浅谈高校食堂采购过程中的食品安全管理信息化建设

林旭昌：浅谈高校食堂采购过程中的食品安全管理信息化建设

[摘要]采购过程中的食品安全管理，是高校食堂食品安全管理体系中的关键环节。推进这一过程管理的信息化建设，建立起包括准入管理、信息共享、动态控制、实时追溯和反馈评估的一体化管理系统，能够有效提升管理效能，防范安全风险，对提升高校食堂的食品安全管理水平具有重要意义。

[关键词]高校食堂；食品安全；采购；信息化

[中图分类号]F252[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2013）42-0096-02

近年来，随着外部市场食品安全事件频发，整个社会对食品安全问题日益关注，同时也对高校食堂的食品安全管理提出了更严更高的要求。而在高校食堂的食品安全管理中，采购过程一直处于整个管理的关键环节。但由于多方面原因，这一过程的食品安全管理信息化水平仍然较低，开始无法满足高校食堂日益提升的食品安全管理需要。笔者认为，对采购过程的食品安全管理信息化建设进行探讨，对于进一步提升高校食堂的食品安全管理水平具有重要的理论和现实意义。本文将主要从高校食堂采购过程中食品安全管理的主要特点、信息化水平低带来的主要问题以及信息化建设的主要内容三个方面进行初步的探讨。

1高校食堂采购过程中食品安全管理的主要特点

高校食堂的采购过程，连接着外部市场供应和内部食品生产，指的是从采购发起到验收入库的完整过程。这一过程涵盖物资类别广，采购品种杂，涉及供应商多，配送频率高，配送关系在时间和空间分布上较为分散，因此给过程中的食品安全管理带来一定的难度，具体来讲，其食品安全管理的主要特点是：

11食品安全风险源头多

高校食堂的保障属性，决定了食堂必须满足不同师生的日常饮食需求，因此也决定了食堂所需物资在采购类别和具体品种上的多样性。目前，高校食堂的采购物资基本涵盖了常见的主要伙食物资，不仅包括粮油、肉类、禽蛋、果蔬、水产、调料、饮料和酒类等各类主副食，还包括各种食品添加剂、用于食品的包装材料和容器等与食品安全关系密切的衍生类别产品。与此同时，由于同一产品又存在品牌、生产厂家的多样性，整个采购物资呈现出类别广、品种杂的特点。正是由于这一特点，为满足需求和稳定供应，高校食堂往往存在着一定数量的供应商。在这些供应商里，既有大型企业，也有中小企业和个体户；既有国有的，也有民营的。

12伙食物资验收操作难

在供应商与产品的准入环节后，食堂的验收入库作为采购过程的最后一环，是防范高校食堂输入型食品安全风险的关键环节。由于高校食堂物资采购的特性和不容乐观的市场环境，采购过程中的食品安全风险在来源与类型方面都较为复杂，这给食堂的验收操作带来很大的难度。由于检测能力特别是快速检测能力的不足，食堂在验收操作时很难对所有类别物资进行关键安全指标的量化验证。即便在借助第三方检测力量后，也因较长的检测周期和较高的检测费用，无法满足现场快速的验收要求。同时，大量伙食物资特别是鲜活农产品在产品标准上的缺乏，导致在验收时很难形成量化的标准，也给实际操作带来了困难。

13过程管理的动态性强

高校食堂的物资采购不仅具有类别广、品种杂、涉及供应商多的特点，而且由于食堂的配送点多和配送频率高等原因，整个采购过程中的配送关系在空间与时间上的分布较为分散。这就意味着这一过程中的食品安全管理必须一直处于实时的运作状态，才能对发生的每一次配送关系进行食品安全的把控。同时，在实时的运作过程中，监管要求的变化（如国家标准修改）、由采购结果和安全评估带来的配送关系变更（如供应商更换、产品准入调整）等情况，也都必须得到及时的输入。因此，与单一品种集中式的大批量采购不同，高校食堂物资采购过程中的食品安全管理具有很强的动态性，呈现出频率高、不间断和操作量大的特点。

2信息化水平低带来的主要问题

高校食堂采购过程中食品安全管理的特点，决定了管理过程的复杂性。由于信息化水平较低，传统人工操作的管理方式在管理效率、管理成本、风险防范、信息共享以及标准建设等方面已无法满足信息共享、实时追溯、动态管理的精细化管理要求，主要存在的问题有：

21缺乏统一的信息共享平台

由于信息化建设的滞后，高校食堂采购过程中的食品安全管理缺乏统一的信息共享平台，无法实现供应商与产品准入材料、食堂验收情况、内部监控情况和第三方抽检结果等信息在采购部门、监控部门和各食堂之间的实时共享，从而增加了在食品安全管理信息对接上的管理成本，甚至造成了重复管理现象的出现，降低了管理的效率和效果。

22缺乏产品的实时追溯系统

高校食堂的物资采购品种繁多，并且涉及不同的配送商和生产厂家。作为终端消费方，产品的追溯涉及环节多，信息量大。由于缺乏产品的实时追溯系统对供应商与产品准入、订单发出、产品配送和验收入库等各环节的信息进行自动化录入，高校食堂的物资采购还无法达到链式的动态管理要求，也无法实现全部产品追溯信息的实时高效查询。

23缺乏高效的系统管理工具

高校食堂的采购过程涉及大量产品、不同供应商和频频发生的配送关系，整个食品安全管理过程中需要大量的信息处理。没有一个信息系统工具的支持，无论是在不同环节的信息共享、供应商与产品准入材料的期限查验，还是在具体产品追溯信息的实时查询、配送关系和监管要求的调整、采购过程各环节的沟通反馈等方面，都容易产生巨大的工作量，并容易出现各环节人工操作的管理漏洞，从而给食品安全把控带来风险。

3高校食堂采购过程中食品安全管理信息化建设的主要内容

高校食堂采购过程的食品安全管理信息化建设，主要为了建立包括准入管理、信息共享、动态控制、实时追溯和反馈评估的一体化管理系统，从而有效提升管理效能，防范安全风险。具体来讲，信息化建设的主要内容有：

31要建立完整规范的基础数据库

食品安全管理的信息化建设，首要的就是建立起完整规范的基础数据库，主要包括供应商和产品两个信息库。供应商信息库主要包括供应商的基本信息、准入材料和合同要素等方面内容，通过供应商信息库可以实时查询供应商的营业执照、许可证件、准入审核资料等信息，也可以对供应商的合同期限、供应品种和配送范围进行系统的锁定。

产品信息库则主要包括科学合理的产品分类信息、产品统一规范的命名和编码、产品准入信息和配送商家信息等内容。通过产品信息库可以实现对产品分类、命名和编码的系统化管理，从而有利于形成内部统一的产品信息规范，减少沟通上的信息不对称，具体来讲，对进入国家统一商品编码的产品按照一个编码对应一个品名的方式进入数据库，而大量没有国家统一商品编码的食用农产品等则按内部使用需要的规格进行对应的编码入库，确保一个品名对应产品的唯一性。通过产品信息库可以实时查询产品生产厂家信息和相关的许可证件和检测报告，以及产品配送商家信息和价格情况。

32要实现食品安全的实时追溯

在基础数据库建设的基础上，还需要进一步纳入订单发出、产品配送和验收入库等各环节的食品安全管理，从而实现整个食品安全的实时追溯操作。具体来讲，就是每个食堂的每批次物资和每个产品都能在信息系统上查询到它的验收入库信息、配送商家和生产厂家信息，以及该产品供应合同的相关信息，不仅可以对产品的安全性进行验证，也可以对配送主体的经营规范和能力进行查询，还可以对问题产品进入的具体原因进行查找，从而有效减少管理漏洞，保障采购过程中的食品安全。

33对采购过程中的食品安全把控进行系统化管理

采购过程中的食品安全管理涉及大量的文件信息处理，通过系统化的管理方式一方面可以大大减轻工作人员的工作量，提升管理绩效，另一方面也可以实现动态的智能化管理，减少因人工操作产生的管理漏洞和安全风险。具体来讲，这一系统化管理主要体现在以下几个方面：

一是对供应商准入和配送权限实行系统锁定。供应商在采购程序中通过准入审核并签订供应合同后，方可进入信息系统，然后开展实际配送。采购管理部门则根据合同对供应商的配送区域、配送品种和配送期限进行设定。

二是对产品准入的系统管理。为确保采购环节的食品安全，必须对每一个品种实施准入管理，但由于高校食堂采购涉及品种很多，人工审核的方式在全品种管理上存在很大的难度。通过系统性的管理，则让这一管理成为可能。由采购部门对每一品种的配送商许可证件、生产厂家许可证件和产品合格证明等进行准入审核，通过则开放系统中的配送权限，并在配送过程中进行实时的动态管理。如果出现证件到期或产品安全存在问题等情况，就可以通过系统对相应品种产品的配送权进行关闭。

三是能够为采购过程建立起动态的反馈机制。从采购发起、供应商确定、合同签订、订单发出、商家配送到最后验收入库，整个采购过程一直处在动态的过程，各个环节环环相扣。通过系统性的管理，不仅能有效串联各个环节的操作和信息共享，而且能够对每一次采购行为形成动态的反馈机制，便于采购管理部门开展评估，并决定下一次采购行为。

4结论

近年来，食品安全事件频发，高校食堂的物资采购面临着严峻的外部市场形势，通过信息化建设来提升采购过程中的食品安全管理水平，对于防范食品安全风险具有十分重要的现实意义。在信息化建设过程中，除了技术实现和硬件搭建之外，还要着力于与之相适应的标准规范制定、管理关系调整以及使用人员培训，并建立起良好的管理维护机制，确保信息化建设与高校食堂的日常运行和其他管理系统实现顺利的结合，发挥出管理实效。

参考文献：

[1]童吉高校采购信息化管理系统的构建[J].吉林教育，2011（7）：117

[2]任志强浅谈通过采购信息化提升采购管理水平的必要性[J].商场现代化，2012，2（674）：9