浅述企业物资集中采购的利与弊

●吕朝霞

浅述企业物资集中采购的利与弊

●吕朝霞

随着企业经营规模不断扩大，传统的分散采购自身具有的缺陷已经远远不能满足企业的需求,集中采购管理模式，可以规范采购流程,协调集团资源,获取协同效应,增强效益。另一方面，企业之间的竞争愈加激烈，企业利润空间受到巨大的挤压，这就要求公司经营的各环节不断改进，物资采购作为完成企业经营目标的上游管理环节，是产品质量的基础保证，决定着库存成本和销售成本的高低，采购管理已经越来越成为了企业管理的核心。

集中采购 采购管理 优化

前言

2013年，在晋煤集团资源整合的号召下，晋城王台科工贸有限公司由原来的独立法人制转变为晋煤集团长平公司下属全子分公司，负责长平公司井下支护产品生产、煤炭资源再利用、电梯安装维护、职工通勤服务等，企业经营规模和范围呈现出多元化，而此时，受煤炭市场疲软影响，企业利润空间受到巨大的挤压。如果仍然采用传统的分散采购方式，必会造成大量资源浪费，而物资采购作为完成企业经营目标的上游管理环节，决定着库存成本和销售成本的高低，所以必须实行物资集中采购管理模式。

一、集中采购的概念

集中采购就是指将采购需求汇总，设立专职部门或单位负责安排所有采购工作，对各种资源进行有效整合，即集中物资需求，集中采购权利，集中供应商信息资源，提高采购交易中的话语权，从而降低采购成本，获得优质、全面的供应商服务。在集中采购模式下,王台科工贸公司取消了以往各个下属部门采购机构和人员，新设立了物资供应部，将企业物资需求整合成一个大的订单进行采购。

二、集中采购的优势

科工贸实行集中采购后，将有限的人力资源、采购渠道、供应商等优势资源集合起来，并规范采购流程,提高企业经营效益。集中采购具有以下优势：

1.集中采购能够实现规模效益。集中采购整合了整个公司、部门的采购需求，形成规模化采购，规模化可以享受供应商较高的商业折扣，大大降低了采购成本；集中采购因为有规模，所以能够挑选一批合适的优质供应商，作为物资采购战略供应商，能够保证采购物资的品质；同样基于规模优势，集团有较强的主动性和话语权，可以有更大的空间来选择利于自己的采购方案，降低采购费用。

科工贸物资供应部目前有5人，部长1名，副部长1名，计划员3人，保管为一个下属公司，相比原来10个采购部门和几十个采购人员来说，精简了重复设置的采购部门和人力，提高了采购专业化及规范化。物资集中采购形成了一定的规模，实现了规模效益。

2.集中采购可以有效降低库存。库存物资是为以后的生产经营做准备的，库存的消化是一个逐步投入使用的过程，在这个过程中有一部分库存是闲置的，这些闲置的物资会占用大量的资金，大量的库存会造成储存及管理的困难，占用宝贵的资金资源，甚至影响企业的其他业务运转。集中采购可以在集团总体层面统筹规划内部各分、子公司的供需比例，对集团内部库存实行统一调配，防止一方库存过多同时一方库存不足的情况发生，有效监控库存，有效降低库存，降低资金占用成本，提高资金使用效率。

3.集中采购能有效防止采购腐败的发生。分散采购业务模式下，采购工作分散于各单位，采购腐败隐蔽、分散、无从抓起。虽然针对这些情况采取了许多措施，采购业务操作实行职务分离,采购需求现场部门提出,采购由专门人员采购,收货后由质检部门进行货物的验收等,但是暗箱操作时有发生,采购中的回扣、送礼问题仍层出不穷,屡禁不止。而集中采购由于采购金额重大，采购制度要求多个相关部门共同审核监督，采购制度规定了采购公司或部门在采购活动中的地位和作用，也明确了其他相关单位或部门的服务与配合，可以最大程度保证采购业务活动的独立性和完整性，避免其他因素的过多干涉。通过明确分工，由多个部门协作完成采购全过程，同时这些部门又分别接受质检、财务检查和监督，有效地预防腐败发生。

4.有助于提高供应商管理能力。通过收集整合优质供应商资源，去除资质不好的供应商，构建高效的供应链管理运行机制，提高集团企业的竞争力。集中采购不仅仅要求降低物资成本，更要关注如何从供应商获得最新产品与技术的信息来源，在集中采购模式下供应商不是被当作对手，而是作为提高企业整体优势的重要因素之一，供应商的市场竞争力也将体现为企业核心竞争力的一部分。从战略层面建立供应商管理体系，提高供应商的忠诚度，谋求从更广泛的采购市场内调控采购资源，改善企业的采购管理效益。

5.有效整合采购机构，培养专业采购人才。随着行业细分，企业物资需求也越来越专业，采购业务呈现出专业化趋势。实行集中采购，让采购人员不断在实际业务中得到提升和锻炼，并通过培训和学习培养出一支业务水平高、整体素质强的采购队伍,将物资采购、供应与管理融为一体。

6.集中采购有助于实现信息共享。集中采购通过构建信息共享机制和共享平台，实现信息高效流转，在集团的协调及有效管理下，能够消除各企业各部门之间沟通障碍，从而使集团内部构建一个高效的信息流转通道。通过与信息技术相结合,将信息流、资金流和物流有机的结合到一起，可满足生产者、采购者、物流配送、资金调度等不同方面的需求，大大提高供应链上每一环节的工作效率。

三、集中采购的劣势

企业实行物资集中采购可以优化企业资源，大幅降低采购成本和采购费用，提升采购管理水平等，虽然集中采购有着众多的优点，但也有不足的地方：

1.物资采购的真实需求和特殊需求不能被有效反映。在集中采购模式下，采购企业或部门是综合了下级单位的需求，汇总主要是书面形式，书面形式无法全面表达需求，所以采购企业或部门很难完全掌握下级单位采购方面、市场方面的第一手资料，汇总的需求和下级单位的实际需求存在着差异，而下级物资需求方无法与供货商进行直接联系和沟通,物资的真实需求和特殊需求不能被有效反映。

2.采购审批的流程过长,采购灵活性差。采购审批环节多，一旦市场有变化，物资需求需要做微调，但面对如此过多的审批流程，涉及的方方面面比较多，如采购申请要做调整则需要提供许多解释说明及相关证明，经常存在需求方为了减少复杂的审批程序而放弃采购调整申请的情况。

3.采购的组织层次架构复杂,内部关系繁多,需要花费大量精力来进行内部沟通协调。在集中采购的环节中,各个环节都有自己的规定和诉求，时常因维护各自的利益而引发诸多矛盾。

[1]孙明贵.采购物流实务[M].机械工业出版社，2004

[2]管曙荣.供应链优化的有效手段——电子供应链[J].东北大学学报，2004（6）

[3]Arian J Van Weeie著.梅绍组，阮笑雷等译.采购与供应链管理—分析、规划及其实践[M].清华大学出版社，2002

（作者单位：晋城王台科工贸有限公司 山西晋城 048006）

（责编：吕尚）

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