我国电子档案长期可读性的障碍分析

赵淑梅　杨璐

摘 要： 电子档案的长期可读性应该包括三个基本指标：真实性、完整性和有效性。本文结合目前我国对电子档案长期可读性的相关研究成果，梳理出电子档案长期可读性的主要障碍有三方面：技术的天然脆弱性是影响电子档案长期可读性的直接原因；权宜之计的双套制是有效管理电子档案长期可读性的绊脚石；顶层设计和顶层推动的滞后是影响电子档案长期可读性的关键因素。

关键词：电子档案；可读性；档案管理

电子档案的长期可读性包括三个基本指标：真实性（authenticity）、完整性（integrity）和有效性（utility）。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）中的含义：真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致；完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损；有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。这三者共同保障电子档案的长期有效。

无论何种档案，其保存的最终目的都是为了可长期利用其中的档案信息，即档案的长期可读性是档案长期保存的最终目的。在纸质档案时代，档案长期保存与其长期可读的结果是一致的，但对于电子档案来说二者的一致性就难以保证了。长期保存的一份纸质档案可以长期利用，但长期保存的一张光盘档案能否长期可读则有着许多不确定的因素。现实中已出现了面对一堆光盘或磁带等巨量数据无法利用的案例。如，我国1982年第三次人口普查的原始数据保存在磁带上，大约10亿人口的基础信息因遭水淹已无法读出；美国1990年的一份众议院报告中披露了政府机关电子文件因记录格式过时等原因无法读出或濒临不可读取的若干案例等。

对此，法国科学院和技术院在一份有关数字信息永久保存问题的报告中发出了这样的一则警告，“在数字信息世界中没有什么是永存的：如果我们对永久保存这些信息不予重视，那么，无论在CD、DVD还是硬盘或U盘中存储的度假照片、易学材料、动听乐曲等一切信息都会在某一天突然消失”[1]。

1 技术的天然脆弱性是影响电子档案长期可读的直接原因

计算机技术系统是电子档案生成、利用、保存所必需依赖的环境。计算机技术具有生命周期短，升级快的发展特点，这使得电子档案的生存和利用环境处于不断更新变化中，这是影响电子档案的长期可读性最为直接的原因。

1.1 计算机软硬件系统生命周期短。计算机自1946年诞生以来，短短的几十年时间其核心硬件就历经了电子管、晶体管、集成电路、超大规模集成电路四代发展，第五代智能计算机也在研制中。至于驱动计算机应用的系统软件，以主宰世界计算机操作系统的微软公司推出的Windows系统为例，从1998年到现今，微软公司先后推出了Windows 98、Windows98 SE、Windows2000、WindowsXP、Windows2003以及Windows2007、Windows8等升级版，产品的不断推陈出新推动着社会经济快速发展，但同时也缩短了某一个操作系统的“流行”寿命。

计算机软硬件系统的升级换代，使存在于不同时代的电子档案的信息必然产生“代沟”，如何跨越这些技术“代沟”，让档案信息在时光机器中长存、可用，是世界范围内面临的重大问题。

1.2 电子档案存储介质更新频繁。作为计算机脱机备份的存储介质，主要材质是磁性载体材料和光盘材料，这两种材料自从计算机诞生以来，更新换代的时间也在不断缩短。如磁性材料的软磁盘，经历了8寸盘、5寸盘、3寸盘，到现在已完全被淘汰，存储其上的信息如何读出是个大问题。目前广泛使用的光盘也同样经历着不断升级换代的发展。CD系列、DVD系列、蓝光盘等五花八门的品种和用途，令人眼花缭乱，一种存储介质的性能还没有完全掌握，另一种新介质就扑面而来。电子档案存储介质的层出不穷，旧介质淘汰的频繁，无疑又是电子档案在长期可读性方面面临的一个重大挑战。

1.3 电子档案存储格式多样，兼容性受到挑战。计算机形成的信息记录，可以有多种存储格式。由于办公软件设计系统的不同，也就形成了多种存储格式，软件设计和使用多为了满足专业系统业务需求，在通用性、兼容性上考虑不多。对此，我国在2002年颁布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），（以下简称《规范》）对电子档案的格式进行了规范，但规范推行的效果并不尽如人意。2010年6月，中国人民大学信息资源管理学院课题组对全国30个省级档案馆和16个副省级档案馆的电子文件移交进馆情况进行了问卷调查，结果显示接收进馆的电子档案覆盖了22种文件格式，“其范围远远大于《规范》规定的通用格式”[2]。

为了规范和统一文件的格式，2009年1月8日的版式技术标准研讨会上，中国电子工业标准化技术协会发出了联合我国版式技术应用领域产品与服务的制造者、使用者、政府和中介组织，成立版式技术产业应用联盟的倡议，得到积极的响应。2009年4月9日，版式技术产业应用联盟成立大会在北京举行。版式技术是档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷、信息发布等领域的一种重要与核心的技术。关系到档案管理、数字出版、信息存储等各个领域生存和发展，不但直接威胁重要信息的长期存储，也对原始档案的保存安全造成严重的影响。在国际上，微软和ADOBE等企业，也在积极推进基于其核心技术的版式技术标准的国际化和产品使用的全球化。我国版式联盟的成立，必将推进我国版式技术的自主知识产权，同样也将为维护国家核心信息安全作出贡献，但目前成效还没有显著呈现。

1.4 电子档案长期保存技术应用不成熟。从世界范围内考察，对于电子档案长期保存的技术仍然没有非常成熟的技术推广，只是有可供选择的几种技术建议使用。如，被大多数国家认为可使用的技术策略有迁移、仿真、通用的文件存储格式、多格式归档时统一转换等。但这些技术在实践应用中都存在这样那样的缺陷。

人们仍在不断探索中，据介绍，IBM公司开发出一种通用虚拟计算机UVC，这种方法与仿真或迁移等技术存在一定的相似程度，在未来若想读取某一电子档案，仍旧需要仿真或者迁移一定的软硬件程序，只是UVC为其提供了一个独立性的平台。但是，这种复杂技术是否能够保证电子档案的长期可读呢？这还未有权威证明。

2 权宜之计的双套制是有效管理电子档案长期可读的“绊脚石”

“双套制”和“双轨制”的出现是以纸质为主的传统档案载体管理模式向电子档案管理转换过程中的过渡产物，然而随着电子档案的迅速产生，这种过渡时期的产物已对电子档案的发展产生了越来越多的障碍。

2.1 “双套制”的存在为电子文件（档案）取得信任设了一道难过的坎儿。据调查结果显示，“在机构大量生成和使用电子文件的前提下，有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能”[3]。虽然这个数字是2008年的调查，但目前的情况并没有太大的改观。因为我国综合档案馆还没有正式开始接收电子档案，还是以纸质档案的管理方式运行着。因而文件档案管理部门从体制到机制都是套用纸质文件（档案）的管理模式。如，在很多机构当中，将电子文件的归档与纸质文件的归档一同进行，均于次年6月份完成，这种陈旧滞后的管理思想的沿用对电子档案的长期保存和可利用是非常不利的。“只要将电子文件进行了备份就不会存在危险”，“只要计算机设备不出现问题，电子文件就是安全的”，这些管理观念严重影响了电子档案的存储质量。

2.2 打印输出的方式无法保障电子文件的完整真实。电子时代的双套制管理模式主要体现的就是纸质版本与电子版本的双套保存，或者将纸质原件数字化为电子版本后保存，或者将电子版本打印输出后保存，而后者的这一保存方式则严重影响了电子文件的完整性、真实性和长期可读性，实际上是一种管理上的倒退，使电子档案的诸多便利和优点全部消失。

一方面，打印输出方式损害了电子文件自身的特殊性。尽管打印出的文件内容和我们阅览电子文件时的文字内容相同，但其本身元数据和背景信息就很难完整，必然会影响数字档案长期可读性能；

另一方面，印刷技术的局限性导致部分电子文件的流失。在双套制管理中，声音、视频类电子文件，目前还无法记录在纸张上。因此，双套制的管理方式将导致多种形式电子文件的流失。

2.3 传统公文流程的套用不能满足电子文件的特殊需求。文件的双轨制运行极易造成公文流转的混乱。电子文件可以突破时间与地域的限制，通过网络平台实现收发文等事务的办理，可以简化诸多传统文件流转的手续，节省时间。然而双套制归档模式中，电子公文被当做纸质文件一样来对待，没有适用于电子文件的流程规则，使得电子文件的保管成为一种系统的冗余，增加了成本。笔者在某机关实习时，发现该单位用于管理公文的办公自动化系统与用于管理归档后的档案管理软件系统是分开使用的，互不关联，这种现象在实践中并不少见。这实际上是电子文件与电子档案管理软件的设计理念和流程仍然停留在模仿纸质管理的模式。

3 顶层设计和顶层推动的滞后是影响电子档案长期可读的关键因素

顶层设计原本只是一个工程学术语，现用意多为统筹规划，总体布局的具体化。2006年，冯惠玲教授提出“加强顶层设计，制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫”[4]，这一倡议的提出将电子文件管理推上了理论研究和实践探索的前沿。2009年，冯惠玲教授同其课题组进一步提出，我国电子文件宏观管理应秉承“统揽全国、政策引导、融合发展、综合治理”的十六字发展方针，进一步明确了电子文件管理的整体计划。尽管提出了这些新的理论思想，但是，目前的研究却“不接地气”，“重电子文件管理国家战略‘顶层设计顶层研究，缺乏与‘底层的整合的研究”[5]，理论被悬于空中而与实践脱节，起不到应有的作用。

3.1 国家层面的法规标准过于宏观，可操作性差。现有法规、标准多是综合性规范，指导性不强，导致各省市“本地化”发展。至2011年11月7日，周文泓学者曾对全国范围的省、自治区、直辖市的电子文件规范进行了检索分析，一共检索出17个省级地方政府颁布的21份电子文件归档管理制度。他将这21份电子文件管理制度归纳为4种管理方式，即以上海为代表的“先锋型”；以辽宁、天津、北京为代表的“修订型”；以广东为代表的“创新型”；还有一类“融合型”[6]。本地化发展固然是好的，俗话说，“适合自己的才是最好的”，但这给电子文件的统一管理带来了困难。这也就解释了为什么《规范》在出台之后，调研人员仍旧发现电子文件的保存格式远比规定的标准格式多得多。

此外，电子文件管理的法规、标准的内容上多数仍旧在套用传统档案的管理模式。比如，《规范》中7.2.3规定“电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行”。电子档案归档数量的统计也还沿用“卷”做计量单位。“国家标准将电子文件作为一个有形物理实体加以定义和规范，其整个标准制定过程凸现出是在纸质世界中完成的。”[7]

电子档案与纸质档案的管理存在很大的不同，但我国现行的《中华人民共和国档案法》以及1996年修订，都对电子文件（档案）的管理只字未提，这种针对电子档案管理规定的缺位，必须在即将修订的《档案法》中重点关注。

3.2 顶层领导机构缺失，基层实践各自发展。2009年12月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布的《电子文件管理暂行办法》中提到“建立国家电子文件管理部际联席会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作”， [8]虽有此会议制度，却没有确立一个权威的龙头部门来统筹规划全国的电子文件管理工作，这仍旧是各司其职，整体的管理需求被分割凌乱，违背了电子文件系统管理原则。

顶层领导机构的欠缺导致了电子文件在实践过程中缺乏有效的指导监督力量。目前，电子文件中心建设俨然有一种“燎原之势”，出现了“江苏模式”、“天津模式”、“安徽模式”等比较有代表性的模式，然而，由于地区发展的不平衡，每种模式间也存在着较大差异。缺乏领导机构的指导，多种模式各自发展，虽然具有本地特色，但容易出现“信息孤岛”现象，在未来的发展中多种模式难以统一。

3.3 顶层推动滞后，文档分段管理依旧。冯惠玲教授提出了电子文件管理的国家战略，但其理论在实践中的执行仍困难重重。尽管关于电子文件（档案）管理研究得较多，如果国家的体制、机制不做出反应，那么，这些理论研究也就失去价值，对实践的发展也没有太大意义。

文档分段管理，使得档案的质量和功能难以保障。如，现行期的文件流转管理与归档后管理前后两段缺乏衔接和协同，需要在前端实现的功能往往因为职能分界而难以实现，这在元数据的管理和维护上问题是最为突出的。

归根结底，影响我国电子档案长期可读性的根本障碍是适用于电子档案的管理体制没有建立起来，而是被强行嵌入到了传统的档案管理体制中。体制的障碍解决了，技术上、管理上的障碍就会迎刃而解。

参考文献：

[1]http：//blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102dvsv.html.

[2]刘越男等.我国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调查分析[J].档案学通讯，2011（4）：9.

[3]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯，2008（11）：17.

[4]冯惠玲等.电子文件管理国家战略刍议[J].档案学通讯，2006（3）：4.

[5]于英香.“区域—国家”电子文件管理整合研究构想[J].档案学研究，2012（3）：67.

[6]周文泓.地方电子文件归档管理制度分析——《电子文件归档与管理规范》本地化研究[J].电子政务，2012（1）：26.

[7]陈慧.集成视角下的电子文件管理——中英两国电子文件管理规范案例分析[J].兰台世界，2005（11）：5.

[8]罗滦，傅荣校.电子文件管理机制与传统档案管理机制比较研究[J].浙江档案，2012（9）：14.

（作者单位：赵淑梅，辽宁大学历史学院；杨璐，中国人民大学信息资源管理学院 来稿日期：2013-10-18）