论提升档案管理水平的有效方法

(宁夏中卫供电局，宁夏 中卫 755000)

论提升档案管理水平的有效方法

马永丽

(宁夏中卫供电局，宁夏 中卫 755000)

档案管理水平是影响企业基础管理工作的重要因素。本文结合工作经验，通过分析目前电力档案管理中存在的问题，探讨电子档案管理、收集工作和档案人员综合素质的管理，对提升档案管理水平进行一些有效的探索。

档案管理;电力工作;有效方法

1 电力档案管理存在的主要问题

1.1 档案管理制度和体制不健全

在档案管理过程中，由于电力工程的复杂和人员流动性强的原因，人员调转和离职十分频繁，电力档案经常出现一些人员调走后档案没人管，或者是档案只能跟随着转调人走的现象，档案资料流向制度不健全的问题，给那些变更工程建设或者调动频繁的技术及施工人员造成不必要的麻烦，这可能

由于公办条件、资金等因素产生的档案管理规章制度不健全，也有一部分是由于档案管理员态度、能力引起的，这主要表现在工作中无法按照章程办事。档案管理缺乏对工程档案管理法规的宣传和贯彻，更关注于一些细枝末节的工作。电力部门中有些档案室的管理制度缺乏严格性，科学的、行之有效的检验工作标准极少，合理、严格的考核办法与健全的规章制度还没有建立，工作的随意性很大，这就为档案管理工作的整体效率提升制造了难题。

1.2 电力档案管理缺乏高素质的专业人才

在我国电力的很多部门，特别是工程建设项目，常常出现一些归档小规范、小齐全、案卷质量差等诸多影响归档质量的问题。以上弊端产生的原因是与档案管理人员自身专业素质分不开的，很多档案管理员不熟悉相关法律和法规的具体知识，有些根本就没有接触过工程档案，缺乏档案专业性。还有的档案管理人员在管理档案工作中敷衍塞责、推诿权职，这都影响了档案管理工作水平的快速提升。加上一般上层管理者很少会注意档案管理工作，更不会花费人力物力去为新参加工作的员工进行培训，管理员人数不够就放宽准入要求，大多数档案员都是身兼数职，文化程度低，档案专业能力较弱，经过临时抽调组织起来的档案管理员队伍，也就无法适应电力档案工作的需要了。

1.3 管理观念滞后，管理模式落后

一个企业能否实现稳步发展，离不开管理理念和模式的作用。长期以来，电力档案工作作为一种企业内部的服务性部门，在企业内部大多不受重视，对其先进管理观念和模式进行钻研的人少之又少，档案工作也大多是因袭传统的管理思路，档案管理部门的工作仅仅围绕着一年中立卷归档数量的多少展开，工作主动性很弱。档案管理自古就有，作为一种传统的管理模式，电力档案工作曾经对我国不同时期的电力工作起到很大的积极作用，但是目前，很多传统管理方法由于缺乏创新和变化，已经无法适应当下社会、时代的需要，档案管理部门经常做着呆板、繁琐的操作步骤。虽然在电力单位中有很多已经很早就利用计算机信息技术进行档案管理，但是绝大多数还仅限于档案目录的输入、输出和检索程序上，对一些实用性、针对性强的档案管理工作作用甚小。

2 提升电力档案管理水平的有效方法

2.1 提高电力的电子档案管理水平

2.1.1 加大电子文件档案管理的培训力度。随着办公自动化的广泛应用，电子档案的更新换代较快，档案维护的专业性、技术性更强，这也就向档案管理员提出了更好的要求，必须由高技术人才来管理。在目前电力档案管理部门中，依然缺乏高技术人才，关于档案、信息处理的复合型人才。对此，档案管理部门应该适当组织档案人员进行业务培训，分批、分期组织档案管理人员参加一些专业讲座等培训活动，针对电子业务不熟悉的员工，单位应该组织他们去到外地学习经验，这样才能真正适应信息技术的发展，不断提高档案管理着的业务素质。

2.1.2 完善电子文件软硬件设施管理。在电子档案管理过程中，不但需要懂得技术的档案人才，也需要一些为档案信息采集、分类、查阅等内容服务的软硬件设施，只有这样才能更有利于电子档案的实施。对此，需要加大对电力档案管理部门的基础软件、硬件开发，信息收集和利用上的资金和技术投入，为档案管理配备不要的计算机、数码照相机、扫描仪、摄像机等设备，始终关注软件应用前沿动态，从而更好的实现档案电子化的管理。

2.2 加强电力档案的收集工作

在档案管理中，应该增强档案管理人员的“档案意识”，通过大力宣传，激发员工收集整理档案的工作热情。在档案信息、资料的收集过程中，应该做到以下两点。一是将把关收集与人员专项收集相结合，二是将平时的日常收集与年底归档整理情况相结合，只有在领导管理，员工操作的共同努力下，才能将电力档案收集工作做得更好，做到在今后的电力档案建设中，将最有价值、系统性的档案信息传递给使用者，为企业工作服务。

2.3 实现电力档案的高效管理

目前，由于电力职能部门众多，需要保存的电力档案数量庞大。对此，档案管理部门需要不断思考，以高效的管理方式做好档案管理工作。在档案管理中，统一的管理制度的确立和实施，是保证档案管理工作科学、合理运用的重要手段。相关部门应该在对电力各部门档案进行调查的基础上，与档案管理者一同探讨如何制定行之有效的、符合电力工作实际的档案管理标准。

2.4 提高电力档案管理人员的综合素质

管理人员自身素质就不仅仅包括专业素养，还应该包含精神面貌、工作态度，人文素质等众多方面，档案管理部门应该适时加强工作人员的专业培训，通过学习提升员工的服务意识和奉献意识，只有这样才能使广大档案管理人员自觉主动的加强业务学习，拓宽知识面，全面了解和掌握电力专业知识，树立起坚实的法制观念，认真贯彻《中华人民共和国档案法》，在工作中强化职业道德观念，遵守职业规则，从而不断提升自身的综合素质，真正担负起电力档案的管理职责。

3 结论

总之，电力档案管理是一项系统工程，它对电力工作资料、信息的收集、保存和检索都具有重要意义，是电力建设工作发展的需要。电力档案工作水平的高低直接影响着行业的基础管理水平和信息资源管理水平，为了电力事业的健康发展，确保电力档案的完整、准确、系统有效的利用，必须不断提升档案管理水平。

［1］郭淑蕾.浅议我国的水利档案管理［J］.城市建设，2011(14).

［2］李鑫.浅谈加强档案管理重在提高人才素质水平［J］.中国集体经济，2010(6).

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1003－5168(2013)07－0212－01