领导不在办公室的文件签批

文/方玉军

文书人员的职责就是依据办公室主任提出的拟办意见将文件呈领导签批后转有关部门办理，在这个过程中最难的就是找领导签批文件。因为领导比较繁忙，经常外出开会、进行公务活动和调研等等，在办公室的时间相对很少，因此在这样的情况下怎样尽快找到领导签批文件是对文书人员智慧和能力的一种考验。本人在多年的办文实践中，积累了一些这方面的经验，现总结出来，以期能对大家有所启发和帮助。

（一）掌握领导动向是实现办文的前提。因为领导经常不在办公室，所以，准确掌握领导的去向就成为找领导签批文件的关键。一般在一些大的单位，领导们往往会对一周乃至一个月的工作有个大致的安排，据工作安排表就可以帮助我们有效地找到领导。

（二）考虑文件本身的时效性。每份文件都是有时效性的，对于那些时效性不强的，可以等领导回来时签批，而对那些时效性比较强的、尤其是紧急的文件，就要立刻找到领导签批意见了。

（三）灵活运用多种方法呈领导签批文件。根据不同情况可分别采取以下几种方式：

1.电话联系。对于一些内容简单的文件可以直接电话请示领导。比如一些例行的会议通知、业务性比较强的事情等等，这样的文件不需要领导太多时间的思考就能立即作出批示。当然，电话联系时首先要考虑领导的时间段，以领导方便接电话为原则，尽量避开领导休息、开会的时间。这样，既不打扰领导正常的工作，又能保证领导能够集中精力作出正确的决策。其次，给领导汇报文件内容要抓住要点，言简意赅，保证领导在最短的时间里掌握文件的内容，切忌眉毛胡子一把抓。比如一份会议通知，除要讲清楚会议时间、地点外，更主要的是要讲明会议内容及对参会人员的要求，这样才能让领导尽快作出有效批示。再次，给领导汇报内容时要使用标准普通话，避免家乡话以及方言土语，而且语速要慢，保证领导一字一句都听清楚，重要的内容可以多重复一遍，尽量避免说一些带有谐音歧义的词语。最后，还要将领导的批示记录下来，防止遗漏或遗忘，听不清楚的可以请领导再重复一遍。另外还有一点就是电话请示完领导后，最好等领导回来后再给领导看一下，因为有时领导听文件和看文件往往会出现不同的结果。记得有一次，电话汇报领导后，领导安排了一个部门办理，结果领导很快回来了，当他再细看文件时感觉也需要另一个部门办理，于是又补签了另一部门，我们赶紧又将文件转至另一个部门办理。当然这种情况比较少见，但至少说明了口头听文件和看纸质文件是有区别的，所以即使电话汇报完毕后，也要让领导再看一遍原文件。

2.发邮件。如果文件内容比较复杂，感觉口头汇报不方便，或给领导电话联系时，领导特别交代给其发邮件，那么这样的情况就需要给领导发邮件。当然，发邮件时也要注意几点：首先领导要有接收邮件的条件，也就是说领导携带有笔记本，且能上网，前提还要熟记领导的邮箱。其次要给领导发短信提醒。再次还要考虑文件的格式，保证领导能打开文件，否则还要转换一下格式。最后还要及时查看邮箱。一般情况下领导签批文件后会回电话说明一下，若领导不方便打电话，就要注意及时刷新邮箱查看领导的批示意见。

3.发传真。传真这几年用得相对少多了，但即使偶尔用到也要注意一下：首先领导身边要有接收传真的条件，一般领导外出到某单位调研时常用这一种方式，这样的情况领导带笔记本不方便，而调研的单位一般都是基层，所以这种情况下发传真成为首选。其次传真发送成功后要确认对方是否收到、字迹是否清楚，还要备注好接收人姓名以便联系。再次安排可靠人员帮助将传真呈送给领导，然后再把领导的批示回传过来，一般选同系统的办公室人员，其他人员不方便也不可靠。

已经实行网上签批文件了，领导出差携带笔记本就能实现网上文件的阅批。这里要注意的是应保证领导的笔记本时刻联网，其次给领导网上传文件最好有短信提醒。如果领导由于种种原因收不到文件或者无法签批时，则可考虑选择其他方式。

（四）其他注意事项。

1.如果电话实在联系不上领导时，可先等会，因为此时也许领导不方便接听电话。过后如果还是联系上不，而时间又很紧迫时，可给办公室主任汇报看是否改签其他领导。当然这种情况一般很少有，如果真遇到，本着对工作负责的态度要灵活处理，哪怕事后再给领导当面解释。还有一种情况就是有时联系领导需要一个过程，在这期间可根据内容先将文件转有关部门做好准备，然后再等领导的批示意见。再者，如果领导批示 “请某领导阅示，某某部门办理”时，同样也可先给部门办理，然后再等领导的批示意见。要学会用两条腿走路，切忌死等硬靠。

2.注意保密。以上说的都是非密级的文件，如果是涉密文件，一定严格按保密规定办理，不能在电话、传真或邮箱里出现带密级文件，决不能有泄密情况的发生。

以上就如何找领导签批文件谈了一点粗浅的看法，有不当之处还请大家给予批评指正。总之，办文是讲究程序化的，但在讲程序化的同时也要有一定的灵活性，决不能因为程序化而僵化地、教条地办文，那样就严重违背了办文的本质。至于如何做到程序化和灵活性的有机统一，这需要充分发挥办文人员的聪明才智，审时度势，才能做到游刃有余、有条不紊、忙而不乱。办文如果能达到这个程度，就已经有相当高的水平了。