新时期档案的数字化管理

李佰

【摘 要】现代化信息技术的应用与推广促使档案管理从传统的手工管理模式向数字化、信息化管理模式转变，新理论、新技术以及新思维的应用使档案事业迈上了一个新的发展平台。当前，如何做好新时期档案的数字化管理已成为备受关注的一个问题。本篇文章从新时期档案数字化建设的必要性入手，对档案数字化建设和管理工作开展的意义作深入分析，并针对新时期的档案管理要求，对档案数字化管理的具体实施方式进行论述。

【关键词】新时期；档案管理；数字化；建设；意义

现阶段，传统的档案管理模式已经无法满足经济社会的发展需求，在具体实施时出现了大量的弊端和缺陷。为了解决这一问题，克服传统档案管理模式所遇到的管理难题，提高档案管理质量，就必须结合经济社会的发展需要，通过对现代化技术手段的利用，实现新时期下档案管理的信息化和数字化，从而提高档案管理质量，促进档案事业的长足发展。

1.档案数字化建设的必要性

对档案进行数字化管理和建设具有一定的必要性，其主要原因如下：

1.1传统档案信息资料存储困难

在档案管理活动中，我们所搜集、整理、保存和利用的档案资料都是具有一定价值意义的，它是人类历史上所留下的一笔宝贵财富，需要好好保管、收藏。而对于这些有价值意义的档案资料进行储存、收藏以及管理时，如果还采用传统的手工档案管理模式，那么在存储一些纸质资料时，便很有可能因为存储方式的不当，或者因为年代太久远而造成资料丢失或破损，导致档案存储失败。另一方面，随着档案管理涉及的领域越来越广，内容越来越多，档案信息资料存储载体的种类也变得越来丰富。不断丰富的档案信息载体种类给档案的管理带来了困难，多种存储方式的结合与应用不但增加了档案管理的工作量，占用了档案馆或档案室的大部分空间，还加大了档案信息资料的存储难度，增加了档案管理成本。

1.2档案信息资料管理和查询难

传统的档案管理的工作量较大，工作步骤繁多，档案管理人员在工作过程中难免会因为粗心而发生工作失误，出现信息资料遗漏、破损等现象。再加上其所进行管理的对象多为纸质资料，在具体管理时只能依靠手工操作来建立索引数据，并做好记录；如果有资源利用者前来查询和检索某类资料，管理人员往往需要通过查找案卷目录——查找文件目录——查找档案存放位置——调卷等多流程方式才可实现档案资源的正确检索，这样的检索方式对利用者的时间是一种严重浪费。

1.3档案人员业务素质有待提高

从目前状况看，从事档案工作的人员中有相当一部分人员素质偏低，很多部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。虽然有些档案部门对其从业人员也进行过培训，但培训效果甚微。正如有些档案人员反映说“：培训年年搞，讲课老一套，学员不愿听，老师不愿教”。所以有些档案部门虽然引进了先进的计算机设备，但是因专业人才缺乏而未能充分发挥其作用。档案人员的素质已经严重制约了档案数字化的发展。

2.加强档案数字化管理的几点建议

2.1建立健全电子档案管理制度

档案数字化建设应该由国家档案局统一规划和组织，由上至下建立起统一的电子档案管理制度和办法，统一规范电子档案的扫描、制作、收集和归档办法、程序、时效等内容，使各级档案部门和基层档案工作者有法可依、有章可循。同时，对电子档案要定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保电子档案资料的完整性、准确性。

2.2建立档案管理信息化平台

将大量的档案信息数字化，是一个庞大的系统工程，首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案电子化的科学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划，而且档案数字化是一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，因为从实际和长远打算，保证硬件设备的成龙配套，使其具有较强的支撑力。档案数字化实施应贯彻“突出重点，分布进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先电子化，早日满足大多数利用者的需求。同时，在档案数字化的进程中，要逐步建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位按业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。

2.3加强电子档案管理人员的培养

电子档案管理是一个新事物，从事电子档案管理人员必须具备既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。因此，培养和选用一批电子档案管理人员是档案部门的当务之急。就目前各档案部门来说，一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状。

2.4加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子文件存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

3.结束语

综上所述，新时期下的档案管理工作想要获得良好的管理成效，就必须借力于现代化数字信息技术。通过建立档案信息化管理平台，健全和完善信息化管理机制，加强档案管理人员综合素质和专业能力的培养等方法，全方位做好档案管理的数字化建设，以确保我国档案管理工作的正常开展，进而促进档案事业的步步高升。

【参考文献】

[1]王凤荣，王璐.档案数字化建设的思考[J].大庆社会科学，2009（03）.

[2]陈光谊.浅谈档案数字化建设中应遵循的几个原则[J].四川档案，2009（03）.

[3]李亚平.浅析档案数字化建设[J].漯河职业技术学院学报，2007（04）.