].中国科技信息,2006(22):204-205．

[2]刘翠琼.高校研究生秘书的工作职责、性质与素质要求[J].中国科技创新导刊,2010(14):175．

[3]吕樱.浅谈关于研究生秘书工作的思考[J].青年文学家,2012(3):116-117

景译卫（1986.3），女，吉林长春，吉林农业大学马克思主义学院研究生秘书，思想政治教育硕士。

李亚非（1978.2）吉林长春，女，吉林农业大学马克思主义学院教学秘书，社会学硕士，助理研究员。