计量样品流转信息的采集

顾 琴 潘 晗 蒯 翀 张 乐/上海市计量测试技术研究院

0 引言

在电子商务发展日益成熟的时代，人们可以便捷地查询到物流信息：物品的实时位置、配送情况等。购物者通过这类信息查询到物品的流转过程，并可以做到随时跟踪、随时监督。同样，对于计量技术机构，客户也需要了解送检样品的流转情况。因此，本文将对计量技术机构样品流转信息的采集方式和内容等进行探讨。

1 计量样品的流转特点

1.1 流转概况

目前，省市级计量技术机构每年的样品量，普通规模有几万台件，较大规模甚至可以达到几十万台件[1]。在管理上，计量技术机构都有完整的质量体系和程序文件来保障样品流转的规范运行。在技术上，一般通过实验室管理系统（Laboratory Information Management System，简称：LIMS）来实现样品的信息管理[2]。从客户送检开始，样品需要经过业务受理、送样清点、实验室接收、实验室检测、证书批准、取样交接、样品落位，以及客户取货等诸多环节，环环相扣，构成较为完整的样品流转流程。对于多点收发多点实验室的机构来说，还存在异地运输、异地交接的环节。如图1所示，样品在客户、受理点、送样点、实验室、取样点以及发货点之间流转，每一个流转环节结束后，样品的位置、状态等都会发生相应的改变[3]。

图1 计量技术机构样品流转图

1.2 流转环节的特点

根据样品检测方式不同，可分为常规送检服务和现场检测服务。常规送检服务是指客户将计量样品送至实验室开展检测；现场检测是指检测人员到企业生产现场开展检测。

在实验室检测前，样品需要经过业务受理、送样清点和接收扫码这三个流转环节。对于常规送检服务的样品来说，这三个环节都是必须经过的。而对于现场检测服务的样品来说，因为无实物流转，只是检测信息的流转，因此在业务受理环节后，无需经过送样清点和接收扫码就可开展实验室检测。表1是样品在实验室检测前的流转情况。表中●表示经过该环节；×表示不经过该环节。

表1 实验室检测前的样品流转情况

对于客户而言，计量样品的流转不是一个全封闭的过程。除了在样品受理和取货环节可以接触到样品，检测人员会在检测过程中就样品的检测情况及时和客户沟通，而客户对样品处置意见就会影响样品后期的流转。因此，在证书登记环节中，根据检测的结果会涉及两种操作：一是证书批准，二是样品退检。检测后可出具证书的样品需要经过证书批准操作，无法开展检测或不能出具证书的样品需要经过样品退检操作。

根据样品的后期流转特点，证书登记环节可设置三个选项：常规取样、客户自取和提前取物。常规取样是指样品正常流转，依次经过取样扫码、样品落位和客户取货环节。客户自取是指客户在实验室完成检测后直接领取样品和证书，客户取货的信息在证书登记时一并完成。提前取物是客户在实验室完成检测后先领取样品，证书仍走正常流程。此外，经过证书批准环节后，会产生证书的流转。在流转的过程中还需要注意样品和证书的一致性。表2是样品在实验室检测后的流转情况。表中●表示经过该环节；×表示不经过该环节，○④表示不经过该环节，但是环节功能（流转信息）在④中完成（赋值）；*表示需要触发短信查询，提示客户领取样品。

表2 实验室检测后的样品流转

2 样品流转信息采集的方式

对于不同流转环节，信息采集的方式是不一样的。在业务受理、实验室检测和证书批准环节，主要通过LIMS界面操作；在样品送样、实验室接收、样品取样、落位以及取货环节，则可通过无线/有线扫码方式操作。

扫码是指通过扫描样品唯一性标识条码获得样品的信息。根据扫码形式，可分为有线扫码和无线扫码。有线扫码是指在LIMS界面中，通过有线扫码枪扫描唯一性标识后获得样品的信息，确认流转信息。无线扫码是指通过使用智能扫码终端，并利用无线网络环境和扫码软件，实现样品信息的即扫即导的功能。“扫”就是扫描样品条码，判断样品身份，“导”就是将样品的流转信息进行记录并导入到LIMS数据库中。

随着无线网络技术的使用越来越广泛，扫码设备在采集数据后即时导入数据库也成为可能。对于大批量的样品流转，无线扫码有着较为明显的优势，业务部门和实验室交接人员可持便携式智能扫码终端开展样品的送样和取样交接；仓库管理人员可方便地记录样品落位货架的情况，从而提高样品交接环节和落位环节的效率，明确交接部门的双方职责。

当然，无线扫码也有其限制性，一是无法脱离网络环境运行，需要保证智能扫码终端始终处于网络连接的状态，因此在实际运行过程中，需要根据环节情况和扫码运用情况进行网络环境的布置。二是智能扫码终端与LIMS数据库的结合程度，扫码终端一般采用WINDOWS MOBILE系统，并提供标准业务工具和业务线应用程序、大量现成的应用程序以及方便的应用程序开发环境，因此，需要按管理要求和样品流转需求编制软件对LIMS主数据库进行读写。

此外，根据实际操作的情况，智能扫码终端还需要具有以下特点：一是耐用性：即使出现跌落、撞击时也能提供可靠的操作； 二是扫描准确性：可准确采信所有一维条码，包括损坏或质量欠佳的条码；三是较强的读取能力：利用高级成像技术能高效采集一维和二维条码，支持快速的全向条码读取，不需要将条码与移动数据终端对齐，从而提高了工作效率；四是手持舒适性和工作时间的电源支持：整体外观符合人体工程学设计，操作人员的手持舒适度较高。

根据环节的需要，可在智能扫码终端和LIMS中设置扫码操作类型，操作人员在选择操作类型后可开展扫码工作。图2为智能扫码终端和LIMS的界面。

图2 智能扫码终端界面图和LIMS界面图

3 样品流转信息采集的内容

根据计量技术机构样品流转的特点，样品的流转信息应包括：流转环节、流转操作、操作人、操作时间、操作地点、样品位置、记录方式等。为了提高样品流转的效率，在样品流转信息采集的过程中，要注意三点，一是设计预防措施，设置环节判断条件，防止多扫、错扫情况的发生；二是规范流转用语，便于程序编制和前台查询；三是设计纠正措施，防止漏扫情况。

3.1 设计预防措施

信息采集要设置流转条件符合性的判断。设置判断条件，检验样品是否符合该环节的流转要求，以减少或杜绝样品环节操作错误的可能。在获取样品唯一性标识后应对样品状态、服务方式、所属部门、操作地点和流转环节符合性进行判断。

样品经过流转环节后，状态都会发生变化。如实验室接收后，样品状态为已接收；证书批准后，样品状态为已批准；退检的样品状态为已批准。那么在设计样品状态判断条件时要结合LIMS样品状态的变化情况设置判断条件。比如，在实验室接收环节，样品状态必须为未接收，如果样品状态为已接收或已批准，就不允许进行扫码操作。

现场检测服务与常规送检服务的最大区别就是无实物流转，只有信息的流转。因此，对于服务方式为现场检测的样品，是不需要经过样品送样、实验室接收以及样品取样的环节。在这些环节就需要对服务方式进行判断。

为了避免操作人员以及实验室接收到非本部门检测的样品，需要在交接环节判断样品的所属部门与操作人员所属部门的一致性。

对于多点受理多实验室点的样品来说，操作人员的操作地点和样品的受理点、检测点以及取货点都要求一致。

环节的判断是指一般必须经过上一环节才能进行本环节的操作，并且对于本环节的重复操作可出覆盖的提示。表3是样品流转环节的判断条件。

表3 样品流转环节的判断条件

3.2 规范流转用语

为了便于程序编制和实际操作，需要规范样品的流转用语。主要是指流转环节、操作方式和样品位置的定义，定义包括数字代码和文字名词。数字代码主要用于程序编制，文字名词主要用于操作人员的前台使用。

流转环节定义为一位数字，从1到7，分别定了7个流转环节，对应的文字名词依次为业务受理、送样清点、接收扫码、证书登记 、取样扫码、样品落位和客户取货。

操作方式定义为两位数字，第一位数字对应流转环节，第二位数字为顺序号，如：在①业务受理环节，操作方式有两种，分别定义为11常规登记，12上门登记；在④证书登记环节，操作方式较为复杂，为五种。

样品位置定义为一位字母加两位数字，字母统一为L，第一位数字对应流转环节，第二位为顺序号，如：在①业务受理环节，样品的位置有两种情况，分别为L11业务受理点，L12现场检测。具体内容如表4所示。

表4 流转名词的规范

3.3 设计纠正措施

预防措施是在样品扫码前设置判断条件，防止样品出现错扫、多扫的情况发生，对于漏扫的情况，就需要设计纠正措施。可根据环节标识、样品状态设置查询条件，在LIMS中通过送样清单、取样清单以及各类文件夹的形式进行查找。

4 结束语

计量技术机构的样品有着量大、类型多样、流转环节复杂等特点，流转信息的采集时需要结合这些特点具体开展。高效的采集方式可以提高整个流转过程的效率，达到节省人工，减少出错率，明确交接部门职责的作用。预防措施的设计、流转用语的规范和纠正措施的设计可以保障流转信息采集的准确性。通过样品流转信息的采集，可以实时了解样品的位置、状态以及样品在各环节的流转时间，不仅方便内部操作人员的取货查找，更方便了客户查询，有助于实现样品的实时监控，达到有效监督的目的，并为日后流程管理提供基础数据。

[1]高春昱，李斌之，林红，尹玺，蔚娜. 浅谈计量技术机构样品流转的规范化运作[J].北京： 现代测量与实验室管理, 2011，2：63-64.

[2]陈平，贺晓雷. LIMS 个案中仪器流转的信息化处理[J]. 气象水文海洋仪器, 2010, 1： 108-111.

[3]顾琴，谢处南，罗旻泓，罗佳骏. LIMS在企业信息管理方面的应用研究[J]. 现代科学仪器, 2012, 2： 164-168.