法律合同“在线”ERP管理

□文/刘蓬佐

只有法律合同系统与ERP系统有效融合，才能达到节约管理成本，实现法律合同管理数字化、完全共享的目标。

ERP系统与合同管理从管理的核心目的是高度一致的，但在合同管理工作中，尤其是炼化企业，由于各部门的工作具有相对的独立性，容易使它们只考虑自己部门的利益，缺乏整体观念，不易在各部门之间协同配合，在无序的状态下，就会产生内耗，即系统内各子系统之间的作用相互抑制、相互冲突，从而使各种有用的力量相互抵消。ERP各模块的线性流程、相互有效制约特点可以有效弥补合同管理容易出现的管理缺陷，因此炼化企业在ERP系统建设中将合同管理有效融合是企业提高管理，避免管理成本和投入成本上升的必要手段。炼化企业法律合同管理与ERP项目建设的有效融合可以从以下六方面开展工作。

在流程设置开始就要明确“归口把关”原则。法律合同管理只有及早参与到系统规划中，才能深入系统建设，才能更容易将法律管理理念有效融入ERP系统，以达到强化法律管理的目的。在需求分析调研阶段，就要结合本企业法律管理方面的制度规定及合同业务流程，明确法律“归口把关”的原则。组织机构确认时，要参照现有的法律实体组织构成，提出合理规划构架，为系统设置提供重要的法律依据。

明确法律审查环节。在蓝图设计中要注重法律控制，根据炼化企业ERP系统功能，要通过设置ERP系统中的“法律审查”环节，科学规划ERP流程配置，通过“关口前移”控制公司经营过程中的法律风险；将合同签订、收货入库、财务结算等环节纳入重点管控内容，强制合同履行规范运作，有效规避先收货或先结算后签订合同的法律风险，实现了由注重事后补救向主动事前防范的转变。

实现跨模块统一管理。ERP系统共有八大模块，其中涉及到法律管理的模块就有5个，法律管理是系统建设中模块覆盖最广，管理内容最多的业务。由于各模块分立搭建组织机构，流程配置、功能设置上不尽相同，如何统一各模块的法律管理工作是项目建设的难点和重点。实践证明，通过“工作组统一设置”，可以切实解决此问题，可以规范各模块的法律管理工作，实现跨模块的统一性，将法律管理工作贯穿于整个ERP系统运行之中。

ERP系统要与合同管理系统无缝衔接。炼化企业在实施ERP项目之前，普遍已经拥有本单位现有的合同系统，在ERP流程设计上要依托ERP系统配置和企业现有合同管理系统，拓展升华应用功能，实现 ERP系统与合同管理系统的完美融合，可以通过系统接口对接，达到融合目的。

科学建章建制、提升系统执行力。为规范系统应用操作、协调各相关模块之间的工作，确保与合同管理系统对接顺畅，要详细确定相关制度，明确系统用户操作的规范性、协调跨模块管理的统一性、强化与合同管理系统衔接的稳定性。要建立相应考核机制，通过合理的约束措施，稳步推动ERP系统的实施应用。

夯实基础工作，持续完善系统建设。要精心做好ERP数据采集。要用心编写ERP用户操作手册。法律事务与企管处，按照模块分别编写用户操作手册，并针对两大系统接口操作及合同附表功能单独编制接口手册。要细心画好内控流程图。蓝图设计、系统搭建完成后，ERP上线前一项重要的工作就是比对公司原有业务流程与系统规划设计流程的差异。按照新的流程，修改完善公司现有内控流程图。