论数字时代我国档案著录标准的再修订

张 蓓

（安徽大学管理学院，安徽合肥，230601）

论数字时代我国档案著录标准的再修订

张 蓓

（安徽大学管理学院，安徽合肥，230601）

针对纸质档案制定的我国现行档案著录标准已难以适应数字时代下档案著录的需要，亟待进一步的修正和完善。文章从电子文件著录与纸质档案著录的基本概念入手，系统比较了两者的区别，并在比较的基础上提出了对我国档案著录标准再修订的几点建议。

档案著录标准电子文件纸质档案著录比较

数字时代电子文件在各领域的广泛运用给档案管理带来了巨大的冲击，这可以反映在电子文件著录的新特点对档案著录标准提出的挑战之中。我国现行档案著录标准（《档案著录规则D A/T 18-1999》）主要是针对纸质档案制定的，在电子文件著录方面存在着许多局限性，与国际上通用的档案著录标准（《国际档案通用著录标准 ［ISAD(G)］（第二版）》）存在着很大的差距。随着时代的发展，近年来，要求我国档案著录标准再修订的呼声越来越高。2012年第四届档案信息化建设高端论坛期间，国家档案局政策法规司副司长范悦发表了《同步前行的档案标准化工作和档案信息化建设》的演讲，再一次让我们意识到我国档案著录标准再修订的迫切性和必要性。为了适应电子时代档案著录的需求，我国的档案著录标准必须紧跟时代进行修正和完善。本文将电子文件著录与纸质档案著录进行了系统的比较，并以此为依据对我国档案著录标准的再修订提出了若干建议，旨在推动我国档案标准化工作和档案信息化建设向前发展，并加快我国档案著录与国际接轨的步伐。

1.电子文件著录与纸质档案著录的基本概念比较

在针对纸质档案制定的我国《档案著录规则 D A/T 18—1999》（以下简称《规则》）中，对档案著录是这样定义的：在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。而在已将电子文件纳入主要著录对象的《国际档案通用著录标准［ISAD(G)］（第二版）》（以下简称《标准》）中，对档案著录的定义则是：通过获取、核对、分析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及结果。从两个定义的比较中可以发现，后者较前者呈现出四点变化：

1.1 著录目的不同

纸质档案著录最直接的目的就是编档案目录，即编制档案检索工具，以满足用户的利用需求和档案工作者管理档案的需要。电子文件由于具有信息和载体的可分离性、易更改性、对软硬件环境的依赖性等技术特性，文件的真实性和完整性难以保证。而就档案的检索而言，只有保证档案信息的真实性和完整性，检索才有实际意义，这就需要通过著录来维护文件之间的有机联系。美国电子文件专家戴维·比尔曼认为：“未经恰当著录过的电子文件系统即使保存下来，也不会有证据作用。”因此，电子文件著录除了为编档案目录外，还有一个更重要的目的，就是用于确认、管理、查询、解释档案材料、背景及其生成时的文件系统信息，以保证电子文件的真实性、完整性和凭证性。

1.2 著录信息源不同

纸质档案因其记录载体和保管方式的先天优势，档案的内容、结构与背景三者是合而为一的，找到档案的同时也就找到了与之有联系的各种背景信息，以及档案之间的历史有机联系。因此，在纸质档案著录中无需考虑档案的结构和背景，著录信息源主要来自于档案的内容和形式特征，如文件的文头、文尾、备考表等。而电子文件的一些技术特性使其内容、结构与背景三者之间很容易相互脱离，保证文件的凭证性便成了电子文件管理工作的最大难题。为了维护电子文件的真实性和完整性，电子文件著录必须对电子文件形成全过程中涉及到的全要素进行全方位地记录和描述。这就决定了电子文件著录的信息源不仅是“档案的内容和形式特征”，还包括它的“背景及其生成时的文件系统的信息”。

1.3 著录方式不同

档案的著录方式根据著录的起始阶段不同，分为两类：前控著录和后控著录。前控著录起始于文件创建阶段，而后控著录则起始于文件归档后的编目阶段。纸质档案著录发生在编档案目录时，采用的是后控著录。而电子文件著录贯穿于文件整个生命周期，不仅要核对、分析、组织和记录文件归档之后的信息，而且还要主动获取文件归档前的著录信息。为了解决电子文件的凭证性问题，在电子文件管理系统设计之初就将著录标引纳入考虑范围，使系统具有自动著录的功能，主动捕获归档前文件的著录信息。如北京五洲设计院的电子文件管理系统，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。［1］因此，电子文件采用的是前控著录和后控著录相配合的著录方式。

1.4 著录时间和空间不同

纸质档案著录是发生在编档案目录时，一般是在文件移交进保管机构或档案馆之后，著录过程在时间上是不延续的，在空间上是一维的。对于电子文件著录工作而言，因其涉及电子文件形成过程中的各种因素，所以它的著录不再发生于归档后的某个时间点和某个地点，而是一个获取、核对、分析、组织和记录信息的动态过程，它突破了纸质档案著录在时间和空间上的局限性，在时间上是延续的，在空间上是多维的。电子文件一经形成，其著录便已开始，电子文件一旦发生变化，其变化情况就被及时记录下来。因此，电子文件著录与电子文件是同步形成，而不是滞后形成，电子文件著录的时间是一个时间段，而不是一个时间点。［2］

2.由基本概念比较引申出的区别

由以上两者在基本概念上的区别可以引申出它们在其他方面的一些区别：

2.1 著录项目不同

著录项目其实就是描述著录信息源的记录事项。两者在著录信息源上的不同决定了它们的著录项目也必定不同。纸质档案著录的著录项目参照《规则》第4条，著录项目分为7大项，每项分若干个著录单元（小项），共20小项。电子文件著录的著录项目是指描述文件内容、结构、背景及文件系统信息的记录事项。参照《标准》第3条，电子文件的著录项目主要也分为7大项，共21小项。通过比较发现，在《规则》中，著录项目主要是描述档案内容和形式特征的记录事项，鲜有涉及文件背景与结构信息的记录事项。而在《标准》中，不仅有描述文件内容、形式特征的记录事项，更有大量关于文件结构、背景及文件系统信息的记录事项。例如，关于文件结构的有第3.1.4项著录级别，关于文件背景的有第3.2.3项档案历史沿革、第3.2.4项直接收集来源或移交情况、第3.5.1项原件的留存及收藏地、第3.5.3项相关档案著录单位和第3.5.4项出版附注等，关于文件系统信息的有第3.3.4条（档案）整理系统。从对比中可以看出（见表1），电子文件著录项目涉及到文件内容、结构、背景和文件系统等各方面，较之纸质档案的著录项目要多得多，也复杂得多。而且，这些项目主要是针对一般的文件级著录而言的，案卷级及案卷级以上的著录还需酌情补充、修改和去除一些项目。［3］

表1 纸质档案与电子文件著录项目对照表（注：以电子文件著录项目为准进行对应）

2.2 著录人员不同

两者在著录时间上的不同，就意味着著录人员也发生相应变化。由于纸质档案的著录时间是在文件移交保管机构或档案馆之后，因此著录人员就是档案工作者。而电子档案的著录时间贯穿整个文件生命周期，档案工作者就不再是文件的唯一著录者，文件形成者也参与到著录工作中来。文件在形成期内主要是由文件形成者来负责著录信息的生成，而档案工作者负责描述归档后文件运动过程中的各种联系，并借助于一定的手段和方法，将所有著录信息予以收集和管理。于是，著录人员就由单一的档案工作者变成了档案工作者和文件形成者的共同体。［4］

2.3 著录手段不同

为了适应不同的著录方式，两者在著录手段上也存在着差异。纸质档案著录采用的是后控著录，主要是由档案工作者采用人工直接编制（手工编制或输入计算机）著录而成的。而电子文件著录由于在后控著录的基础上引入了前控著录，著录手段变为系统自动著录和人工控制相结合。电子文件归档前的著录工作一般由电子文件形成部门完成，他们凭借电子文件管理系统自动生成或捕获著录信息，使著录文件可与电子文件同时归档，而归档后的电子文件著录工作则由档案部门采用人工著录来完成。当然，档案部门对于文件级和案卷级著录工作仍负有指导的责任，在自动化程度不高等情况下，文件级和案卷级的某些著录项目仍需要档案工作者补充完成，如档号、分类号等。［5］随着计算机技术的进步，自动化程度越来越高，电子文件的大部分著录信息都可以由系统自动生成或捕获。然而，无论技术如何进步，人工控制是不可缺少的。

2.4 著录级别不同

纸质档案著录一般只进行案卷与文件这样低级别的著录，参照《规则》可以分成案卷级、案卷组合级、文件级、文件组合级四个著录级别。而在电子环境下，高密度存储技术的出现使保管空间的有限性不再成为文件及档案管理的难点，著录多级性成为可能，而电子文件之间具有有机联系的特点也决定电子文件著录的多级性。根据电子文件之间的有机联系，国际档案理事会将电子文件的著录级别分为全宗级、类别级、案卷级、案卷组合级、文件级、文件组合级和分析著录七个著录级别（参考《标准》，见图1），使电子文件著录呈现多级别，多层次。在现有技术和社会条件下，完整的电子文件著录工作可分为两个过程：归档前文件级以及案卷级著录和归档后案卷级以上的著录。针对不同级别的文件集合或文件，著录结果是不同的，但各级著录之间的有机联系应始终予以维护。［6］因为电子文件著录对文件历史有机联系的维护主要体现于对文件的多级别、多层次的著录之中，体现于对文件及文件集合（案卷、全宗）的内容、结构、背景的著录之中，而非仅限于对单份文件的著录。［7］

3.对我国档案著录标准再修订的几点建议

《规则》自实施以来，虽然有力推动了我国的档案标准化工作，但在实践中也暴露出许多问题，尤其是在电子文件著录方面表现出很大的局限性。同时，《中华人民共和国标准化法实施条例》规定“标准复审周期一般不超过五年”，而《规则》实施至今已12年有余，可见，《规则》的再修订已是一项亟待开展的工作。为此，笔者基于对电子文件著录与纸质档案著录的比较研究，欲从《规则》在电子文件著录的适用性方面谈谈对《规则》再修订的几点建议。

3.1 结合电子文件著录的特点，完善档案著录的基本概念

图1 纸质档案与电子文件著录级别比较图

《规则》对档案著录的定义是针对纸质文件而言的，没有把电子文件考虑进去，是片面的，狭隘的。结合电子文件著录全过程全要素的特点，在新的档案著录定义中，必须对传统的定义进行全方位的拓展。首先，档案著录的目的不再是单纯地为了编制档案目录，而是为了确保档案的真实性、完整性和凭证性。其次，档案著录的信息源，除了档案内容和形式特征外，还要加入档案的背景、结构和文件生成系统的信息等。再次，档案著录工作不再只局限于一个点，而应是一个动态的过程，它贯穿于整个文件生命周期，在时间上延续，在空间上多维度。最后，为了满足电子文件著录的需要，还必须在定义中加入对著录信息自动捕获和组织的过程，体现出前控著录的思想。

3.2 根据电子文件著录的信息源，增加和修改档案著录项目

虽然现行《规则》较之过去增加了“电子文档号”项目，但是由于其主要针对的还是纸质档案，所以仍不能满足电子文件著录的要求。即使单从检索目的出发，除了《规则》规定的著录项目外，电子文件的著录还需要增加一些必要的项目（涉及到文件内容、结构、背景和文件系统等各个方面），如电子文件名、路径名、盘带号、软件环境、硬件平台等。对于实行纸质文件和电子文件双套归档的机构，还须在电子文件著录信息中反映纸质档案的信息，如记录纸质档案的编号、物理存放位置等，以便于对应查找。［8］《规则》中的著录项目是非全要素著录，只能适用于纸质档案著录而无法满足电子文件著录的要求，因此在《规则》的再修订中应考虑根据电子文件著录的信息源，对原有著录项目进行相应的增加和修改。

3.3 针对电子文件的多级性，建立完整的多级著录规则

目前《规则》，只有文件级和案卷级的著录（或相当于案卷级的著录），而没有类别级和全宗级的著录，也就是说，没有多级著录规则。［9］电子文件的多级性决定了电子文件的著录级别也必须是多级别、多层次的，不仅要能进行文件和案卷这样低级别的著录，还要能进行像类别和全宗这样高级别的著录。因此，在修订《规则》时，应增加对类别级和全宗级的著录项目，如：类别号与类别名称，全宗号与全宗名称，全宗内档案的来源、种类、数量、起止时间、整理情况、完整程度、存放地点等，以使档案著录项目更加丰富和充实。此外，参照《标准》，我们还可以考虑增加分析级这样更低级别的著录级别，分析著录的意义在于能使文件中的部分内容得以充分揭示。所以，较为理想的著录，应由全宗级、类别级、案卷组合级、案卷级、文件组合级、文件级和分析级七个层次构成。

3.4 完善规则的版本系列，尽快制定《电子档案著录细则》

作为“总则”的《规则》原则上具有通用性，对各类档案著录起的是总括性的规范指导作用，它不必要也不可能去完全适应各类档案著录的具体需要。否则，会变得庞大臃肿，不利于使用。正因为如此，《规则》才规定，“某些内容和形式极其特殊的档案，可遵循本标准制定细则。”［10］我们可以通过制定细则，来解决《规则》对不同类型档案著录的适应性问题。电子文件著录涉及的内容要比纸质档案多得多，也复杂得多，想要单靠修订总则去完全满足电子文件的著录要求是不现实也是不必要的。目前，我国尚未颁布一部能完整反映电子文件构成特征的著录细则。因此，如果制定一个《电子档案著录细则》对其进行著录，那么，电子文件著录问题就可以得到妥善解决。

注释

［1］［2］金波，丁华东.电子文件管理学［M］.上海：上海大学版社，2007：120-122。

［3］［5］［6］冯惠玲.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学版社，2001：72-78。

［4］［8］刘越男.电子文件著录问题初探［J］.档案与建设，2001（02）：36-38。

［7］孙刚.电子文件与传统文件著录功能的对比分析［J］.天津档案，2007（06）：15。

［9］张正强.现代计算机档案著录标准化精要［M］.上海：上海科学技术文献出版社，2000：248。

［10］赵芳.对我国《档案著录规则》再修订的思考［J］.档案管理，2009（05）：38。

Revision of Archival Description Standard in the Electronic Era

Zhang Bei
(School of Management of Anhui University, Anhui Hefei, 230601)

The present archival description standard which was formulated in the light of paper archives is difficult to meet the needs of archival description in the electronic era，waiting for a further revision and improvement urgently. Starting with the basic concepts of electronic records description and paper archives description,this article compares the differences of the two.Based on this, the article puts forward some suggestions on the revision of archival description standard.

Archival Description Standard; Electronic Records; Paper Archives; Description;Com-parison

G 276

张蓓，女，1988年生，安徽大学管理学院2011级档案学硕士研究生，研究方向：档案基础理论与历史、档案文献编纂、档案信息服务。