从财务角度探讨ERP实施过程中数据清理

唐 谦

ERP实施一般经历一下几个阶段：（1）项目准备阶段：成立项目组，制定计划，进行初步业务调研等；（2）业务蓝图设计阶段：在初步调研的基础上，进行再调研，形成业务流程差异报告，流程重整等；（3）系统实现前准备阶段：企业组织机构调整；数据清理，收集和整理；系统数据配置；最终用户培训准备等；（4）系统切换阶段：上线模拟测试，系统切换等。

数据清理处于实施中期，在明确企业的组织架构和业务流程之后，对企业基础数据进行整理和收集，为系统切换做好准备。

一、数据清理的必要性

一是对于同一经济业务或事项，业务部门和财务部门在同一时间和空间上描述不尽相同，这具体表现在：（1）单据传递的时间性差异使信息在财务反映相对滞后，财务数据常常有跨期现象；（2）对同一事项的描述不同，导致财务数据和业务数据存在差异。这些显然与ERP要求的业务财务一体化的理念有很大的差异，也对系统上线后数据的可用性产生重大的影响；

二是由于会计差错，以及业务部门和财务部门信息不对称，造成的会计计量方面不准确；由于一些企业关停倒闭而形成的呆、死账；由于实物盘亏或毁损，而账面依然挂账，形成的资产不实等情况。这些都影响企业财务状况和经营成果的公允表达。为了将真实的数据导入系统，这些事项都应该进行清理。

二、数据清理过程

1.成立跨部门的数据清理小组，明确职责和分工，制定奖惩办法。各个业务部门负责与本部门有关的基础数据，如供应商和客户数据，销售订单，采购订单和生产订单，以及与财务部门接口的业务数据等；财务部门负责财务账务的清理，包括所有科目的账面余额，会计科目，银行住数据，以及与业务部门有接口的财务数据等；

2.制定数据清理计划，明确清理时间表。数据清理有一个遵循渐进和逐渐求精的过程，外界环境和生产情况在不断变化，数据准确度是个相对的概念，所以要分步骤、分阶段持续的对数据进行清理；

3.数据清理阶段，对基础数据进行核对和整理。这个阶段要注重一线基础数据的采集，数据清理方法的正确运用，以及各个数据小组的协调配合；

4.确定最终数据，准备导入系统，进行系统切换。

三、财务数据清理

ERP系统的基础数据数量大且涉及面广，按是否随时间发生变动，可以分为静态数据和动态数据。静态数据是不随时间或其它数据变化而变化的数据，具体有会计科目、库存地和物料主文件、BOM表、供应商、客户、银行主文件等。动态数据是每笔具体业务发生时产生的数据，它随时间点不同而变动。又可以分为期初数据和日常数据。期初数据包括系统上线切换时点的总账余额、库存余额、未清订单。与财务数据清理相关的数据一般包括会计科目、银行主数据、切换时点的总账余额、实物资产余额、往来账目余额等。

财务数据清理希望达到的目的是：一是按照ERP的数据标准和要求，将财务数据、主数据以及业务数据进行有效挂接，实现业务财务一体化的要求；二是对所有的资产和负债进行核查，对于已不符合资产和负债定义的项目进行清理，公允反映企业的财务状况和经营成果。以下就几个主要项目的清理方法进行探讨。

1.往来账目的清理。往来账目清理包括应收、预收款，应付、预付款，其他应收、其他应付款等。下面以客户应收、预收款和销售订单数据清理为例，介绍往来账目的清理。

由财务部提供账面挂有应收款或预收款（客户余额）的科目余额表，市场销售部门会同财务部进行核对和清理。清理过程中应注意分别对同一客户不同合同项进行核对，以确保每个合同余额的准确性，而不是客户余额的准确性。确保财务部门客户余额与市场销售部门客户余额的一致性。

客户余额与销售订单（销售合同）一般的对应关系是：客户余额为借方余额的，一般情况是销售合同已执行完毕，尚有货款未收回；客户余额为贷方余额的，一般情况是已收回部分货款，但销售合同尚未执行完毕，尚未达到收入确认条件，或者已收款，尚未执行合同。

清理过程中，如发现无法收回的应收款项，建议申请坏账核销。

（2）实物资产的清理。实物资产主要包括固定资产、原材料、在制品、半成品及库存商品等。实物资产清理方法主要是盘点。实物资产盘点可以到达两个目的：

一是核实实物的数量和质量情况。对于数量上的差异，根据盘点结果，进行盘盈、盘亏的账务处理。一般对于大件的固定资产，盘盈，盘亏的情况是比较少的，如果存在，可能有以下几种原因：（1）已报废的固定资产未销账，这种情况应该找到当时的报废审批单，在系统切换之前进行固定资产报废的账务处理；（2）工程已完工财务未结转，依旧在“在建工程”挂账。这种情况的处理方法是根据工程结算资料进行固定资产结转。

二是通过实物与账面物料的查找和核对，可以发现同一物料有不同名称的情况，这种情况可能造成账面上有材料，在盘点时却找不到，形成材料的盘亏；或是账面上不存在的材料，在盘点时却有，形成材料的盘盈。遇到这种情况，应该对账面材料名称进行修改或者合并，并及时修改仓库的材料卡片。

四、清理过程中的注意事项

1.制定详细的工作计划，把握好时间进度，在关键时间节点提供相关成果文件，如清理前后某科目余额表以及调整事项，数据收集模板等，并根据完成情况对相关责任部门进行考核。

2.重视数据收集模板的定制和保护工作。按照ERP数据要求和标准，根据企业的实际情况不断的对数据收集模板进行设计和维护。并加强数据收集模板的保护，避免信息被有意无意的删改。

3.注意数据的检查和稽核工作。为保证数据的正确性和完整性，需要安排专人对数据进行检查和稽核；制定数据检查方案，包括数据检查的方法、时间、频率、责任人等，最大程度的降低问题数据的存在。

财务模块是整个ERP系统的核心，它不仅与诸多模块有集成关系，也是整个系统的数据交汇中心。为了确保切换后的主要精力用于系统运维，在数据清理阶段，务必保证有必要的组织保证，人员保证和正确的清理方法，为系统切换和应用打下坚实的基础。

[1]董海涛.浅谈系统上线前如何进行基础数据整理.赛迪网.

[2]张丽，夏宗泽，刘颖，张乐.以财务为核心的ERP建设数据清理工作实施探讨,《电力信息化》.2009年08期.