电力企业中的档案管理

郑余秀

摘要: 电力档案已在电力行业现状的发展起着举足轻重的作用，以及档案管理是企业管理权力的重要组成部分，该倡议是电力企业直接相关，才能赢得市场竞争。本文主要阐述了电力企业中档案管理的意义及存在的问题和改进措施，。

关键词:电力企业，档案管理，意义

中图分类号：G271文献标识码： A

档案管理在电力行业管理的一个重要环节，对企业的发展有重要的影响。随着电力行业改革的迅猛发展，企业档案管理变得越来越重要。

档案的形成及作用

1.形成

档案是文件的条件形成的、是过去的、已经完成的历史参考价值的文件，具有实用和指导实践的文件，在文件中尚未完成其传达或当前的任务是不被转移到档案保管账户。档案是具有一定查考和利用价值的文件，是经过档案专业人员鉴定挑选的在质量数量上相对稳定的文件精华，是按照有关标准及要求立卷归档后形成的文件组合，不是杂乱或单一的文件，是宣传教育的素材及社会历史的凭证，是人们实践活动中自然形成的历史真实纪录。

2．作用

档案在工作中是领导决策的得力助手，是机关工作的参谋。领导在作出决策之前，都要参阅大量的档案文献，熟悉各有关的基层工作情况，研究不同时期的有关经验教训，从中找出决策的论据。机关的工作总结、计划制定、调查研究和处理问题，需要了解情况、掌握材料和熟悉政策，必须查阅大量的即有文件和资料。这些文件和资料都保存在有关档案里，所以，齐全、完整的档案，是企业工作人员得以顺利开展各项工作的有力助手和得力参谋。

二、档案管理在电力企业中的意义

档案管理是电力企业管理工作中不可或缺的组成部分，具有非常重要的作用。作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，电力档案包含着许多内容，涉及到方方面面，范围广、门类多、信息容量大。档案是企业成长、发展历程的真实写照，涵盖着丰富的科技资源和知识信息，是一笔不可估量的财富。档案管理是保证电力企业健康稳定发展的客观需要，是提高工作质量和工作效率的有效手段。目前我国电力企业的档案管理还存在着许多问题，相关部门应结合实际，转变思想，以科学创新的理念加快企业档案管理的规范化建设，构建合理、有效的管理机制，不断完善档案管理工作，为促进企业发展壮大提供有力的信息保障。

三、电力企业档案管理中存在的问题

1.档案管理体系不健全

一方面，当前对各电力企业管理人员往往仅对工程进度、工程质量有较高的要求，比较重视，对档案管理、档案资料的收集却很忽视。导致档案管理的基础性工作投入不够，档案管理人员的工作处于被动的局面，只能依靠手工操作和凭经验进行管理，从而严重了档案功能的发挥，与当前电力工程日益增多的工作需要极不适应。另一方面，多数档案归档不及时，没有从签订合同准备开工就开始，而是等到工程接近完工时，才加班加点进行档案归档，导致部分文件资料遗失，有的甚至依靠回忆补记录等方法进行整理，从而使归档文件材料缺乏系统性、完整性和规范性。让一些应该归档的材料没有归档，而不应该归档的材料却归档了。

2.管理的专业化程度不高

在管理人员上，大部分电力企业从事档案管理的人员并非档案管理专业的专门人才，他们并不熟悉档案管理相关业务，也没有意识到在电力企业发展过程中档案管理工作的重要作用，只是将档案管理简单地看作是收集、分类和存放资料而已。在管理机构上，许多电力企业档案管理部门不单独存在，常与其他机构和部门共同管辖或组合。这将使电力企业在数据存储上产生混乱，把不应该保存的档案保存，长期归档大多是无用的数据，这不仅会使企业成本增加，从而也大大影响了档案在企业发展中所起的作用。

3.档案记录不完善

一方面，当前很多电力企业档案管理只注重整理收集技术数据资料，对生动、形象的声像档案却完全忽视了，有的单位虽然配置录音、照相或者摄像等设备，但却没有发挥其应有的作用，有的即使进行了相关声像资料的收集，却没有按档案管理要求送档案室归档保存，造成了多数声像资料的流失，影响了声像档案的长久保存和有效利用。另一方面，部分人员在档案管理的细小方面也不规范，比如档案记录方法方面，同样一个事，就有几种不同的记录方式，这些细节方面极大程度影响了计算机的检索，降低了检索效率。

4.档案管理信息化建设落后

信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，电力企业档案管理的信息化建设还比较落后，主要表现在以下几个方面：企业对档案信息化建设的投入不够；相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽然配备了相关的数字化硬件设施，但利用率很低；企业对档案信息资源的开发利用不足，未能实现资源共享；专业人才匮乏，制约了企业档案信息化建设的发展。

四、提高电力档案管理的措施

1.健全电力档案管理体系

首先根据电力企业单位实际水平和工程的相关需求，建立健全相应的电力档案管理制度与实施规范，对文件材料的形成、收集、归档范围、整理分类、以及竣工文件的编制、交接验收等都要提出具体要求，最有效的办法是在工程开始之前，就由企业档案室制定详细的管理制度下发到各施工单位，进而做到标准统一、职责分明。其次是建立相应的档案管理工作监督激励机制，落实相应的领导责任制，严格奖惩措施，以此来增加档案管理的规范性和系统性，从而更有效地进行档案管理，真正做到工程开工有报告、工程进行过程中有记录、工程进场时有合同，对照有标准、变更有手续、验收有依据。最后是规范电子文件的归档，严格按照相关规定对档案进行数字化，要求统一载体、统一格式，以此提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现在企业各部门之间实现资源共享。

2.积极提高数字信息化程度

随着社会的不断发展，大量的电子文件的应用，极大地推动了数字化档案室的建设，为档案信息管理注入了新的活力，从文本、图形、图像，使更多的历史数据，如更多的影像显示，所以我们必须积极主动地提高数字信息化档案管理。首先是电力管理信息系统具有实用价值，根据企业的实际需求，设计和开发，管理信息系统，规范各种文本，音频和视频文件、软件、硬件设施的升级，在对数字信息的需求。其次是电力系统内部网络的建立是有效的，共享和促进电力档案，提高档案利用的权力。最后，还应不断提高档案管理人员的能力素质，尤其是信息技术培训，提高档案信息采集的信息化程度，发展和转移。

3.提高档案管理人员的思想认识

作为档案管理工作的具体执行者，档案管理人员的工作态度、工作效率直接影响着档案工作的质量和结果。档案工作不仅是一项业务性工作，同时也是一项服务性工作。档案人员除了要有扎实的业务功底，还要具备较强的服务意识，增强工作责任感。档案管理人员应明确自身的职责，规范各类档案资料的管理，保证档案的完整性、真实性和保密性，同时，还要对档案的信息资源进行开发利用，以更好地为企业服务，促进企业发展。因此，首先要让管理人员从传统的档案管理模式中转变过来，明白数字信息化档案管理、声像档案管理等的重要性，认识到档案管理基础设施、人员配备等的重要性；其次，可以通过检查等方式，使工程技术管理人员、档案管理人员等从思想上认识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作的重要价值和作用。

4.加强档案管理信息化建设

电力企业应充分利用现代先进的信息技术、改革的方式、档案管理，加强档案管理信息化建设。企业应充分认识档案信息化建设，统筹规划，合理安排的重要性。制定相关法规，档案资源的深入研究和开发利用，实现资源共享的信息，充分利用现代数字设备，信息人才引进高层次，复合、有效的进行的档案管理工作的信息化建设。

五、结语

电力档案是一个电力工程全过程的真实写照，是一个可以使用的有价值信息，随着社会的发展，档案管理人员应加强档案收集、整理和利用，提高自己的能力和素质，提高信息化管理水平，充分发挥档案价值的作用，务实的工作作风，一点一滴，与进俱进，为本单位乃至整个电力行业提高优质的服务。