办公自动化系统在学校管理中的开发与应用

孙会芳,张金耀,胡艳华

（沧州医学高等专科学校,河北沧州,061000）

办公自动化系统在学校管理中的开发与应用

孙会芳,张金耀,胡艳华

（沧州医学高等专科学校,河北沧州,061000）

随着经济社会的迅猛发展，我国高等教育也进入了一个由规模发展到内涵发展的黄金时期。在高校办学规模日益扩大的同时，学校管理工作也不断出现新情况、新问题，这些情况和问题已越来越成为阻碍学校提升办学层次、拓展办学空间、加快内涵发展的重要因素。尤其是近年来，随着高校间的合并和扩建，许多高校由一个校区，发展为两个，乃至于多个校区办学的格局，且校区之间地理位置相距较远，传统办公模式已远远无法适应远程教学管理与服务的需求。因此，办公自动化建设逐渐成为高校行政管理工作的迫切要求。

办公自动化；学校管理；开发；应用

0 引言

在科技化、网络化、无纸化的时代背景下，高校的工作管理方式有有着很的变革，原有的办公管理模式已经渐渐突现出它效率低、耗费人力资源等诸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，给高校办公管理带来更方便、更高效的工作已经成为企事业单位管理中首要考虑、最受关注、最棘手的问题。目前，办公自动化技术的应用已经十分广泛，如：人们所熟悉的财务、人事、销售管理软件等，都是办公技术的不同应用。这样的系统有一个共同点，那就是很好地满足了用户处理单一任务的需求。如果一项任务需要负责人，或相关人员签阅、修改、批复，或多人签阅、批注，一般的办公流程所提供的解决方案让用户难以操作。新的分析方法必须能将计算机网络资源看成一个整体，解决好协同工作问题，真正提高人们的办公效率，降低办公成本，并且在实际组织结构或功能要求发生变化时，高校办公自动化系统不经过大的修改或较复杂的调试就能适应新情况。

1 相关技术介绍

本系统的程序设计是采用Microsoft ASP来实现的，ASP（Active Server Pages）是基于Microsoft IIS 的开放式脚本开发环境，是一种类似HTML（Hypertext Markup Language 超文本标识语言）、Script与CGI（Common Gateway Interface 通用网关接口）的结合体，但其运行效率却比CGI更高，它可以很好的把HTML和脚本开发融合在一起，提高了编程的灵活性，降低了开发难度，程序安全性及保密性也比Script更好。

ASP脚本是采用明文（plain text）方式来编写的。当客户端的最终用户用Web发出HTTP请求，Web服务器分析、判断出该请求是ASP的脚本应用后，自动通过ISAPI接口调用ASP脚本的解释运行引擎（ASP.DLL）。ASP.DLL将从文件系统或内部缓冲区获取指定的ASP脚本文件，接着就进行语法分析并解释执行。最终的处理结果将形成HTML格式的内容，通过Web服务器原路返回给Web浏览器，由Web浏览器在客户端形成最终的结果呈现。这样就完成了一次完整的ASP脚本调回。若干个有机的ASP脚本调用就组成了一个完整的ASP脚本应用。

2 系统需求与功能设计分析

高校办公自动化系统是利用网络构建的微网办公系统，它涉及了计算机网络，计算机应用管理和网络的组建等很多知识。一个网站的建设，首先应该从功能出发，功能是网站的目的所在。通常功能上的需求有：（1）能够明确的表达一个网站的主题及这个网站主要是做什么用的，本课题设计的网络主要用做办公。（2）能够实现多种形式的功能。（3）能够有一个清晰的网站结构。

本系统严格按照以下流程进行，力求开发一个实用的办公系统。首先定义设计办公系统的目的是设计一个能满足一个学校随时随地进行办公的常用办公系统；构思系统需要实现的功能有行政管理、公共信息、个人邮箱、个人助理、系统管理、交流中心、超级管理；按各功能模块的功能编写代码；接下来进行后台数据库的设计；进而对网站的外观进行设计；其次进行实际页面的制作；然后对所制作的网站进行测试，以确保它符合最初设定的目标；最后将系统网站进行发布。发布后还需要进行维护工作，内容更新。另外，还要确定系统的用户层次，本系统可以支持三种用户：一是系统管理员；二是普通会员；三是超级会员（领导）。并设计各类用户的管理界面和使用权限。

3 数据库设计

本系统采用的是Access数据库，来实现对数据库的设计和查询以及调用等功能。Access是一个数据库管理系统，被集成在Office中，它比其他数据库管理系统更加简单易学，而且它的功能足够强大完全可以满足一般的数据管理及处理需要。在分析和设计阶段需要进一步的细化，将用例模型细化为更详细的用例图，以便得到更具体的目标。根据上一节需求分析得到的顶层用例模型，许多用例都可以细化为若干个小的更详细的用例。下面只给出其中几个用例的子用例图，其它的用例图不再列举。在面向对象建模技术中，我们将客观世界的实体映射为对象，并归结成一个个的类。类、对象和它们之问的关联是面向对象技术中最基本的元素。类和对象模型分别用类图和对象图表示，类图显示了系统从逻辑上看存在的类及它们之间的关系，揭示系统的结构。类图是定义其它图的基础。对象是客观世界的实体，而类是对一类具有相同特征的对象的描述。通过分析问题域和用例图，我们抽象出领域中的概念，定义其含义及相互关系，从而分析出系统类，并尽量以应用领域的术语来命名类，使模型更符合客观事实，方便理解和交流，也便于修改。类一般为名词。类图中允许出现的模型元素只有类和它们之间的关系。类与类的关系可以用某种表示关系的连线，把它们连接起来。类与类之间的关系通常有关联、通用化(继承)、依赖和精化等四种关系。

4 系统的实现

本界面需要设计四个控件：用户账号、用户密码、登录、申请帐号。在客户端，用户输入其账号和密码，然后建立与服务器的连接，告诉服务器我要登录，服务器收到后开始读取数据库，然后与用户输入的信息比较，如果客户收到成功信息就打开主窗口，否则提示出错。

登录界面如下图1所示。

图1 系统登录界面

系统的主界面如下图2所示。

图2 系统主控界面

修改资料，在该菜单中，用户可以对自己以前的注册登录资料进行修改。进入主页点击“个人助理”中的“修改资料”。

个人通讯录，主要是为了便于学校中的每一名领导或者老师同学都可以快速准确的查找到自己想联系的人的详细信息。

日程安排，主要是用来安排提醒今天以后任何一个时间段将要完成的工作任务，以便可以及时提醒使用者计划安排的内容，从而可以按时完成。其次，可以让工作人员每天记录下今后的工作情况且写好明日的工作计划，明日计划是要求工作人员做好明天的工作计划，培养他们按计划行事的良好习惯，考虑到出差等因素，对于当天没有能及时记日记的工作人员，可在补记中记录，但补记只能补二天的记录，以保证日程就是日记的特点，对于日程中有错误等情况，可以在修改中及时修改自己的日程安排。

5 结论

办公自动化系统的建设和应用是提高高校行政管理工作的效率和质量的重要举措，对学校发展有着非常重大的意义。高校办公自动化系统的设计与应用，应该在充分调研、缜密分析，结合自身实际，建设符合自身实际的系统，并在不断发展中逐渐完善系统功能，以保证系统的最大效率的应用及其应有的作用。另外，系统的设计与建设还要实事求是，充分开发利用现有资源，根据实际情况循序渐进。高校办公自动化系统的应用可以大大提高高校办公效率，也是适应未来办公发展的必然趋势，应充分认识到普及办公自动化系统的重要性和必要性，尽早推广实施，使高校行政管理迈上一个崭新的台阶。

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Development and application of the office automation system in school management

Sun Huifang,Zhang Jinyao,Hu Yanhua
(Cangzhou Medical College,Hebei Cangzhou,061000)

With the rapid economic and social development,China's higher education has entered a from scale development to connotative development gold time.In the school running scale expanding at the same time,the management of the school has been the emergence of new situations and new problems,these situations and problems has become the important factor to hinder the school enhance school running level,expand school space,accelerate the connotation development.Especially in recent years,with the merger and expansion between colleges and universities,many colleges and universities by a campus,for the development of the two,and even the multi campus school pattern,geographical position and campus far apart,traditional office mode has far cannot adapt to the remote teaching management and service needs.Therefore,gradually building office automation has become a urgent requirement of university administrative work.

office automation;school management;development;application