新建本科院校档案工作规范化管理刍议

刘憬遐，王佳伟，闫桂莲

（1.河北民族师范学院 党政办公室，河北 承德 0670002.河北旅游职业学院 党政办公室，河北 承德 067000）

新建本科院校大多由单一专科院校升格或由多个院校合并，在其升本的发展历程中，须经历全方位的调整，建设合格本科院校要求其在办学定位、人才培养、教学管理、学科建设及专业建设、科研建设、学生管理及学生创新、创业管理等方面提高，既要保留原有院校基础的优良传统，又要以创新发展的态度寻找新建本科院校的科学定位，力克以往单一发展的模式，寻求科学合理转型。新建本科院校多为地方高校，因此依托地方优势，谋求应用型本科发展道路，构建特色发展模式成为新建本科院校在激烈的高等教育竞争中生存发展的必由之路。

一、新建本科院校档案管理规范化的必要性

高校档案管理指的是高校在管理及实践过程中形成的文字、图表、声像等各种具有保存价值的载体。档案具有历史传承性和现实价值性，它记录学校行政管理、教学管理、科研管理、学生管理等的点滴过往，是高校校史的真实反映，发展轨迹的真实展现，同时成为高校进一步发展壮大的宝贵财富。

新建本科院校的“新建”含义指其特定的发展阶段，即未达到合格本科院校层次，处于建设期、发展期，因此面临着教育部本科教学评估，这成为提升新建本科院校突破原有专科发展瓶颈，向合格本科院校迈进的机遇。因此加强新建本科院校档案管理，使其符合合格本科院校的发展要求，达到规范化管理具有十分重要的理论与实践意义。

二、新建本科院校档案规范化管理对策

（一）档案规范化管理的含义

在贯彻《高等学校档案管理办法》的基础上，建立完善的档案管理组织体系，对档案管理的领导权责、组织架构、运行机制、保障措施、归档范围等都做出明确规定，保证档案管理工作有章可循，有法可依。

（二）新建本科院校档案管理的现状

基于新建本科院校的发展理念，作为重要职能部门之一的档案管理部门面临着机遇及挑战，档案管理工作面临以下问题：

1.档案管理复杂，头绪万千

新建本科院校大都经合并形成新的学校，合并前的院校的档案管理模式各异，整合各个学校的档案需要花费大量的人力物力，按照合格本科院校的档案管理模式重新对原有档案进行标准化归档需要花费巨大代价，且原有档案形式不一，既有原始纸质档案材料，也有个别形成电子档案材料，这样一来使得档案管理头绪众多，需要分门别类进行整理。

2.档案管理重要性认识不够，知行不一

新建本科院校各项工作千头万绪，而档案管理工作内隐性较强，不具有迅速形成显性价值的特点，因此，对于档案管理工作，大多数新建本科院校抱着“腾”、“等”的心态，往往在教育部评估工作进入紧张备战状态时才开始着手整理，使档案管理工作限于尴尬的“中间地带”，“知行不一”的情况长期存在。

3.档案管理人员素质偏低，良莠不齐

新建本科院校经合并后，档案管理人员构成较为复杂，档案管理人员普遍存在学历水平偏低、专业背景不一，年龄结构老化的问题。同时，由于档案管理工作的受重视程度低，使得具有档案学、档案管理学专业背景的青年管理工作者往往存在“过往”心态，职业效能感较低，岗位流动较快，“良才”苦无定所，档案管理部门长期居于人才劣势。

4.档案管理的技术手段落后，流于形式

新建本科院校在力争向合格本科院校过渡过程中大都提出了高校“信息化”建设的目标，然而档案管理信息化建设仅停留在形式上，绝大多数档案为未经整理归档的原始纸质档案，光盘、图表、声像等现代科技手段的运用十分有限，档案管理基本上未能跳出“手动”时代，仍然停留在人工编目立卷、入库、查阅调卷等，使得部分档案的价值得不到有效的挖掘，与此同时，各种档案的规格、形式不一，纸质档案经过长久贮藏或经反复查阅造成磨损及毁坏，原始档案的保存难度日益加强，而由于人力、物力、财力的劣势使档案信息化的进程缓慢，根本不能适应新时期档案建设的需要。

（三）新建本科院校档案管理规范化途径探析

根据前述档案管理规范化含义，应从以下几方面加强新建本科院校档案管理工作：

1.制定档案管理的制度规范

档案管理的制度规范是档案管理工作人员日常应有的行为准则和工作依据，新建本科院校应根据学校升本后的新的发展方向、发展要求、发展理念制定符合合格本科院校条件的档案管理规章制度，力求将规范化的制度贯彻到实际管理工作当中，使档案管理能够体现目标兼具科学性及合理性，内容凸显具体性及明确性，在实际工作过程中操作性强的特点，在制度上保障专职、兼职档案管理人员具有同等的待遇，建立健全档案管理检查、评比、考核制度，与职务晋升及评优有机结合，激发档案管理人员工作的热情，确保档案管理工作在科学化、规范化管理中更加凸显“人本”特色，保障档案管理建设工作有序进行。

2.构建档案管理的领导权责规范

是否具有档案管理意识是主管及分管档案管理工作的领导能否带领其档案管理队伍做好工作的关键，因此，主管及分管领导在实际工作过程中应具有权责意识，应加强领导，身先士卒，认真贯彻国家关于档案管理工作的大政方针，制定并执行学校档案管理的规章制度，把档案管理列入领导议事日程，构建规范化的权责体系。切实解决在档案管理实际工作中的困难和问题。

3.形成档案管理的运行机制

形成主管领导对于各部门档案管理工作的指导与督促、成立档案管理中心，由主管领导定期带队到全校各立卷单位走访督查，与部门分管领导和兼职档案管理工作者进行座谈。推行部门立卷工作制，形成档案管理中心指导制，深入基层档案管理部门进行具体指导，及时解决工作中存在的问题。

4.培养档案管理专业队伍

打造一支档案管理的专业队伍，适应档案管理工作规范化及现代化的要求，可以通过内部择优调动，校外人才引进等方式，选择学历水平高、具有档案学、档案管理学专业背景的青年管理干部充实档案管理队伍，加强档案管理专业队伍的业务培训，校际交流、校社交流，对于积极参加业务培训且取得较好工作业绩的青年管理工作者予以表彰，对于兼职档案管理人员也应纳入全校性档案管理规范化培训计划，打造一支专业素质优良的档案管理专业队伍。

5.提升档案管理工作的信息化水平

信息化及科技化是新时期高校各项工作的重中之重，档案管理工作的信息化建设起步晚，层次低，需进一步发展的物质基础及智力支持。因此，应对档案管理部门进行信息化的设施配备，包括仓储、信息处理设备等的更新换代，同时，需要培养具有娴熟信息化技术水平的档案管理工作者，这就要求在构建档案管理专业队伍过程中以信息化、科技化带动其专业化，使其良好的专业档案学、档案管理学知识能够结合信息化技术，带动档案管理工作整体水平的提升。

结语

在新建本科院校向合格本科院校的发展过程中，档案管理工作的规范化是学校走向科学发展的重要组成部分，一所新建本科院校是在承传其原有历史文化积淀的基础上，迈向崭新发展的征程，而档案管理因其传承校史，既往开来，与时俱进的时代特色需要在新的发展征程中继续发挥其“记录”、“保存”、“再现”的功能，展现其经久不变的魅力。

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