蔡立英/编译
是的,而且技术能让你的办公室变成一个更舒适的工作场所
●电脑和手机有时会让人抓狂,电子设备把你拴在了办公室里,新收到的电子邮件和手机短信没完没了地让你分心30秒。这些情景是不是听起来很熟悉?
计算机和通讯技术的进步使生产率大大提高的同时,也给职业人士的工作生活带来了不幸。难怪现在很多人的梦想甚至是把手机扔到山涧里,这样就完全不受干扰了。但是,如果技术不是给人们制造压力,相反是使人们更加享受生活又会如何呢?
建造幸福并没有听起来那么不可思议,过去十年来,工程师、计算机科学家、心理学家和其他研究者已经表明他们能做到。具体来说,通过监测和分析睡眠类型、运动和饮食习惯,再加上像体温、血压和心率这样关键的统计数据,他们就能准确找到一个人日常作息中存在的问题,然后提出能从可测程度上改善健康状态和精神面貌的建议。建立在这些研究之上,现在上市的一系列消费品让你在家就可以尝试这些东西,其终极目标是让你更健康、更幸福。
帮助人们改善个人生活的技术同样也能在工作场所产生积极的作用:在组织的各个层面上都会带来更好的交流,更好的团队合作,以及更大的工作满意度。也许最引人入胜之处是,它能帮助员工获得无论做什么事都完全沉浸其中并且精力充沛、感到幸福的那种满足感。似乎太美好了而不会是真的?事实上,这完全是有可能的,不是魔术。但是要达到最好的结果,需要工程学和心理学的适当结合。
从技术层面来说,驱动这个活动的是三种趋势的融合:小型化、无线通讯和更好的电池。只需现成的硬件你很容易就可以组装一个能记录十亿字节行为数据而只有几十克重的小型传感器,所以它不会给使用者带来负担或是打乱其日常活动。
21世纪初,美国麻省理工学院的教授亚历克斯·彭特兰(Alex “Sandy”Pentland)是最早提议使用可佩带式传感器来研究人们幸福度的研究者之一。那个时候,传统的想法认为测量一个人的思想精神状态的最佳方法是使用访谈或书面调查。但是研究结果表明绝大部分的人类交流是非言语的。非言语的信号,例如语调、姿态和手势可能比正式语言还要重要得多。譬如说,你正在听同事说话,即使你不置一词,你的面部表情也会立马泄露你是否感兴趣、厌倦或者完全不满意。
彭特兰的想法是用一个包含麦克风、加速计和红外发射机的可佩带式传感器(他称之为“社会计量仪”)来检测一个人的音调以及他或她的运动,从而管窥到佩带这个传感器的人的经历、社会型和交流质量。然而,那时的电子技术还不是非常能胜任这项任务。早期的传感器重达200克,并且没有多大的存储和处理容量或是很长的电池寿命。
日立可佩带式传感器能监测员工的活动和互动
后来,彭特兰的研究组与雅诺(Yano)以及他在日立公司的团队合作,来扩展这些装置的可用性。然后日立把它们商业化并整合成一个叫 “商业显微镜”的社会经济传感器,于2009年发布。
最新的日立商业显微镜(HBM))大约只有一个姓名牌那么大,重33克。你用链子把它戴在脖子上,就像你在会议上把一个姓名牌挂在脖子上一样。在它那个塑料壳里面是6个红外收发机、一个加速计、一个闪存芯片、一个麦克风、一个无线电收发机和一个能让这个“社会计量标牌”一次性工作两天的可充电的锂离子电池。
日立商业显微镜测量佩戴者的身体运动和音高,以及周围的空气温度和照明强度。它记录身体运动——包括点头、挥手、伸手、指点和其他非言语的交流——就像计步器记录一个人的步数一样。也就是说,加速计会测量X、Y、Z轴方向上的每一次移动。随后,这些测量结果会被转化成一个单一数值,表示你在空间中移动的程度。
这个传感器能通过它的6个红外收发机告诉你什么时候两个或者更多的佩戴者相邻很近,这6个红外收发机指向不同的方向,从而覆盖佩戴者前面和侧面的广阔区域。当这些收发机发现另一个社会计量标牌在2米以内,这两个社会计量标牌会交换ID号码。然后每个社会计量标牌会记录互动的开始时间、持续时间和地点。为了确定地点,社会计量标牌会听取来自最近的“信号站”的信号,信号站是一个持续播送其位置ID的红外装置;信号站被有策略地放置在被监测空间的周围——会议室的桌子上、使用者的书桌上等等。每个社会计量标牌的小型LCD屏显示时间、温度、你今天见过的其他日立商业显微镜佩戴者的号码,以及你的身体的活动程度。
社会计量标牌也会收集所发生的交流类型的有关信息。例如,和同事坐在会议室里听一个报告者唠唠叨叨地说几个小时与围坐在咖啡机周围生气勃勃的谈话是非常不同的。日立商业显微镜能鉴别这种不同,还能通过监测人们的运动并测量他们的声音能级。
每天离开办公室之前,使用者把社会计量标牌放在一个“摇篮”里,它会给电池充电并且下载所储存的信息。这些测量结果通过因特网传输到日立的数据中心做分析和长期存储。系统周期性地给使用者提供关于所监测到的运动的报告。
自从三年前日立商业显微镜上市以来,数以百计的机构,包括银行、信息服务公司、设计公司、研究机构、呼叫中心和医院都已使用它来收集大约10兆兆字节的行为数据,总计达50万人天次。当然,要理解人们的主观体验,不仅仅需要记录他们如何移动或是他们跟谁说话。而且,为了使所有这些数据有意义,你需要有一个关于人类行为的科学框架。
每个人都有他或她自己的动机,感觉和目标——所有这些都会影响行为。但是这些潜在因素可能对于临时的甚至是受过训练的观察者而言并不一定是显而易见的。一个人不规则的运动是表示痛苦呢,还是轻浮呢?少于一天正常的社会交往次数意味着那个人抑郁呢,还是意味着那个人只不过是专心致志于一个有吸引力的活动呢?工程师需要一种把传感器数据提取为有意义的精神状态的方法。
为此,我们求助于新兴的积极心理学领域。不像传统的心理学专注于心理问题——举几个来说,压力、抑郁、焦虑、困扰和情绪波动——积极心理学关注值得拥有的精神状态(包括幸福)和广受欢迎的性格特点(比如自制和慷慨),以及有助于幸福的内部和外部因素。
你也许会认为幸福是一种不可言喻的东西,一种难以捉摸的存在状态,不可加以量化和分析。但是过去十年来,柳博米尔斯基(Lyubomirsky)和她在加利福尼亚大学里弗赛德分校的合作者们进行了许多研究,表明实际上可以对幸福进行系统地测量。
这些研究结果可能是违反直觉的。例如,我们中的大多数人倾向于相信当我们结婚、买房或是得到提薪时会更加幸福。然而,结果却是,这种外部情况对我们长期的幸福水平而言贡献甚微。类似地,许多人以为关系受挫、职业失败或是金融危机会使他们更加不幸福,实际情况并非如此。结果是大多数人都比他们预期的更快地适应积极的或是消极的情况。
在左边的“投手-捕手”关系图(上图)中,深色圆圈代表 “投手”——更加健谈的那些人——浅色圆圈代表不太爱说话的“捕手”。在这项研究的开始阶段,办公室交流主要是单向的,正如箭头所显示。到最后,双向互动成为了标准的行为模式。在右边的空间利用图中,圆圈大小显示了员工在办公室的不同地点逗留的时间,颜色与活跃度相对应(浅色表示主动,深色表示被动)。
对幸福确实有影响的是人们的习惯和活动。即使诸如表达谢意、表示善意之举这样简单的行为也能使你可测程度上感觉更好。那么,结论是:改变行为而不是固恋理想情况,才是增进幸福的最佳方式。
幸福的好处远非仅仅是感觉良好。在2005年,柳博米尔斯基和她的同事记录了幸福和积极的感觉如何改善人们的私人生活和职业生活。例如,幸福的人们往往更加有创造力,工作时更富有成效,从而赚取更高的薪水。你解读得很正确:得到提薪并不能使你更幸福,但是如果你已经幸福了,更多的钱很可能作为一个附带的好处出现在你面前。关于这些积极结果的坚实有力的统计数据——更高的薪水、更好的绩效评价和更长的寿命——帮助他们战胜了质疑幸福研究价值的怀疑者。
在工作场所,感到幸福的一项指标是获得一种全身心投入的状态或称为“心流”的状态,这是美国加利福尼亚州的克莱蒙研究大学心理学家米哈里·齐克森米哈里(Mihaly Csikszentmihalyi)用来描述这种现象而创造的一个术语。当心流产生时,几个小时的时间快得就像几分钟似的,你完全忘记了身外的烦恼。几乎每个人都会在这个或那个时刻体验到心流,包括知识型工作者比如工程师和科学家,他们的工作需要大量的全神贯注的创造活动和解决问题的努力。正如结果显示的,技术能帮助人们识别这种宝贵的精神状态。
在一项小型的但是引人入胜的研究中,雅诺和他的同事亚拉浩二以及米哈里所考察的是,能否量化人们何时达到那种特别的“在状态中”的感觉。在这个实验中,要求参与者记录他们一天中的感觉和相应的活动。然后,把他们的日立商业显微镜数据——尤其是加速计所测量到的他们的运动节奏——与他们的日记作对比。并没有一个运动或者一种活动与心流的状态相对应,一天中也没有一个特定的时间,工作者能以这种方式更加集中精神。考虑到人们的个人风格和癖好,这个结果是有意义的。
经过研究,心流的关键指标原来是运动的一致性。对一些人而言,那种一致的运动很慢,而对另一些人来说则很快。一些人喜欢早晨活动,另一些人则偏爱下午或是夜间活动。无论何者,当参与者体验到心流时,他们的运动变得更加规律,他们全神贯注于一项有挑战性的但是引人入胜的活动中而忘我了。当他们把日立商业显微镜数据与他们的日记作对比时,参与者常常惊奇地发现他们的精神状态竟然如此明显地被识别。一旦人们意识到他们的日常行为模式,他们就能更好地安排他们的工作日程以利用他们最可能处于这种精神状态的时间。我们在工作场所使用可佩带式传感器的一种更直接但也是更有启发性的方式是记录社会互动。例如,你可以检查办公室的哪个地方可能进行最频繁和最活跃的讨论,哪些区域又是未充分利用或是倾向于消极互动的。基于这些检测结果对办公室重新布局可以推动更富有成效的合作。
在许多情况下,这些社会计量仪的监测数据会揭示出非常不同于你从公司的组织结构图中可能推断出的交流模式。譬如说,你正在试图估计一个公司合并的各种影响。理想情况下,你希望这两家公司完全融合成一体,尽管两家公司的文化和工作过程可能并不同。传感器数据能告诉你曾经是两个不同的团体实际上在何种程度上能合并在一起,因为数据显示谁真正跟谁交谈以及交谈的频率。在一个早期的实验中,日立商业显微镜被用来研究一家公司内的两个生产设计部门的合并。合并后一个月,新团体就绝大部分而言,仍然是两个分割的实体。甚至连团体的领导,起初也是继续主要与他的老同事交流。确实,情况是如此糟糕,在一般员工和大老板之间足足有6度的会话分隔度。这很令人震惊,因为社会心理学家斯坦利·米尔格拉姆(Stanley Milgram)最先在20世纪60年代研究的现象——分隔随机选择的两个人的相识步数是6步,这两个结果惊人的一致 (斯坦利·米尔格拉姆的这项研究后来催生了派对游戏“六度凯文·培根”)。
如图,两个部门合并一个月后,雇员(显示为上下两部分结点)仍然高度分隔,他们的社会互动遵循了一种等级模式。组织领导和普通员工的分隔度,凭日常对话联系来判断,大约是6。即使是合并后团体的领导(黑色圈出的结点)也主要与他老部门的同事交流。在管理者收到这些模式的反馈并采取措施增进交流之后,合并后的团体更加有机地融合在一起,在图中显示为上下两部分结点有更多连接和一种扁平化的组织机构,结点之间的平均距离缩短到四步以下
所以,这样一个功能失调的办公室怎样更好地运作呢?作为这个实验的一部分,管理者和雇员定期收到社会计量仪的监测报告,包含显示谁和谁交谈的图示,然后鼓励每个人做出调整,从而把人们凝聚到一起。为期三个月的实验结束时,团队的领导和其他人与他们的新同事能更加紧密地合作了,社会等级也扁平化了。而且,员工报告了更大的满意度和生产率。
在另一个小型研究中 (这是我们三个人的第一次合作),我们关注的是提升员工的满意度。我们也测量了人们的运动以探寻幸福和体力活动是否相关。我们的研究进行了6周,涉及到有32个雇员的一个日本办公室。半数参与者进行了一项促进幸福运动——即写下那周在工作中发生的三件积极的事。剩下的参与者仅仅只需列出他们那周完成的工作任务。为了控制安慰剂效应,所有参与者都被告知给他们设计这个任务是为了让他们更幸福。
和控制组比较起来,讲述积极事件的参与者报告了更大的幸福、内发动机、生活满意度和与他人的联络性。这些好处在研究结束后持续了一个月。考虑到这项运动的简单性,这些好处就更加显著了:仅仅用10分钟写下好的事情就会造成明显的不同。
我们还寻找参与者的日常活动的不同之处。我们发现练习回忆积极事件的雇员开始以更充沛的精力投入工作(通过测量他们的运动可知),并且在白天更早地达到他们体力活动的峰值。此外,他们花费更少的时间与同事交流。换言之,当参与者感觉更好时,他们投入更多的时间到工作中,花费更少的时间参与社交活动,变得对他们的工作更加主动、投入和勤奋。当然,一个健康的组织需要一定程度的社会互动,正如我们在上述的公司合并实验中所见。但是这项研究强调了平衡会面时间和个人成就的重要性。
这些研究结果还表明了社会计量仪的监测数据和更多的主观调查结果是如何相互补充的:客观测量记录的是行为的具体变化,而主观测量则从人们的思想和感觉层面解释了这些变化。
工程师和心理学家之间的研究合作才刚刚开始。我们满怀期望,随着可佩带式传感器的使用更加普及,更多的数据得以积累,人们将发现运用这些计量生物学监测器的新途径。
当然,没有一个幸福传感器将会是完美的。但是,无需如此。当温度计在四个世纪以前被发明出来时,非常不精确,但仍然带来了有价值的信息。随着时间的推移,温度计的设计更精细了,现在它已变得不可或缺。我们相信幸福传感器将会沿着相似的路径演变。尽管在评估人们的精神状态时总是有一定程度的不确定性,可佩带式传感器已经比测定幸福度的传统工具好多了,因其相对不显眼,使用起来不费力,而且制造起来相对不贵。
到时,更多的企业将使用这些传感器来测量员工行为和满意度,来研究新实践、新工序的有效性,可能甚至用来培养心流。以这种方式,雇主将能够营造出促进员工积极投入工作和提升总体生产率的工作环境。的确,那将会是一个幸福的结果。