如何有效加强供方管理

张 乾，孙洪军，吕堂祺，钱 宇

（中船重工第704研究所，上海 200031）

0 引言

随着科学技术现代化的推进，由科研单位承担舰船装备项目（特别是重点型号项目）的总成已逐渐形成一种趋势。然而，由于船舶系统设备复杂，且多数科研单位所承担项目的生产制造任务主要通过外包完成，所选供方的质量保证能力对交付产品的质量乃至对整个项目的完成质量起到了举足轻重的作用，因此，如何对供方进行有效的监督管理，确保其交付产品的质量成了科研单位亟待解决的问题。GJB9001B-2009（《质量管理体系要求》）中对“采购”、“生产和服务提供”提出了更加严格、具体的要求，其中就包括对供方管理的要求。文章主要从合格供方的确定、供方的动态管理、外包供方的选择与供方资质的复核等方面提出建议，以供读者参考。

1 制订供方管理制度

1.1 供方管理制度的建立与合格供方的确定

科研单位供方管理部门应根据GJB9001B-2009（《质量管理体系要求》）以及船舶行业的相关要求制定完善的供方管理制度，加强供方质量监督管理组织体系建设，根据本单位质量管理体系和船舶行业相关标准的要求，把对供方的考核、评价、复核以及动态管理等过程形成文件，为对供方实施有效管理提供保障；供方管理部门应成立供方质量保证能力考核与评价小组，根据供方管理制度的要求，负责对候选供方进行考核与评价（必要时邀请顾客参与），将考核结果提交供方管理部门组织审议，适时对供方的资质进行复核；供方管理部门应对供方实施动态管理（含评价），促进其持续改进满足顾客要求的能力，并做好相应的记录。

候选供方的选择应根据其满足顾客的能力为准则，首选管理科学、设备先进、有较强质量保证能力、在行内有一定知名度的企业或单位。另外，专业性强、实力雄厚、管理规范的私营企业也可以作为候选供方加以考核。对候选供方的考核应严格按照本单位供方管理制度和船舶行业相关标准的要求，从质量管理体系、生产现场管理制度、生产检测设备、技术水平、生产能力、专业资质等方面进行全面考核。鉴于舰船装备任务的重要性与特殊性，考核时要对候选供方明确对承担舰船装备任务的特殊要求（这里主要指质量保证方面的要求），即必须对其质量管理体系实施过程进行监督，对生产过程管理和合同的履行情况进行监控，为以后开展良好的合作打下基础。

对于通过考核的供方，经供方管理部门组织审议后决定是否纳入《合格供方名录》，符合条件的纳入《合格供方名录》作为采购外包的依据，并颁发《XXX单位X级合格供应方》资格证书。《合格供方名录》中的供方应遵循“全面、精简”的原则，“全面”即指所涵盖的专业全面，能够满足本单位各类产品的需要；“精简”即在专业内寻找有代表性的、有较强质量保证能力的企业，应相对集中，避免出现同类供方多而杂的局面。《合格供方名录》中对各供方根据专业进行分类（如机械制造、电气等），对其能承担装备的能力划分等级（如A类、B类、C类等），对每一个等级的供方所能承担的产品进行详细的说明，在同一专业同一等级的供方中对每个供方所具备的优势做出细化说明，对其适于承担本单位产品的类别做出规定，以便在需要时选择合适的供方。

1.2 具体项目供方的选择

科研单位内部通常会按照不同的专业或产品划分为不同的任务承担部门（项目组），本单位所承担装备任务由不同的部门承担。事实上，各任务承担部门各自独立地完成科研、装备任务，同样，在选择外包供方时会按照本部门承担的项目（产品）各自在《合格供方名录》中寻找供方，由于很多项目单次批量较小，对供方来说单个项目投入大、收益相对较小，就出现了有实力的供方不肯投入或在承担过程中重视不够的情况。在这种情况下，任务承担部门为完成任务选择了实力相对较差或者并不熟悉船舶行业要求的供方，有时甚至出现随意寻找供方的情况（《合格供方名录》以外的供方可通过特批承担特定的生产任务），这就增加了外包的风险。GJB9001B-2009（《质量管理体系要求》）中关于采购的规定较改版前增加了“选择、评价供方时，应确保有效地识别并控制风险”的要求。针对这类矛盾，笔者认为下包合同时应由采购管理部门统一进行分配，把本单位不同任务承担部门所承担的项目（产品）系统地分类，根据《合格供方名录》中各供方的信息，本着相对集中的原则统一分配给《合格供方名录》中适宜承担的供方。例如，把不同部门承担的产品中的机加工部分统一分配给在机加工方面能力较强的一家或几家供方，其它专业亦是如此，这样通过合同量解决了供方对投入与收益的“顾虑”，能充分利用有较强质量保证能力供方的资源，确保交付产品的质量。在选择具体的供方时，应本着公开公正的方式，采取招标的方式，在具有资质的几家单位之中进行竞标，选择在承担该项目上具有优势的供方承担。

另外，在外包时应尽可能地在《合格供方名录》中选择供方，严格控制特批的数量，必要时，应组织对特批供方进行考核，以确认其承担项目的资质与质量保证能力。

2 加强对外包过程的控制和供方的管理

在外包过程中，科研单位应加强对过程的控制和供方的管理，推动质量监控的“精细化”管理。合同中明确供方的质量责任，确立“各尽其责，质量问责”的质量原则，加强对供方质量管理体系运行的监督检查，注重收集并利用过程中的质量信息，促进供方持续提高质量管理体系的有效性和质量保证能力。

2.1 明确产品要求

签订外包合同时，应在合同及其附件中明确船舶行业相关要求及项目技术要求，列出参照的船舶行业标准，技术要求要尽可能地详细并具可操作性。保证发给供方的图纸等技术文件的有效性，项目验收的考核指标要量化。当发生技术状态更改时，需及时通报供方并经供方确认，保证技术状态更改得到落实。

2.2 加强监造

在产品加工制造的过程中，科研单位需要向供方派出监造代表，以监督产品实现的过程以及合同的履行情况。重点装备应设置过程检验（见证）节点。监造代表是科研单位与供方沟通的桥梁，起到在过程中与供方实时沟通的作用。监造代表既要熟悉产品设计，又要对生产、工艺方面有一定的了解。其主要任务为：

1）监督供方质量体系、生产过程管理规定的执行情况；

2）确保合同及技术要求得到落实，技术状态更改（若发生）及时落实；

3）确保工艺文件的实施，过程记录的完整性、有效性；

4）对于生产过程中出现的问题（包括与设计有关的问题），及时发现并协调整改；

5）及时获取过程中的不合格品、故障等信息，监督供方整改落实情况，必要时督促供方进行举一反三，制定预防（预防）措施，并评价其有效性，确保后续产品的质量。

6）收集项目过程记录，保证其完整性与有效性，保证合同的各项要求得到落实并有记录可追溯。

2.3 加强对供方的监控

在生产制造过程中，科研单位可以通过监造、问卷调查、现场监督等方式对供方过程的执行情况进行监督，对其质量管理体系、生产管理制度的执行情况、履行合同的情况（含产品质量与进度等）进行监控，对其生产过程管理情况（包括进货检验、生产控制、过程检验、不合格品审理、产品检验试验、记录等）进行检查，并对检查的情况做出评价。对于发现的问题及时与供方进行沟通，并监督其做出整改，以达到促进其持续提高质量保证能力的目的。对重点项目可以提出具体的要求，以合同或发函的形式加以约束，并监督实施。过程监控中如出现供方生产过程不受控、产品质量不稳定，且不配合整改的，应对该供方重新进行评价，不满足要求的，及时从《合格供方名录》中删除。

2.4 适时开展交流

科研单位应适时与供方开展交流。科研单位可充分利用其理论、设计等方面的优势，促进供方提高生产能力并进行技术革新，而供方在生产、工艺方面有丰富的经验，通过交流能促进科研单位实行优化设计，降低设计差错率。双方通过交流互相学习，取长补短，共同提高。交流的形式可以多样化，例如科研单位在允许的情况下可以邀请供方参与设计评审，供方邀请科研单位参与工艺评审，等等。通过充分的交流既能发现潜在的问题，及时消除隐患，又为以后的合作打下良好的基础。双方还可以定期对合作项目进行经验交流与总结，实现产品的持续改进。另外，对于有一定实力、处于发展期的私营企业，科研单位可通过合作，帮助其逐渐完善管理制度，不断提高质量保证能力，达到互利、双赢的目的。

2.5 动态评价

对供方的评价不能局限于作为候选供方考核时的评价和复核时的重新评价，应该结合项目的开展进行实时评价，评价的内容包括：交付产品的质量、履行合同要求的程度（含进度等）、与本单位的合作与竞争等。根据评价的结果采取必要的措施，以保证供方持续满足要求的能力。

3 对二次供方的管理

在实际情况中，经常会出现供方把承担产品的零部件或过程（如热处理）转外包的情况，这种所谓供方的供方称之为二次供方。对二次供方的管理是供方管理的难点，容易造成过程的失控。科研单位主要通过供方来间接管理二次供方。即通过审核供方的供方管理制度，确保能对其供方进行科学、有效的控制，对实施控制的过程保留完整的记录等等。事实上，GJB9001B-2009中关于采购的规定明确指出：对顾客要求控制的采购产品，组织应邀请顾客参加对供方的评价和选择。科研单位可以和供方约定，某些零部件或过程转外包应事先通知科研单位，提供关于二次供方保证产品质量能力的材料，必要时进行现场考核，经科研单位认可后方可实行。同时，二次供方必须提供过程的记录。一般来说，能纳入其《合格供方名录》的供方本身在质量管理体系方面能满足一定的要求，具有一定的质量保证能力，只要对其管理过程提出适当的要求并加以监控，可以保证其转外包产品的质量。

要严格控制供方的转外包，避免出现三次供方甚至更多的情况，如果有，应要求供方按照上述办法加以控制，并适时检查其执行情况。

4 供方能力的复核

科研单位供方管理部门应根据本单位供方管理制度中的规定定期对《合格供方名录》中的供方进行质量保证能力的复核。每年度（或适时）制定复核计划，对于不同等级的合格供方复核的周期可以不同，具体可参照其承担项目的类别、过程运行的情况、历史供货质量而定。方式可视情况自定，如函调、现场复核等。内容主要包括：

1）质量管理体系的充分性、有效性和适宜性以及其执行情况；过程的有效性；体系与过程的持续改进等。

2）是否能有效履行合同约定：交付产品的质量与进度保证。

3）过程中发生问题的整改情况，纠正预防措施的有效性。

4）持续改进的能力。

对出现质量问题的供方，可根据需要随时安排考核，以确保问题得以解决，纠正（预防）措施有效落实，并实时评价其满足产品要求的能力。

复核的结果应进行重新评价，并将结果反馈给供方。

对供方能力的复核也要实行动态管理，根据复核、重新评价的结果采取相应的措施。对于产品质量稳定、能持续提高质量保证能力、合同完成质量较好的单位予以肯定，提高其所属供方等级；对于质量保证能力不稳定、但能基本履行合同约定的供方邀提出整改要求，并限期整改，视整改情况决定是否做出调整；对于质量保证能力下降，产品质量不能满足顾客要求，或出现重大质量事故并且整改不力的供方应撤销其合格供方资格。

供方管理部门应根据年度（或适时）增加或撤销资格的供方更新《合格供方名录》，为采购外包提供有效的依据。供方管理部门还应根据需要逐步改进完善供方管理制度，以便更好地为供方管理服务。

5 结束语

科研单位承担船舶系统项目的总成有利于发挥其技术优势，但同时也要充分认识到所带来的质量控制方面的风险。科研单位应通过制定科学、有效的供方管理制度并持续改进，对供方实行有效的管理，使其技术优势与供方生产保障有效地结合起来，从而保证产品的质量。

[1]邓卫华.质量体系认证与全面质量管理（TQM）[J].冶金标准化与质量, 2002(02):31-33.

[2]赵树蜂.采购与供应管理[M].北京: 机械工业出版社, 2003.

[3]于淼.供应商管理[M].北京: 清华大学出版社,2006.

[4]李燕妹, 陈昕.采购外包管理流程的研究[J].物流技术, 2004(03):20-22.