徐岭, 黎小芳
长沙市中心医院 a.信息科;b.科教科,湖南 长沙 410004
随着医疗改革的深入,医疗信息化建设进入前所未有的高速发展期,信息产品的采购也进入一个高峰期,但信息产品涉及学科众多,技术专业性强,产品价格相差悬殊,特别是软件产品的功效评估受人为影响较多,与一般医疗器械产品有明显不同的技术特点。
在信息产品采购过程中可能会遇到一些采购陷阱,如不采取对策,信息产品将难以发挥预定功效;信息系统项目建设会出现费用超支,系统故障频发且难以排除;合同纠纷不断等情况,严重时会到影响医疗业务正常进行,损害医院声誉。本文分析常见信息产品采购主要陷阱及对策。
目前的网络运营商很少提供高于100M的互联网接入,供应商在技术方案中推荐千兆端口防火墙就是参数虚高的浪费行为。一般医院的办公自动化系统(OA)的服务器属于动态网页服务器,采用中低端服务器即可满足要求,有的供应商却推荐几十万元的高端数据库服务器以抬高工程报价。以办公处理为主的计算机一般不必配独立显卡,有的供应商却在具备集成显卡的办公机型上加配几百甚至上千元的中高端独立显卡,不但发挥不了显卡性能,相反还会带来故障隐患。
针对以上几种情况,采购部门进行合同谈判前,应先由本院信息技术人员和供货商对技术方案进行沟通,论证硬件参数的合理性。对本院技术人员不能确定的技术参数,可邀请外院同行或咨询公司参与论证。信息科不能因供货商的名气或以往的合作关系就不加论证地全盘接受供货商技术方案。采购部门只接受信息科主管签字认可的技术方案。
以某品牌同一型号笔记本报价为例,见表1。3款是同一型号的笔记本,主要配置相同,但仅小型号不同就可导致20%~50%的价格差异。
表1 某品牌同一型号笔记本报价
再以另一品牌笔记本电脑为例,购置成本为4999元,不同保修服务的价格,见表2。
表2 某品牌电脑保修服务价格表
从表2可见,仅保修服务费用不同就可以导致价格有5%~20%的差异。
在拟订合同条款时,采购部门应以附件方式列清所采购产品的品牌、型号、详细配置、保修服务等详细信息。否则将因此引起合同纠纷,造成经济损失。
信息产品的寿命通常是3~5年,其全寿命成本主要包括购置成本、服务成本、维护成本,其中维护成本可能会占到全寿命成本的40%以上,甚至远高于购置成本。以激光打印机为例,某品牌4种不同型号打印机的全寿命成本对比,见表3~4。
表3 采用原装耗材的打印机全寿命成本
表4 采用兼容耗材的打印机全寿命成本
由表3~4可见P1007与P1606 dn打印机两者购置成本虽然相差2倍,采用原装耗材时,P1606 dn 打印机全寿命成本低于P1007打印机13117元,可以购买全新的P1606 dn打印机7台;如果采用兼容耗材,中端打印机3015dn全寿命成本比低端打印机2055 dn更低;相对原装耗材,采用兼容耗材可降低全寿命成本50%~76%。所以购买硬件产品不但要考虑产品的购置成本,还要考虑产品需要用到耗材的种类和价格。
信息产品中有的软件产品服务费率较高,例如某些企业版防病毒软件、桌面管理软件,通常会以年为单位计算服务费,每年的服务费可能达到软件购置成本的12%~15%,一旦服务到期,软件就可能失效,不能再发挥有效的功能,所以在采购上述软件产品时要根据全寿命成本评估成本因素,将软件的维护、保修费用纳入考察范围。
针对上述情况,采购部门在招标采购时,不宜采取以购置成本为核心的最低价评标法,应采取综合评标法。在招标书权衡价格、服务两者的分值比重;要求供应商在投标书中提供主要配件及耗材价格表,列出软件服务费、维护费收费明细表,以便计算信息产品全寿命成本,根据自身单位的经济承受能力选择合适的信息产品和供应商。
供应商在服务器、工作站供货时预装盗版操作系统和应用软件而不做声明,在集成方案中提供的软件不能提供合法的版权证明。有的供应商在某些大型信息产品合同中有意不详细列出系统中集成的各个软件模块(或产品)的品牌、型号、单价、数量。
针对这类情况,采购部门在进行合同意向谈判前就应检查供应商的代理资格,核实供应商所提供的软件是否存在版权纠纷。在拟订合同条款时,应将软件的正版化要求明确写入合同要求。对包括多套工作站软件的复杂信息产品,要在合同附表中明确列出软件名称、版本号、厂商名称、购置单价、免费服务年限,明确说明第三方软件、开源软件、系统集成接口(比如DICOM、Worklist接口与HIS或医保系统的接口)的收费标准,明确承诺如果后期需要修改或增加接口软件,应如何处理。这样方可有效控制成本,避免后期合同谈判时丧失谈判主动权。
在购买服务器配件时应防止购买水货或无保修产品,购买打印耗材要注意识别产品真伪。要做到这些,首先需要在合同中明确验收标准,在到货验收时不要怕麻烦,要根据产品序列号(出厂编号)上网或打客服电话仔细校验每件产品真伪、保修期、保修年限,查不到保修期限的产品决不能入库;其次,要选择信誉优良的供应商,尽可能选择本地区的总代理商,采购价格不要一味求低;对长期采购的信息产品可建立供应商信誉记录,对有不良记录的供应商实行一票否决。
对流程复杂、难以界定验收标准的信息软件(如HIS、PACS、LIS等),可将软件的试运行与软件测试相结合,由信息部门主管负总责,使用科室负责人分管,制定测试计划。在试运行期间记录软件使用中发生的问题与实际效果,由具体使用人签字,试运行结束后,由使用科室负责人根据记录情况确认是否满足本科室要求、是否需要修改软件。只有等各使用科室负责人签字认可后,信息部门主管才能在测试报告总结上下结论,确定信息软件是否验收合格。
对有明确技术标准信息产品或服务,但需要专业设备(人员)测试的信息产品或服务,如光纤布线、计算机机房建设,可引入第三方测试机构参与验收。用人员采取不同培训标准,培训完成后要进行考核,以便了解培训效果。
在项目进行验收前,信息部门应要求施工单位将相关的技术材料(如施工图纸、测试报告、工程清单、操作手册、技术说明文件)登记汇总,移交给甲方。采购部门应将技术资料移交作为验收合格的标准写入合同,在合同条款中明确规定技术资料的种类和内容。
综上所述,应对合同陷阱的有效办法包括:采购部门在招标时采取综合评标法,考察信息产品的全寿命成本,在签订合同前邀请技术部门论证技术方案细节,并对合同的相关细节条款进行技术把关,通过培训和技术资料交接使接手人员了解信息项目情况,通过建立相应的检查监督机制来保证合同条款的认真执行。
信息系统是由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统。信息用户是信息系统的核心,直接决定着信息系统的使用效果,如果操作人员未得到相关培训,不但花重金购置的信息系统达不到使用效果,还会出现问题不断、错误频发的现象。
有的信息系统项目在结束时会忽视技术资料的交接与管理,使得接手维护人员无从下手,出现问题时原因无从查找。
为防止上述情况,需要双方在合同附件中对培训对象、人数、数量、地点、标准做出明确约定。针对不同层次使
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