以信息化建设促进档案管理工作发展

冯娜

【摘 要】信息化时代给档案管理工作发展带来了广阔的发展空间。信息化建设是促进档案工作发展的重要途径，是档案工作未来发展的形势需要。因此，大力推进档案信息化建设是档案管理工作必须要完成的工作。

【关键词】信息化建设；工作发展

随着计算机的普及运用，人类已经步入了高科技信息时代。在高科技信息时代，档案管理工作要与时俱进，把信息化植入档案管理工作之中，是实现档案管理规范化的客观需要，也是推动档案管理工作发展的重要内容。笔者就如何以信息化建设，促进档案管理工作发展谈一些粗浅的看法。

1.充分认识信息化建设在档案管理工作中的重要性

信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志。随着社会的发展，信息化建设已经成为党政机关、企事业单位的一项重要工作，由信息化所带来的无纸化办公方式，将产生大量的电子文档、电子签名、电子档案等信息化产物，这对过去我们以纸质为载体的档案管理工作产生了较大的影响。解决好无纸化办公催生的电子产物管理问题，必然从信息化入手，引入计算机技术管理档案。我们的档案管理工作者要更新观念，转变思路，学会运用信息技术，开展档案管理工作。

在当今信息化时代，知识和信息越来越重要，成为重要社会资源。档案部门如果充分利用信息化技术，把收集整理、归档的信息、资料变成能够网上共享的信息，将是一笔宝贵的社会财富。档案管理工作正面临着机遇和挑战，作为档案管理者要正确认识到信息化建设的重要作用，充分认识到信息化建设一旦步入档案领域，将会加快信息交流的速度，将会体现出档案资料的重要性，体现出档案管理工作的重要性。由于在日常工作中会产生越来越多的电子信息，整理归档纸质文件比重将会降低，整理归档电子文件的比重将会提高，这也将会给档案工作者留下充足的时间，收集、甄别、整理各类有用的信息，更好地感受社会信息的变化，从而大大提高档案工作者的工作时效。

2.当前制约档案管理信息化建设的主要问题

2.1档案信息管理知识人才不足

档案管理信息化必然涉及到计算机知识、信息技术和网络技术。档案管理要实现信息化，亟需培养、吸收这部分高科技信息化人才，进入档案部门，以改变目前档案部门工作人员专业单一局面。从目前调查情况来看，由于我国档案信息化工作起步较晚，既懂档案管理，又懂信息技术的复合型人才较少，况且档案信息管理专业人才培养速度仍然根不上时代发展的要求。

2.2思想观念改变滞后

档案信息化对档案管理工作提出更高要求。档案工作者受传统工作方式影响，思想上老是按照过去老办法看问题，干工作，对新事物接受程度上可能有些滞后，或者有的档案工作者由于受年龄知识文化水平限度，不愿意接受新事物，安于现状。人的思想观念改变不及时，表现在信息化工作上就是进展缓慢。

2.3档案管理数字化水平低

档案管理信息化的核心内容是档案管理数字化。当前，档案管理信息化资源缺乏，对电子文档归档、整理不及时，对有效的档案资源没有及时转化为数字化程序管理，更重要的是缺少有效统一的数字化工具。有些地方档案管理信息化工作，由于信息资源实现不了数字化，仍停留于硬件配置达标，无法实现网络共享。

2.4档案管理方式亟需变革

过去档案管理部门在人们心中是“看摊守业，等客上门”被动式服务。档案行业一度成为社会冷门。随着信息化的发展，越来越多的电子文档需要管理，催生了档案管理的信息化，也必须带来档案管理方式的变革，从过去被动服务变为以开放式姿态主动服务于社会的需求，现实的需要。

3.解决档案管理信息化发展的初步对策

档案管理信息化发展问题是一个系统工程，涉及人员、资金、技术、资源等各个方面问题，要统筹兼顾，同步推进，实现共赢。

3.1加大人才培养力度

对现有档案管理人员，按照档案管理工作信息化要求，采取业务知识培训方式，督促他们加强学习，不断更新知识，让其尽最大可能掌握和运用现代技术和信息技术。要利用高校、行政学院等院校，有针对性地培养适合档案信息化管理的计算机技术、信息技术、网络技术专门人才，及时充实到信息化建设之中。要开展好经常性的岗位练兵活动，教育引导档案管理人员运用所掌握的信息知识，掌握各种档案工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识。通过各种培训手段，着重培养好档案管理人员的信息获取和开发利用的能力、信息选择能力、信息预测能力、信息加工、开发、传输、存储、调阅和吸收等能力，逐步建立起以管理型人才为基础，复合性人才为重点的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。

3.2加大解放思想力度

当年社会，信息技术、现代科学技术和数字化技术快速发展，档案信息化也会随之得到快速发展，这就要求档案工作者必须从思想上转变观念，加大解放思想的力度，增强创新意识。要学习信息化技术，不断提高自身的综合素质，积极把所学知识运用到档案管理工作之中，在工作中逐步领会和掌握档案信息化的工作要求和方法。要摒弃因循守旧的思想，及时抛弃不合时宜的工作方法，同时要把过去搞档案管理工作的好经验好做法，与信息化建设有机结合起来，逐步摸索出一套档案管理的新方式。

3.3加快档案管理信息化软硬件建设

档案信息数字化是档案信息化建设的核心内容，它是数字档案馆建设的基本条件和前提。围绕档案信息数字化，一方面要加强档案管理基础建设，包括库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等。另一方面完善档案管理软件系统，一要开发好计算机管理档案系统，建立以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统，通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实现档案工作自动化。作为归档单位要做好电子文件的收集归档与管理，既要收集归档好电子文件，又要实现与日常工作实现电脑互联互通，以满足归档部门和使用者的要求。作为档案部门，要加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证电子文件真实、完整、有效，以实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化。二要扎实推进档案数据库建设，加强文件目录数据库建设、重要档案的数字化建设、全文信息数据库，实现所有馆藏档案全部数字化。

3.4创新档案管理方式

要利用好档案管理信息系统，把档案的日常管理、分类、查询等工作由信息系统来完成，通过计算机录入信息和目录，全面实现手工检索向计算机检索的全面过渡，提高了档案检索的效率；对全社会启用档案管理数据库，利用互联网，开通档案文件、信息发布和查询利用平台，实现资源社会共享，最大限度地发挥档案部门服务社会功能。要改进服务方式，加强档案管理信息化宣传，让广大社会公众熟悉和了解档案信息化的政策，提高社会对档案工作的重视度和认识度，推行“招客上门”主动式的服务，建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，准确、及时、简捷、实用地满足利用者对档案信息的不同需求。

总之，信息化建设已成为助推档案管理实现健康发展的有力抓手。做好档案管理信息化工作，对于改进档案管理工作，发挥好档案部门服务社会职能作用有着重要意义。 [科]