血站信息管理系统“串档”原因分析及应对措施

◆杜 亮 袁海涛 于苏兰

血站信息管理系统“串档”原因分析及应对措施

◆杜 亮 袁海涛 于苏兰

为了解决血站信息管理系统出现的“串档”问题，从“一个中心，两个基本做法”、确定流程及职责、加强献血者档案分类管理、加强原始档案管理、加强差错管理等方面着手，对献血者信息进行正确归档，更好地为献血者服务，确保血液质量。

血站；信息管理系统；串档

First_author′s add ressCentral Blood Station of Lianyungang,Lianyungang,Jiangsu,222001,China

2011年,江苏省采供血机构改版升级了血站信息管理系统,统一了采供血业务管理软件。但工作中发现,采血点在献血前征询时出现“串档”现象,即查询A献血者信息时,A、B献血者信息同时出现,给征询工作带来了一定困难。本文对此进行探讨。

1 “串档”原因分析

“串档”现象主要表现为献血者电脑征询信息与历史献血信息不一致,主要由采血点征询、工作人员登记发现。主要情况有：(1）献血者更改姓名,身份证号码相同；(2）同一位献血者使用二代身份证献血,身份证信息与一代身份证有较大出入；(3）献血者使用一代身份证献血,有历史献血记录,但姓名不同；(4）献血者使用一代身份证献血,有历史献血记录,姓名相同,却为第一次献血；(5）献血者使用二代身份证第一次献血,历史献血信息档案为一代身份证,但姓名不同；(6）血站信息管理系统更替或升级,因规则不同,在进行数据转换时导致献血者档案关键信息缺失,造成信息与登记不符；(7）工作人员登记错误或献血者字迹潦草导致登记错误；(8）身份证号码相同,但血型与以往不一致,或身份证号码相同但名字不一致等。

产生“串档”的核心问题是献血者身份确认问题。新版血站信息管理系统对于献血者身份确认主要依靠身份证,一旦身份证号码与既往不同,则导致献血者信息无法统一,出现信息混淆现象,容易造成质量差错。上述1～6种情况主要体现在身份证由一代升级更换为二代时,由于一代身份证号是手工编号,人为原因造成号码重复、错误,办理二代身份证时改成全国联网电脑编号,由电脑重新编号导致血站信息系统中历史献血信息重复,出现“串档”现象。“串档”差错中的人为登记错误主要是由于工作人员责任心不强、疏忽大意以及献血者字迹潦草、工作人员未仔细核对导致。当然也有历史遗留问题,如有偿献血时操作不规范以及冒名顶替。因此,采供血机构应对“串档”原因进行整理,针对性改进,确保献血者权益不受损害。

2 应对措施

针对“串档”现象,连云港市中心血站质量管理科组织业务站长及相关科室召开质量分析会,充分运用血站信息管理系统,加强过程质量管理,完善血站质量管理体系,围绕“一个中心,两个基本做法”实施了系列改进措施。

2.1 一个中心,两个基本做法

“一个中心”即确认身份的献血者可以献血,不能确认身份的献血者禁止采血。

“两个基本做法”即血站信息管理系统引入身份证识别系统,将二代身份证直接扫描至献血者管理模块,永久保存。主要分以下两种情况：第一,携带有效证件,可以献血。有效证件［2］包括居民身份证、居民社会保障卡、驾驶证、军(警）官证、士兵证、港澳通行证、台胞证以及外国公民护照等。原则上,未带身份证件不得献血。特殊情况如身份证消磁或驾照等有效证件无法扫描,以献血序列号进行归类,对人和证件进行拍照,在献血登记表上注明、签字并按手印。本次献血证尽量不发放,由体采成分科、微机室、质管科共同调查并完成血源信息录入后,通知各采血点发放献血证,期间可要求献血者提供相关证件。第二,未携带有效证件,禁止献血。各采血点工作人员须协助献血者填写无偿献血登记表,上交体采成分科。需对献血者做好解释工作,告知其需提供的相关证明材料,更改过姓名的献血者则要求提供户口本或可以证明更改姓名的有效证明等。

2.2 确定流程及职责

体采成分科为主要归口负责科室,质量管理科协助进行调查并验证。各采血点发现“串档”,必须向体采成分科负责人汇报。各采血点电脑登记查询工作人员负责将献血登记表以及相关证据单独上交体采成分科。体采成分科负责安排人员查找该献血者既往历史献血记录原始档案,质管科协助参与调查。业务主管审核所有材料并批准,微机室进行处理。对献血者档案进行修改必须找到该献血者所有献血记录的原始档案,且必须保证原始档案与登记信息的符合性。质管科进行验证,由各采血点反馈给献血者。要求整个过程必须在一周内完成。

2.3 加强献血者档案分类整理

献血者信息包括献血者登记信息及档案信息。对于已经确认身份的献血者,以二代身份证为基准,将档案信息进行整合。核对原始无偿献血登记表,若填写信息准确,则登记信息不修改。如果是工作人员登记差错,则填写纠正预防措施单并进行登记信息修改。对于原始档案身份证号码均相同的献血者,将其中一人的身份证号码属性改为其它,即将献血者档案剥离,当献血者携带二代身份证献血时再建立正确的档案信息。对于冒名顶替的献血者,经收集证据确认后,尽量联系本人,征得同意后再做更改。

2.4 加强原始档案管理

献血者信息包括电子版登记信息、献血证、无偿献血登记表。其中,无偿献血登记表因为是献血者本人亲自填写,是十分重要的原始档案,加强管理具有重要意义。如果献血者文化水平不高,可以由血站工作人员帮助填写无偿献血登记表,但必须要求献血者亲自签名,并就献血注意事项逐一征询意见,征得同意或授权后方能帮助填写除姓名、身份证号码以外的相关信息。

2.5 加强差错管理

为了使采供血过程更加规范化、标准化、制度化,建立差错管理体系［2］,重视分析差错发生原因,加强差错的公开讨论和沟通,培养员工差错处理能力,具有十分重要的作用。质管科定期组织专题检查,与业务考核挂钩,及时通报,提出预防及纠正措施,加强血站质量管理,更好地为献血者服务。具体可从以下两方面努力：(1）加强献血前征询工作,务必将献血者本人相貌与其有效身份证件原件核对［1］。(2）加强员工培训。培训是最直接、最快速和最经济的解决问题的方法,是提高工作人员素质和技能的重要途径［3］。通过实践操作明确存在问题,开展针对性培训,可有效提高培训效果,提升工作人员素质及专业技术操作水平,进而确保采供血质量。

总之,各采血点必须严格遵循献血相关流程,步步核对,步步把关,依照电脑查询-体检-初筛-采血-登记流程,全过程核对关键控制点。每一份“串档”的解决,都是发现薄弱环节、完善和改进质量管理体系的良好机遇,更是维护献血者权益的重要举措。

［1］ 血站技术操作规程［S］.2012.

［2］ 魏耀辉,赵花兰,李大元,等.差错管理在血站质量管理中的应用［J］.中国卫生质量管理,2009,16(3）：92-94.

［3］ 黄丽萍,史小武,武逢勇,等.血站如何进行有效的职工培训［J］.中国卫生质量管理,2009,16(4）：84-85.

责任编辑:吴小红

Cause Analysis and Countermeasures on〝String File〝in Blood Bank In form ation M anagement System

DU Liang, YUAN Haitao,YU Sulan.

Ⅰn order to solve the problem of〝string file〝in blood bank informationmanagement system,information on donorswas properly archived from aspects of〝one center and two basic approaches〝,determination of processes and responsibilities,strengthening classificationmanagementof donors file,enhancing the original filemanagement,and strengthening errormanagement,in order to provide better service for blood donors to ensure the quality of blood.

Blood Station；Ⅰnformation Management System；String File

2014-03-07

DOⅠ:10.13912/j.cnki.chqm.2014.21.6.34

杜 亮 袁海涛 于苏兰

连云港市中心血站 江苏 连云港 222001

Chinese Health Quality M anagement,2014,21（6）:100-101

杜 亮:连云港市中心血站副站长

E-mail:lygqms@163.com