关于提升采办中供应商管理水平的探讨

■孙雨玫 中海油能源发展股份有限公司油田建设机械设备技术服务中心

一、采办各阶段的供应商管理

采办亦称采购，承担着为企业提供日常生产所需的物资、工程、服务的重要任务。供应商是指为企业自身提供上述资源的公司。供应商管理贯穿采办工作的始终，现分别从采办前期、采办中期及采办后期三阶段进行阐述。

1.采办前期。在采办前期，供应商管理工作主要涉及供应商信息收集，供应商深入调查，供应商资格评选。

首先，企业应在了解资源市场的基础上利用多种渠道去寻找潜在供应商，对其进行信息收集。一家优秀的供应商是否有好的经营理念，是能否实现长期合作的重要前提。除此之外，其经营目标与战略，也将有助于企业判断与自身中长期战略的契合程度。

其次，经初步调查后，对准备合作的供应商进行更为深入仔细的调查。大致有以下几个方面：生产制造能力、质量保证能力、技术创新能力、成本管控能力、交期管理能力。通过深入到供应商的生产一线、质检部门、技术部门、物流仓储，对现有的工艺流程、生产设备、操作人员、管理制度进行考察，便可以了解其是否能基本满足为本企业供应的各项要求。只有通过深入调查，才能发现真实可靠的供应商，建立起比较稳定的采购供需关系。

最后，企业通过组织相关部门对供应商进行资格评选，建立合格供应商名录。只有建立起一支即稳定又可靠的供应商队伍，才能为企业生产提供坚实有力的供应保障。

2.采办中期。在采办中期，随着采办需求的产生，采办人员需要从合格供应商名录中选取一家或多家推荐供应商，采用适合的采办方式，例如密封询价、邀请招标、竞争性谈判或议标等，最终选择一家或多家供应商为其供货。

在本阶段中，供应商管理的重点在于成本管控、品质保证，准时交货，以达到5R（RightPrice、RightQuality&Quantity、RightTime&Place）目标。通过让多家供应商同时密封报价，或与供应商签订年度协议、战略协议等方式，可以使企业降低采办成本，提高利润率。质量领域有很多考察指标，例如样品首次通过率、质量问题重发率。在采购品种多、采购数量少的“多种少量”行业，常用的是百万次品率。不管什么质量指标，只要统计标准一致，有可比性，就能很好地反映供应商的质量水平。准时交货与成本管控、品质保证同等重要。计算方法可以按件，或按订单。

成本、品质和交货三个指标因较易统计，可客观衡量不同供应商或的同一供应商在不同时期的管理绩效，在供应商管理中十分重要。

3.采办后期。在采办后期，企业需要对供应商的表现进行定期或不定期的考核评价，以便挑选出最优秀的供应商，在优化供应商结构，维持合格供应商名录实用性的同时，提高企业的竞争优势。

二、加强供应商管理对于采办的重要性

供应商管理是采办工作的重要基石。与供应商保持顺畅有效的信息沟通、良好融洽的商业关系，直接关系到采办工作的顺利开展。采办质量的优劣、采办效率的高低很大程度上依赖于能否做好供应商的管理工作。

1.加强供应商管理可以提高采办工作的质量。采办工作的质量体现在为企业提供物美价廉的物资、工程、服务。

供应商是以追求利益最大化为目的的利益主体。供应商和购买企业既相互依赖又相互对立。购买企业通常为了防止供应商以次充好、以劣充优，需要投入较多的人力物力，大大增加了采办成本。如果平时注重供应商管理，遴选出品质好、价格低、服务好的供应商与之合作，就能确保生产供应质优价廉、稳定可靠。

降低采办成本的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情，掌握所需货物及工程服务的多方面市场信息。比如，所采购货物的供求信息、市场价等。通过建立重要货物供应商信息的数据库，以便随时能找到相应的供应商。企业也可建立同一类货物的供应商及价格目录，以便企业根据不同需求进行比较和选择，充分利用竞争的办法获得价格上的利益。

只有建立了良好的卖方市场信息机制，对采购环境有充分的了解和把握，企业才能在采购中做到知己知彼，不仅取得高质量的货物或服务，还能获得价格上的优势，降低采购成本，从而获得最大的收益。

2.加强供应商管理可以提升采办工作的效率。采办工作的效率体现在及时为企业提供所需的物资、工程、服务。

购买企业与供应商之间的关系决定采办的绩效，因此和供应商维系良好的关系，是采办工作提升效率的当务之急。企业的采办人员可去拜访供应商，深入了解更详细的延期原因，并针对这些原因与供应商一起协商解决。如果供应商的交货准时率低是由于工程或品质问题所致，则需要把分析结果传递到相关部门，并进行跟踪直到问题解决。如此一来，通过优化企业的供应链亦可使企业提升在市场竞争中的应变能力，提高企业的核心竞争力。

购买企业通过和供应商建立良好的伙伴关系，利用经营信息的及时交换，使其对自身高频率、小数量的采办需求快速反应。供应商的快速反应能力可以帮助企业在日益激烈的竞争环境中及时满足市场需求，迅速获取宝贵商机，成为厂家实现竞争优势的工具。

因此，加强供应商管理可以提高采办工作的质量和效率。更重要的是，与供应商建立长期、紧密的业务关系，整合双方的资源和优势，买卖双方融洽相处、互相支持、共同发展，可以扩大市场需求和份额，降低产品前期的高额成本，有助于企业可持续发展，为企业和供应商创造合作共赢的良好局面。

三、提升采办中供应商管理水平的几点对策

提升采办中供应商管理水平，对其进行高效、科学的管理，关系到企业日常生产经营活动能否正常进行，对企业的可持续发展具有重要意义。

1.共享利益，建立供应商关系管理机制。客户是上帝，供应商同客户同等重要。供应商供货能否及时、价格是否合理，直接影响到企业的产能和成本，而且也关系到产品质量能否得到保证。通过建立供应商关系管理机制，企业可以改善与供应链上游供应商的关系。

供应商关系管理实践于与企业采购业务相关的领域，以“扩展协作互助的伙伴关系、共同开拓和扩大市场份额、实现双赢”为导向，致力于实现与供应商建立和维持长久、紧密的伙伴关系，共享企业发展带来的利益。除了传统的“采办”业务，供应商关系管理包含所有与其相关的业务，例如供应商的选择与评估，战略合作关系的建立与协调，共同开发计划，对供方设计过程的直接参与，建立有效的沟通方法与渠道，意外处理的流程等。供应商关系管理的基本目标，是将企业内部的工作与供方的工作直接衔接，以及直接处理跨越二者的综合业务，形成超越组织界限的高效率的业务流程。

2.赏罚分明，建立供应商奖惩机制。为了严格执行供应商绩效评估，使考核公平、公正，激励供应商在质量、交货期及成本等诸多方面的改善意愿，提高供应商的经营绩效与竞争力，企业必须制定一套清晰、实用的供应商奖罚机制。

通过制定相应的奖惩方案，促使各供方不断建立和完善质量保证体系，提高整体素质和质量能力，保证稳定地、及时地提供满意的产品质量和服务。如此，企业才能培育出更多的优质供应商，打造一支高质量、高效率、稳定的供应商团队，逐步建立稳定、长期、良好的战略合作关系。

3.优胜劣汰，建立供应商更新机制。为力求实现“提高供应商平均供应份额、提高供应商厂家直供率”的目标，企业可以“减少总量、优化结构、量化考核、动态调整”为原则，依托信息化管理系统，构建基于供应商评分和分级管理的优胜劣汰合作机制，最大化整合和发挥出供应商资源的价值。

通过派出监察人员对供应商进行实地监察和指导等措施，选择保证能力强、服务质量好的供应商，在确保所采购产品的质量符合规定的同时，对供应商的供货业绩做出科学、合理的评价，以规范供应商引入和淘汰机制，进一步提升企业产品的质量和交期。

四、本文小结

综上所述，在采办中有效地管理供应商，完善供应链管理，能协助企业在第一时间抢占先机，赢得客户，并造就企业独特的竞争优势。此外，有效的供应商管理还可以降低库存成本，节约采办费用，加快合同交货率。同时，通过供应商关系管理、奖惩机制、更新机制使企业与优质供应商结成利益共同体，增强企业在同行业的竞争优势，造就企业的核心竞争力。因此，在实际的采办工作中，企业一定要重视供应商管理，如此才能达到企业的远景与目标。

[1]陈进伟，陈其常.试论企业物资采办内控机制[J].改革与开放，2009年第9期.

[2]李春艳.供应商管理的问题和对策[J].统计与咨询，2011年第4期.

[3]赵文杰.海外EPC项目采办管理的几点思考[J].经营管理者，2011年第13期.

[4]王冬梅.供应商管理在企业发展中的地位及作用[J].苏盐科技，2011年第3期.

[5]许贤国，喻建良.供应商快速反应能力构面实证分析[J].企业技术开发，2006年第10期.