浅议血站电子档案的保管

李鹏举 （安阳市中心血站 河南安阳 455000）

浅议血站电子档案的保管

李鹏举 （安阳市中心血站 河南安阳 455000）

随着全国血站行业采血量的增加、进口检验设备的使用、采供血软件适合两个《规范》的深入开发及广泛普及，在血站采供血工作中形成的电子档案越来越多。由于电子档案有其自身无法克服的缺陷,以及管理的局限性,直接影响档案的稳定性、可靠性、真实性和完整性,这些都是电子档案亟待解决的问题。而靠手工管理的纸质档案本身固有的原始性却优于电子档案,易于长期保存,且更真实。有鉴于此,在血站采供血工作中使用电子档案与纸质档案的两套制档案管理模式成为必然。同时，采取更有效的措施完善血站电子档案的管理，确保电子签名和数据电文的可靠性、完整性、有效性及机密性对于血站电子档案的保管也具有重要作用。

血站；电子档案；保管；措施

随着全国血站行业采血量的增加、先进进口设备的普及、采供血软件适合两个《规范》的深入开发及广泛普及，在血站采供血工作中形成的电子档案越来越多。血站使用MODERN 2000V5.0唐山现代血站标准化管理电脑软件以来，根据工作需要在不同的环节增加了电子模块进行管理，在采供血工作中的关键工作环节形成了大量电子档案信息，其中包括献血者个人信息、采血及血液检测信息、用血及报销用血信息。《血站质量管理规范》要求血站应建立、实施记录管理程序和档案管理程序，记录并保存采供血过程所产生的结果和数据，使其具有可追溯性，以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准；应执行国家相应的法律法规，建立和实施电子签名和数据电文管理程序，确保数据电文和电子签名在生成、维护、保存、传输和使用过程中的可靠性、完整性、有效性以及机密性1。但由于献血者档案的信息量大、内容多，涉及的人多和时间长，且具有巨大的社会价值；更重要的是献血者档案在稀有血型、特殊血型以及应急输血等方面的作用不可替代，其科学价值不可估量2，电子档案的妥善保管的问题也就随之显得越来越突出。

电子档案是以代码形式记录于载体，诸如磁盘、光盘类的档案文件，它通过计算机或专用机器设备才能阅读提供利用，因此它有很强的依赖性。相对于单位过去形成的纸质档案，电子档案具有如下较突出的特点：电子文件的载体记录密度较高、存储量大、存取方便。但所具有的特殊物理性质决定了它易损坏、磁化或消磁等特性，再加上电子文件和电子档案的使用需要有一定的软件支持，电子类档案文件保管和使用就受到一定的限制。

长期以来，血站对电子档案资料管理重视不够，在档案资料形式多样，信息化的今天，非纸质档案如计算机软磁盘、光盘、软件、照片、底片、声像档案等比例不断增多，这些档案承载着重要的信息，同纸质档案一样重要。但对其保管与利用还存在认识上的盲区，造成一些重要资料的丢失，影响档案的完整性和对档案的开发利用。

一、血站重要电子业务档案实行两套制管理

在我国现阶段的档案管理中,长期存在着电子文件与纸质文件并存的档案管理机制。这种两套制并存的档案管理模式既满足了信息时代发展的需求,又符合了档案管理的标准——在实现了档案信息存储、传输、处理的优势的同时,又保证了档案信息的原始性。它们相互依存,互得益彰,对于现代档案工作的管理来说缺一不可。并且在在相当长的一个阶段内,电子文件和纸质文件将长期并存,在文件材料的归档上相互制约、相互影响,共同促进档案工作的完备性和完整性4。两种类型的档案并存的客观性随着信息时代步伐的加快,档案管理也逐步走向现代化。实现档案信息资源的合理开发利用、提高档案工作效率,大力发展电子档案、推行计算机信息技术在档案管理中的应用是十分重要的。但是,任何事物又都不是十全十美的。电子档案在信息传输、处理上的优势是纸质档案所无法比拟的。而靠手工管理的纸质档案本身固有的原始性却优于电子档案,易于长期保存,且更真实。要使血站重要的电子业务信息数据的载体及信息本身能够适应时间的考验，就需要将电子文件转换成为纸质文件形式进行保存。同时又因《血站管理办法》规定献血、检测和供血的原始记录应当至少保存10年3。为此，血站将献血、检测和供血等重要的原始电子业务档案记录作为采血工作中的一个必要环节进行纸质、磁盘保留，实现档案信息的两套制管理。

二、在血站采供血工作中使用电子档案与纸质档案的两套制档案管理模式的同时，采取科学有效的措施完善血站电子档案的管理，确保电子签名和数据电文可靠性、完整性对于血站电子档案的保管也具有重要作用

1.加强人员的教育和培训：对开发、维护和使用电子签名及数据电文的人员进行相关法律及知识的教育、培训，使他们充分理解和认识到签名的法律意义及其所承担的责任，并熟练掌握电子签名及数据电文的生成、维护、保存、传输和使用的知识。

2.建立管理程序：各血站要根据本单位的工作特点、人员能力建立切实可行的计算机管理系统的应用程序，明确规定其使用范围，管理方案及人员职责，确保实施过程中的可靠性、完整性、有效性及机密性1。

3.电子签名的控制：采供血机构必须确定自己的签名形式，采用识别码和密码时必须加以控制，以确保其安全性及完整性。确定电子签名的使用范围并加以规定，防止滥用。

4.数据电文的控制：①对系统进行验证以确保其精确性、真实性、一致性以及能够识别无效或被改变的记录；②保护记录，使其在保存期内可随时查阅；③只能被有权限的人使用，系统授权需严格控制，区分录入、查询、修改、维护权限，一般录入人员只需取得录入和相关查询权限，数字档案的修改和维护要有详细记录；④采用计算机系统追踪功能，用户登录和对相关环节的使用修改都以日志形式记录，使数字档案的管理有可追溯性；⑤数字档案的拆分和合并在操作前必须核对确认，特别是姓名和证件号码，对有疑问的档案应及时处理；⑥对硬件设施功能进行检查，确认功能运行及源数据输入的有效性；⑦建立一定的管理规程，要求操作人员有责任保证记录的原始性，防止记录被仿造；⑧对电子档案要定期备份，防止数据信息损失，同时对涉及个人隐私部分的资料做数据加密。

档案管理工作不是简单的信息处理，它的目的是保存以备查考，要求“安全、真实和完整”。为不同的目的和需要建立起两个各有特点的管理系统，对电子档案数据进行两套制管理，各自担负不同的任务，在相当一个时期内具有实际意义。在大量使用电子文件的今天，采用更为科学的管理措施来确保电子签名和数据电文可靠性、完整性、有效性及机密性，对于血站电子档案的保管也具有现实意义。对于满足血站业务工作的正常开展，与进口设备数据接轨，规范作业流程，便于核准、监督，为因输血纠纷产生的司法诉讼等基本要求提供了有力的保证。

注释：

1.中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范.2006-04-25.

2.朱政明.无偿献血者档案管理规范化探讨[J].中国输血杂志.2012，25（9）：9 01.

3.史娜.试论电子档案与纸质档案的两套制档案管理[J].中国水运（理论版），2007，10.

4.中华人民共和国卫生部.血站管理办法（暂行）.1998-09-21

李鹏举，男，19 72/09/16，河南省安阳市中心血站，质管办，馆员。