档案馆现行档案的全宗排放

李强

摘 要：随着大量现行档案移交进各级各类档案馆，全宗排放工作中反映出的问题日益突出，因为全宗排放得是否科学，直接关系到工作效率的高低，基础工作的好坏，直接体现了档案馆的管理工作水平。

关键字：档案馆；档案；全宗排放

1 档案馆现行档案全宗排放的现状和所面临的问题

目前，对于全宗如何排放，可以说是普遍地令各级各类档案馆头疼的问题。许多档案馆现行档案全宗的排列，都是按照传统的做法，即凭经验在每一个全宗之后预留出位置，为以后接收档案而用。这一做法，在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定作用，但是随着现行档案的不断移交进馆，馆藏数量的不断增加，它也就产生了某些弊端，其主要体现在以下两方面：

1.1 进馆档案全宗的无序状态，导致全宗排放工作的被动性

在实际工作中，接收档案进馆通常不是按照档案馆的全宗排放顺序进行的，而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容，还是数量上都有可能与我们先前的经验判断相距甚远，因而预留位置不很准确。时常是一个全宗的新进馆档案，挤占了相邻全宗的位置，这样就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打乱了整个的工作安排，并且造成了大量的重复无效劳动。

1.2 每个全宗后所预留位置的不科学，造成了管理工作的不稳定性和库房资源的巨大浪费

采用傳统做法所预留的位置，往往是通过经验的判断，“一厢情愿”，估计而已。一个立档单位的档案无论从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化，但我们对其所预留的位置却没有改变，因此造成了管理工作的不稳定性和库房资源的闲置浪费。比如，当预留位置不足时，为了避免整个档案库房“大搬家”通常是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案，这样就会使档案拥挤不堪、取放不便，或者重新调整全宗位置，造成人力、物力的浪费和管理上的不稳定性。实际工作中存在这样一种情况：全宗之间会由于预留位置的不准确，使一些空间成为“嚼之无味，弃之可惜”的“鸡肋”。它所造成的浪费是惊人的，我们不妨做一个推测就足以证明这一点：如果每个全宗后留有30厘米的长度弃之不用，那么100个全宗之间将会有3000厘米的空间不能存放档案，这些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度档案3000卷。这还没有考虑其它因素，单单是装具的浪费就是很可观的。

2 如何做好档案馆现行档案全宗的排放

2.1 要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题

我认为“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的，这就是要切实保证“一个机关的全部档案”，“应统一向一个档案馆移交”，“进馆档案应保持全宗的完整性”不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则，往往存在一定的误区，即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来，认为一个全宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地来看，在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是，以全宗理论为大前提，但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以，我认为，在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散，也就是说，一个全宗的档案可以按目录或时期分别存放，而并不强求必须集中存放在一起。

2.2 对需要向档案馆移交档案的单位进行调查研究

对立档单位的调查研究，是做好全宗科学排放的重要前提。因此，各级各类档案馆应从本馆的性质综合性或专门性和职责范围出发，调查研究本馆应接收范围内的所有国家机构、社会组织和个人的职能、任务及其形成档案的内容、种类、价值，以及现存档案的数量、整理、保管等情况，科学地确定应移交档案的单位并编制出进馆全宗名册，以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量，为全宗的科学排放奠定基础。具体地说主要做好以下几方面的工作：

（1）对立档单位中符合进馆年限准备移交进馆的档案进行调查研究。对这部分档案情况进行摸底调查，是我们首先要做的工作，因为我们掌握了这部分档案的基本情况，就可以迅速结合馆藏现状制定出接收方案，做好准备工作，增强工作的主动性。

（2）对未到进馆年限的档案进行调查研究。主要是调查这部分档案整理的原基础、鉴定的方法和质量、档案的数量与成分、需要进馆的档案有多少，做到心中有数，以便为这部分档案顺利移交进馆创造良好条件。

（3）在前两项调查研究工作的基础上，对立档单位未来形成档案的状况进行调研、分析、预测，并做好规划。要对立档单位的业务状况进行分析，从而预测其未来档案形成的数量以及分类标准等情况，为科学决策提供依据。

3 设想

笔者结合实际工作中遇到的一些问题，就如何做好档案馆全宗科学合理的排放提出了一些初步设想：以便于管理为出发点，在确定进馆档案范围、数量的情况下，结合库房、装具容量，把所有全宗的档案分时期存放，使整个馆藏档案形成一个个相对稳定的、集中的以所有全宗为组成单位的不同时期档案构成的管理体系，也就是说，把所有全宗中相同时期的档案仍以全宗为单位集中存放。比如，可以将全部现行档案以某一年为一个时间界限，对这以前的档案，进行科学规划，为这一时期待进馆档案预留出位置，并且这一时期全宗的排放尽可能在预留的范围内变动，这样做的好处就是使全宗排放在现阶段是相对稳定的，而且在这一年以前的待进馆档案全部接收完毕后，这一时期的档案则形成了一个稳定的管理个体。对这一年以后至某一个年限的档案，则可以按原来的全宗顺序号重新进行集中存放，对待进馆档案重新做好规划，形成一个良性循环的工作系统。此外，在实际工作中，所有全宗的排放可不必强求按由小到大的全宗号顺序排列，因为随着计算机技术在管理工作中的应用，可使排列无序状态而不利于管理的问题迎刃而解。

总之，随着科学技术的进步，社会生活的各个方面都在发生着深刻的变化，档案工作领域也面临许多新的问题，对此我们档案工作者应积极探索，为档案工作及理论的发展开辟一片新天地。