勘察设计型企业的知识管理研究与实践——以中铁二院专业知识库管理系统为例

张洁茹

中铁二院工程集团有限责任公司信息技术中心，四川省成都市 610031

引言

中铁二院工程集团有限责任公司是我国大型勘察设计企业中的龙头单位，属于知识密集型的企业，随着国内高速铁路、地铁建设的快速发展和信息化建设的不断推进，企业每天都在不断接触、掌握和创造越来越多的知识，知识已经成为中铁二院获得持续竞争优势的核心动力。

1 知识管理的必要性

一个企业拥有和能够利用的知识种类、数量和质量，将直接决定它的产出、绩效和竞争地位。如何能够更好地实现知识的积累、传承、共享、利用和创新？企业迫切地需要管理阶层采取一系列科学的管理手段和方法加以应对，提高企业驾驭知识的能力，这就是所谓的知识管理。

知识管理的目标就是力图能够将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能够做出最准确的决策。只有加强企业内部知识资源的充分开发和利用，增强企业创新的深度和广度，才能获得更大的经济效益，推动企业的可持续发展。

中铁二院充分认识到了知识管理的必要性，在国内设计院中，是少数真正有意识的进行知识管理实践的企业，较早便开始了知识管理的步伐，并且肯花费成本，投入技术和资金不断地摸索和尝试实践的方式，开展全方位的知识管理。

2 知识管理面临的困难

由于中铁二院存在人员众多（目前已达6000多）、涉足技术面广（铁路、公路、地铁以及市政建设等）、专业多（43个技术专业）、分支机构多（全国各地分支机构21处）、临时性项目部多等特点，实施知识管理所面临的难度很大：

(1)知识分散，难以获取

中铁二院多年来积累下来的项目成果和专业技术资料，由于企业自身的各生产单位、子公司或项目部在地理上分散，企业涉及的专业众多，涉及的技术面广，往往以项目化的形式由专人负责整理和汇总，缺乏有效的收集管理，仍然有很多资料（特别是中间过程资料）散落在各个单位、各个设计人员手中。

(2)知识管理模式较混乱

各个单位对于项目成果资料的管理模式不同，没有形成统一的标准。很多资料管理人员缺乏专业知识，对于收集到的技术资料只是单纯的进行存储，并没有在此基础上进行归纳整理和提炼、沉淀，更不要说梳理出企业的知识体系。

(3)知识的共享和传递

企业缺乏一个知识共享的平台，应该以何种模式开发和搭建共享平台，既要确保知识共享平台本身的优良性，又要保障共享平台的使用能够达到预期的效果。在短时间内做到知识的共享不是件容易的事，企业内部也存在竞争，人人都愿意从别人那里获得知识，却不愿意将自己所拥有的知识拿出来进行共享，认为共享可能会降低自己的竞争力。

(4)知识产权的保护

知识的共享和保密是一个冲突。如何让知识被正确的人获取，同时减少管理的复杂性，是企业知识管理的一个难题，在提倡知识共享的同时也要想办法做好对知识产权的保护。

(5)知识的利用

近几年设计院承接了大量的高速铁路、地铁建设项目，繁重的生产任务需要大批的具有一定设计经验的专业人才来完成，但是目前培养人才所花费的成本较高、周期较长。传统的效率低下的纸介质的资料管理模式，严重制约了设计人员获取知识资源的效率，减缓了将知识转化为生产力的过程。

3 中铁二院知识管理的实践

企业的知识库是知识管理的基础，知识管理又需要借助于信息化技术来实现。中铁二院信息技术中心采取开展座谈会、问卷调查等方式先后对十多家下属生产单位和子公司的知识资源、管理现状、规章制度等进行了深入的调研，决定通过建设和推广“专业知识库管理系统”来打造一个企业信息共享和知识创新的平台，借助信息化手段提升知识管理的水平。

3.1 系统建设的总体规划

考虑到“专业知识库管理系统”建设的复杂程度，应用人员的范围广、层次多，涉及的管理业务非常关键，我们采取“统一规划、分步实施、逐渐深入、改进提高”的原则，计划分三期开展实施建设工作：

第一期主要实现对中铁二院集团本部以及各生产单位和子公司的图文资料的收集、存储、整合，实现这些知识资源的“可查、可用、可管”；第二期主要是进一步深化知识应用方面的需求，实现知识更方便的推送到工作人员桌面，促进知识的交流；第三期是在未来根据知识的积累，逐步建设人工智能型知识管理平台，辅助企业知识的创新。

3.2 系统建设的目标

“专业知识库管理系统”的建设目标是采用C/S与B/S相结合的网络技术架构，实现中铁二院所有单位的专业技术资料和项目资料的电子化、网络化、标准化的归档管理，实现资料目录结构的分级、分专业灵活定制。同时根据用户角色、专业不同对资料借阅进行严格的权限管理，提供灵活的借阅审批定制流程，提供高效的搜索引擎、全图全文检索和辅助决策的统计分析功能。

3.3 系统的部署模式

由于中铁二院分支机构众多，各二级生产单位、子公司和项目部遍布全国各地，难以实现数据的集中管理和最终汇总，我们采用多服务器、多数据库的异地分层式的分布式部署方式，更加符合大型勘察设计企业“跨子公司”、“跨单位”的管理模式和使用习惯。

图1 系统部署示意图

各地的分服务器由下属各单位自行管理，通过位于中铁二院总部的中央服务器可以实现对各地所有分服务器的集中管理和数据同步，不受地域与时间上的限制，数据在传输过程加密，支持多应用服务器并行，实现负载均衡，满足大用户并发操作。通过中央服务器集中管理的功能，最终可以实现整个中铁二院各部门知识资源的互通互联，实现全院的知识共享，为整个中铁二院的知识管理打造一个良好的信息共享平台。

4 系统的管理和应用模式

（1）规范知识库的目录架构

各单位根据工作性质的不同，可以在系统内创建独立的目录架构，比如一级基础资料库可以设置为“标准图、通用图、参考图”，“标准规范”，“项目库”，“实物库”，“技术规定办法”等，二级目录、三级子目录又分别按照项目名称、职能部门、年份时间等多种划分方式相结合的方法进行灵活定制，形成各单位各具特色的目录架构，最终形成中铁二院总体的知识体系。这种划分方式直接面对知识的使用者，以各单位广大员工的意愿和使用习惯，作为知识的传递和应用的引导，提高了知识利用的有效性。

图2 系统C/S端界面

图3 系统B/S端界面

（2）知识资源的收集管理

各单位设置专职的系统管理人员，负责资料整理、权限设置和运行维护工作。此外我们还采取了分级、分专业的多点资料整理及收集的模式。由于中铁二院项目众多，涉及的专业众多，目录架构复杂，再加上部分单位的管理员对有些专业不太熟悉，管理员通过设置临时管理员的形式，将基础资料库中的部分权限暂时地下放给项目总体或各专业的项目负责人，由这些专业设计人员在规定期限内自行整理上传资料。

（3）统一和标准化过程

知识的标准化是知识管理的应用基础，通过将企业的核心知识全面梳理、形成标准才能更好地传播与复制。我们鼓励各单位规划“设计标准化模块”，整理出设计标准化图纸和文档资料，在系统中按照一定权限开放共享，使公司内部员工，特别是一些新进员工受益匪浅，加快了他们理解与消化专业技术知识的过程，辅助企业加快了人才培养的进程。

（4）知识的共享和利用

设计人员通过使用“专业知识库管理系统”，在网上即可完成对技术资料和项目成果资料（包含电子资料和实物资料）的高效查询、借阅、审批、统计等一系列的操作。出于对知识产权的保护和资料安全性的考虑，我们在系统应用的初期将资料的安全级别设置的较高，并且对系统权限进行严格控制，跨单位、跨专业的资料借阅都需要多级审批。此外，系统对业务数据和操作记录可以进行实时或者定时的信息提取、汇总、分类和统计，自动生成各种统计报表，提供给领导层和相关人员查看决策支持，以实现科学的管理。

（5）知识的梳理和创新

清晰的知识体系能够促进知识共享与创新，各单位负责对本单位知识资源进行及时的整理分类，在此基础上不断整合，梳理出中铁二院的企业知识体系。知识体系是动态发展不断演化的，只有及时梳理才能使企业快速应对外部环境的变化。此外，我们还注重引进企业的外部知识和先进技术，邀请专家开展技术讲座和培训，鼓励企业员工通过对现有知识的挖掘，对新知识的了解和再建，实现知识的创新。

5 系统的推广应用

“专业知识库系统”采用先示范、后推广的实施方法，由信息技术中心牵头以重庆院做为试点单位首先推广应用，并就前期实施推广阶段遇到的问题，对知识管理模式进行合理的整合和改进。后期以重庆公司推广应用的成功案例开展宣传活动，同时组织各单位核心业务成员参与制定推广应用方案，发布系统的管理办法和规章制度，为系统在各单位的逐步渗透和应用起到了良好的推动作用。

截止到2012年12月，系统已经在中铁二院下属重庆院、电化院、通号院、地铁院、建筑院、交通院等十家单位部署运行,系统目前正在按总体规划推广应用，将知识管理逐渐渗入到中铁二院的所有生产单位、子公司和所有设计专业。该系统符合中铁二院的知识管理习惯和使用模式，减轻了资料管理人员的工作负担，使设计人员的工作效率得到了很大的提升，产生了显著的经济效益与社会效益，同时中铁二院的企业知识体系也已经初具规模。

6 结语

“专业知识库管理系统”不仅仅是一套信息管理系统，还是一种管理的思维、方法和体系，中铁二院更致力于解决知识管理在我国勘察设计型企业中应用遇到的一些实际问题。现阶段中铁二院的知识管理还处于总体规划的第一期阶段，未来的发展必需进一步深化知识应用的需求：结合中铁二院企业门户系统，将知识推送到工作人员的桌面，实现知识找人；通过构建企业完整的知识地图，实现人工智能型的知识管理平台。知识管理的道路仍然需要我们不断探索、不懈努力。

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