医用高值耗材虚拟库房建立及应用初探

仇保跃 蒋 勇 李晓娜 闫 伟*

医用高值耗材虚拟库房建立及应用初探

仇保跃①蒋 勇①李晓娜①闫 伟①*

目的：阐述高值耗材虚拟库房建立的必要性，对高值耗材虚拟库房实施有效管理。方法：针对医院高值耗材使用管理上存在的问题，运用网络功能建立医用高值耗材虚拟库房的管理模式，解析高值耗材虚拟库房建立和管理应用的优势。结果：通过分析医用高值耗材虚拟库房完善的管理流程，解决医用高值耗材在医院临床申请、使用、财务结算弊端，简化相应的管理模式，加强各个环节的高值耗材的监管。结论：高值耗材库房的管理进行虚拟化管理，摒弃了传统实体库房概念，创建新的库房管理模式。

医用高值耗材；虚拟库房；库房管理

仇保跃，男，(1973- )，本科学历，工程师。第二炮兵总医院医学工程科，从事医疗设备、耗材管理保障及生物医学的研究工作。

随着医学新技术快速发展医用高值耗材临床的应用品种、数量不断增加。如何对医院高值耗材的使用进行规范、高效的管理，如何既能降低各种医疗风险，又能充分提高医院的资金使用效率，这些现实问题越来越引起业内人士关注。根据以往医用高值耗材管理和虚拟库房应用经验，探讨高值耗材虚拟库房的建立及有效管理。

1 医用高值耗材虚拟库房建立背景

目前，综合型医院医疗水平发展和高值耗材使用密不可分，在临床疾病诊断与治疗中发挥着重要作用。高值耗材的使用管理有下述特点。

(1)技术性强，操作熟练程度有差异，有医疗安全风险，有产品溯源、不良事件召回要求。

(2)价值较高、品种繁多，管理难度大。

(3)医院和供应商产品库存积压，成本压力大。

(4)患者计费情况不明确，容易产生医疗纠纷。

(5)财务管理账目不明确，容易产生经济问题。

高值耗材的库存管理存在很多缺陷。说明大多数医院高值耗材成本管理还停留在手工和简单的计算机管理模式。比如，临床科室在使用高值耗材时，医护人员根据患者的情况，经术前讨论，向采购部门提出书面采购申请，填报具体品牌、规格型号的高值耗材，经相关部门批准后，采购部门向供应商下采购订单，货物才配送至临床科室。

该模式下的高值耗材应用与流程，不仅浪费大量人力物力，还可能导致患者所需规格配送不全，耽误治疗；在财务制度上缺乏严格要求，往往货物配送到临床科室后使用结果不得而知，科室仅凭发票和患者信息办理报销出入库。在此期间，患者所使用的产品型号与计价收费均无从考证。

该模式必须通过调阅收费部门和病案室单据方能核对患者的使用信息，随着高值耗材的使用量越来越多，核对信息工作量的难度越来越大。该模式导致高值耗材不能从技术方面解决计价收费和财务付款的有效监管，只能做到负责人签字和偶尔抽查的低效行政监管。监管措施的缺陷可导致产生公为私用等贪腐问题；对于因医疗工作繁忙导致的错漏不易察觉，导致医院的资产流失。

近年来，高值耗材的品种类型、新型产品大量出现，无疑给医疗诊治水平创造了新的契机，但由于使用管理缺乏完善机制，管理手段相对薄弱，由此引发的医疗活动及行业作风方面的风险事件不断发生。随着高值耗材在临床上的大量应用，库存积压占用资金问题也越来越严重，如冠脉支架、人工晶体等规格型号繁多，单价金额相对较高，做一例手术就要备存多种型号的产品，无形中加大了医院和供应商的资金成本。如何减少以上弊端的产生，建立虚拟库存势在必行。

2 建立全新的库房管理模式

2.1 医用高值耗材虚拟库房概念

高值耗材虚拟库房是建立在计算机和网络通讯技术基础上，将地理上分散的、属于不同供应商或生产厂商高值耗材储存、保管和远程控制的物流设施进行整合，形成具有统一目标、统一任务和统一流程的暂时性物资存储与控制组织，可以实现不同状态、空间及时间的物资有效调度和统一管理。

2.2 医用高值耗材虚拟库房的优势

(1)避免审批程序，减少工作量。在未使用虚拟库房的模式下，临床医护人员需要高值耗材时，通常首先由临床科室提出书面申请，业务主管部门根据申请逐级审批，之后还需与厂商咨询、沟通供货情况，供应商是否有货，何时到货等繁杂工作，患者的手术或治疗是根据高值耗材供货情况而定时间。

虚拟高值耗材库房建立后医护人员可根据患者病情，不需任何审批环节，只要在虚拟库房查阅、检索高值耗材虚拟备货情况，各厂家高值耗材品种、规格、型号及数量等情况便可一目了然，根据检索结果通知厂商随时送货使用。而供货商在医院其他科室备有现货，虽不属同一治疗单元，只要有患者需要，医护人员根据需求随时自行调配使用，减少了各种手续及不必要的工作量。

(2)降低高值耗材库存成本。虚拟库房可以将医用高值耗材以信息形式存储在数据系统之中，不需要实体库房保存物品。医院可以根据临床科室使用需求，将高值耗材实物以条形码、二维码或厂家特殊编码方式录入虚拟库房高值耗材管理系统，按照不同供应商供应不同种类产品，根据临床使用科室专业技术特性，向各科室进行虚拟分配，相同于临床科室从库房领到了实物，在患者未使用之前，高值耗材可以在不同临床科室进行流通使用，但不与医院发生任何的费用问题。

作为一种新的库房管理模式，在实体库房中不存在任何实物库存，实现“零库存”的概念，同时虚拟库存覆盖面广、品种齐全，可以实现不同时间、状态、空间及货主上的跨越，可以有效的降低医院资金积压和运行成本。

(3)高值耗材物流顺畅配送准确利用率高。传统实体库房是将采购进来的物品作为保管和储存的物理单元，而虚拟库房是将产品以网络信息数据的方式作为基础点，使用者短时间内可在虚拟库房检索出所需产品信息，提出具体使用高值耗材规格型号及生产厂商，向采购部门提供详细产品信息，采购部门根据使用者向虚拟库房提供信息，在短时间内将产品调配至使用者。

(4)高值耗材及财务账目清晰。高值耗材的财务管理一直是医院管理薄弱环节，建立一个产品使用条目清晰，收费、付款账目规范的库房管理模式，是近年各医院一直探讨的问题。虚拟库房解决了管理混乱，账目不清的难题，

高值耗材在医院流通前必须由业务主管部门虚拟库房出具唯一序列号，是一物一码。在患者使用后医生根据使用实际情况，以唯一序列码为标准进行计价收费，同时计价收费系统自动向虚拟库房管理系统生成一条由产品名称、规格型号、计价单价、患者ID、计价科室以及计价时间等信息组成的使用登记记录。在患者未使用前，所有供应商产品均与医院不发生所有权转移，只有在患者使用后，使用登记记录经库房审核才能生成入库信息，此时再与供应商进行资产结算。

库房管理人员将该信息进行出入库处理，即可完成供货和发货的流程。同时通知高值耗材供货商需按照患者使用登记信息开具发票，进行货款结算。财务管理部门还可根据发票附后的高值耗材入库单据号，在财务管理系统内调取发票清单上的任何信息，核对信息的真伪性，确保高值耗材有使用、有管理、有监督，避免人为弊端，做到帐物相符。

(5)患者使用信息完善，减少医疗纠纷。通过虚拟库房的应用，产品信息与患者之间建立直接联系，一旦患者出现任何不良事件，可在数据库内快速检索出包括患者姓名、性别、年龄、住址、联系方式、诊断、手术情况、植入产品品名、规格、型号、批号以及生产厂商等溯源信息。使用终端发现产品问题后可层层追溯查明原因，或者向上追溯查明产品是否属假冒或重复使用等情形，由此可以追查到植入性耗材在哪个环节出现质量问题，可以很方便的追溯到耗材生产厂商、批次、手术科室和医生等不同维度信息，降低了医院的医疗风险，减少医疗纠纷，建立起科学、透明的管理和业务流程。

3 建立医用高值耗材虚拟库房架构及方法

建立一个无缝融合的数据链，是高值耗材虚拟库房的必备前提，只有信息完整，才能体现一种管理方式的先进性。高值耗材虚拟库房的建立和应用，是以医院信息化、精细化管理理念为依据，为高值耗材提供有力管理支撑，使患者、供货商、医院三方面的利益才能得到有效的保证。

3.1 产品原始数据及供应商数据的建立

建立完善的“物资供应”数据库，要本着对患者负责的态度，实事求是的原则，遵守国务院颁布的《医疗器械监督管理条例》，确保使用高值耗材必须是国家批准进入医疗市场的合格产品。同时，根据政府机构招标目录或院内自主采购目录，进行原始数据目录建立。

以实物为基础，参照该产品在我国境内取得的相关资质，实行条码化数据管理，建立可靠信息化数据库。根据医院“物资管理系统”软件特性，将物资类别、产品名称、详细的规格型号、生产厂家、商品条码和REF码以及注册证号等以“实物、实证”进行科学分类，建立数据信息。对于信息不详细的、注册证不在有效期内的高值耗材不予录入产品数据，避免“三无”产品出现。

供应商数据的相关资料录入数据库，主要内容包括：供应商营业执照、经营范围、企业经营许可证、企业生产许可证、产品注册证、登记认可表以及证件的有效期，生产厂家给供应商的产品销售授权等，分类建档，长期保存备查，并设置到期报警功能。

3.2 高值耗材库存数据的建立

高值耗材的虚拟账目管理，由器械库房专职人员负责实物点验备货录入，录入信息涵盖供应商信息、产品有效期、生产批号、生产厂家及注册证号等溯源信息，保证录入产品各项信息真实可靠。备货录入后，数据库自动生成序列号即条码，使用科室根据具体使用情况，进行计价录入，在高值耗材库房数据库内自动生成患者使用情况及使用科室信息，保证了物资管理的严谨性和信息的可靠性。

3.3 科室使用流程与要求

临床科室在决定使用某种高值耗材前，应在虚拟库房查对所需产品规格型号、生产批号(LOT码)及有效期等信息是否在允许使用范围内。核对相关信息后可调出该产品所在备货单位信息，通知库房送货直接使用。科室使用后根据虚拟库房粘贴在产品上的序列号(条码或二维码)进行计价收费，同时在病历中粘贴产品合格证及序列号，以备产品质量追溯。

3.4 建立简单清晰的财务结算方式

在科室使用计价收费后，在虚拟库房形成一条由供应商、使用科室、患者ID、产品名称、规格型号，单价以及生产厂家组成的一条基本使用信息。该信息在库房未做出入库处理前，科室可以随时更改信息，库房确认入库后，科室在计费系统便无法更改任何信息。

在信息完善的基础上，高值耗材虚拟库房管理人员只要将该条信息进行出入库处理，一次性完成并替代了以前手工的录入、记账、核对患者信息及计价收费等复杂手续。供应商可根据高值耗材入库单号开具供货发票清单，业务主管部门根据发票信息和患者收费信息通过虚拟库房财务管理系统发往财务部门进行审核付款，做到了每条付款信息包含了使用科室、患者信息、耗材计费信息，发票信息等，这样既保证了患者使用材料账目真实可靠性，同时也避免了科室私自引进、“张冠李戴”等弊端出现。

4 结语

医用高值耗材虚拟库房运行已有3年左右，经过与供应商和管理部门不断磨合调整，目前使用状态可靠稳定。随着互联网的日益成熟，通过拓展网络虚拟高值耗材应用平台，即由政府主管部门或行业协会为主导，将社会信息资源进行整合，产品在取得《医疗器械注册证》的同时，由生产商向该系统录入相关产品信息，如产品名称、规格型号、条形码或二维码、注册证号、REF码以及产品图片等，再利用云技术将服务整合，形成行业内共用的信息资源，将推动行业内对高值耗材规范化管理的整体过程。

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The establishment and trial application ofVirtual high-value consumable warehouse

QIU Bao-yue, JIANG Yong, LI Xiao-na, et al// China Medical Equipment,2014,11(5):81-84.

Objective:To illustrate the necessarily of establishing theVirtual warehouse of high-value consumable items and the efficacy of the management of thisVirtual warehouse.Methods:Concentrating on the problem arising from the use and management of high-value consumable items, this passage will describe the development of the management mode of theVirtual warehouse of medical high-value consumable items with the help of network, and then will analyze the advantages of establishing, utilizing and managing theVirtual warehouse of high-value consumable items.Results:by analyzing the perfect process of managing theVirtual warehouse of medical high-value consumable items, the demerits appeared during the process of application, utilization and the financial settlement of medical high-value consumable items in clinical practice will be eliminated, the corresponding management mode will be simplified, and also the supervision of medical high-value consumable items can be strengthened through every stage. Conclusion: TheVirtual management of the warehouse of high-value consumable items is taken as a new type of managing mode which is distinct from the notion of traditional physical storage.

Medical high-value consumable items;Virtual warehouse; Management of warehouse

1672-8270(2014)05-0081-04

R197.79

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.05.031

2014-01-10

①第二炮兵总医院医学工程科 北京 100088

*通讯作者：Leucocyte@sina.com

[First-author’s address]Department of General Surgery, The Second Artiliry General Hospital PLA, Beijing 100088, China.