高校档案馆和图书馆协作研究

宋云驰，常散丹

（内蒙古科技大学，内蒙古 包头 014010）

一、高校档案馆和图书馆的现状

我国目前高校档案管理和图书管理工作分别由档案馆和图书馆独立完成，两者工作相对封闭，没有合作关系，两者都是高校中具有文化教育功能的重要机构，两者的资源配置是否协调对高校师生的学习研究工作有着直接影响。由于缺乏协作，加之高校档案馆在高校中利用效率较低、导致知名度偏低，部分领导和师生没有意识到档案馆的作用，对其保管的文件、论文和科研档案等了解不全面，更无法利用档案馆中的文献资料，在高校档案馆和图书馆中出现了资源浪费和重复建设，无法为高校师生提供便捷高效的服务。

两者作为提供高校信息资源服务的两大机构，在高校中地位十分重要。图书馆作为高校中最热门的机构之一，对高校师生有着巨大影响，借助图书馆的影响力，可以帮助高校师生了解和利用档案馆，实现其对科研和教学的价值。两者实现协作共建，能够使档案馆和图书馆发挥更大作用，改变高校档案馆利用效率低的现状。从两者的整体发展考虑，走协作共建之路是克服目前存在的缺点，提高资源利用效率的关键。

二、高校档案馆和图书馆的作用

（一）高校档案馆

高校档案馆作为高校内部独立的档案事务管理机构，能够有效地满足高校内部科研和行政需求，对高校的正常运行具有十分重要的作用。其基本作用如下：

1.保存学校历史文件，传承学校精神。一个高校的大学精神是由其学校历史和文化积淀而成，对高校历史重视程度都反映在档案管理工作中，高校档案馆通过保存与学校有关的历史文件能够将充分展示学校方方面面的精神沿续与传承，通过编撰校史体现本校文化，见证学校的辉煌的发展历程，获得社会的认同，是高校文化传播的纽带。

2.保管论文和科研档案。高校档案馆作为保管高校论文和科研档案的机构，在教师和学生需要查询和参阅过往论文或者科研报告时，提供相关服务，以便为教学科研提供资料，指导学生写作论文。同时分析高素质人才的教育档案，总结教学经验，研究学生培养的科学方法。保存和展示高校研究成果，对于科研项目进行细致总结，为高校后续科研项目提供借鉴。并对高校科研成果进行有效的宣传和推广，使高校科研成果真正能够产生社会经济效益。

3.保管学校教师与学生的档案信息。在高校行政工作中，高校档案馆负责保管教师与学生的档案原件，进行档案信息管理，为相关工作提供准确的信息。在必要时进行档案资源确认，提供档案凭证，维护师生的权益。

（二）高校图书馆

图书馆在高校中拥有最为丰富的信息资源，是高校师生查阅资料和学习的最佳场所。高校图书馆为高校师生提供了优良的文化环境和优质的服务，能够有效地帮助师生研究和解决各种问题，是高校教学资源最重要的组成部分。其作用如下：

1.提供优良的学习环境。优良的环境对于读者学习研究来说非常重要，图书馆提供了一个便于寻求知识的平台，促进了读者对疑难问题的分析研究。在查阅书籍的过程中，读者能根据需求进行选择，这种方便的学习环境增强读者自习意识，实现真正的自主学习。图书馆也是高校师生课外活动的重要场所，提供了一个良好舒适的活动空间。

2.高校重要的信息源，提供大量的学习科研资料。高校图书馆中大量馆藏书籍文献以及各种信息资源是高校师生学习研究的重要资料。其拥有的丰富知识信息，成为师生的学习研究的重要资料，优秀的高校图书馆能够以丰富的资料和准确的信息来满足师生的需要。

3.以丰富的书籍资料，提升学生道德素质。除了服务学习科研，高校图书馆作为学生课外阅读的重要场所，通过向大学生宣传推荐优秀书籍，能够对大学生的思想文化和道德素质进行全方位的引导教育。塑造高尚的品德和价值观，培养大学生成为具有高尚道德的高素质人才。

（三）高校档案馆和图书馆协作的必要性

1.两者的协作可以更好的促进高校档案馆和图书馆与时俱进，在信息化大时代，网络对高校档案馆和图书馆波及巨大，因特网具有海量的信息，相比之下信息查询在网上更加简便，两者都有被边缘化的危险，因特网对传统档案馆和图书馆产生极大影响。因此高校档案馆和图书馆必须进一步发掘自身的潜能。高校档案馆和图书馆协作共建，相互补充，共享资源，即方便利用者获取信息，也提高了信息资源的效率。

2.两者的协作能够将信息资料与科研报告论文结合。高校图书馆中具有丰富资料文献，但是其科研和实践报告数量远远不足，与档案馆的协作能够补充大量的一线科研项目资料和论文。在两者协作下，利用者能够同时检索到有关资料文献和相关科研报告论文，这能够使深利用者在更广阔的领域中获得最新科研动态。

3.两者的协作能够建立联合信息资源数据库，加快信息化进程。高校师生对所需信息的电子化和网络化要求不断增加，建立馆藏资源丰富、高效快捷的各类信息资源数据库十分必要，高校档案馆和图书馆只有协作共建联合信息资源数据库，才能发挥自身的馆藏优势，满足高校师生对知识信息的多样化需求。将两者的信息资源借助计算机网络化、数字化和信息化，也有助于实现高校档案馆和图书馆的现代化管理，方便高校师生和社会利用资料信息。

（四）高校档案馆和图书馆协作的可行性

在欧洲和美国等发达地区，已有诸多高校档案馆和图书馆进行协作，构建了一个能够提供海量信息的信息化服务体系，随着信息化的加快，我国高校也具有了两者相互协作共享资源的可能，两者协作共建是十分可行的。高校档案馆和图书馆应该借助计算机信息技术，协作共建，为高校图书馆和档案馆都找到新的活力。

1.两者的性质类似，档案馆作为保存高校档案资料的机构，图书馆作为保存图书文献资料的机构，两者都是收集、加工、保存文献信息的机构，都是高校中保存传播知识信息的载体，具有协作共建的可行性。

2.两者的工作方式类似，两者对高校师生的服务方式都是阅览和外借，在保存文献资料的方式上也相同，都需要对保存的信息进行进一步的整理加工，保证读者能够更好地利用文献信息。两者的协作在工作方式上并无变化，相同的工作方式也是两者协作共建的良好基础。

3.服务对象的主体都是高校师生，都是以提供其所需要的信息资料为主要工作。相似的服务对象，使得两者协作后的信息资源管理更加简单，保证了两者的协作共建能够使高校师生享受到更加便捷高效的服务。

4.计算机信息技术的发展，使得两者的协作更加简单可行。现代计算机技术和网络技术保证了两者大量信息资源的顺利整合，建立联合信息资源库和信息查询系统，读者能够借助信息系统查询两者的信息资料，使得两者的协作成为可能。

（五）高校档案馆和图书馆协作的建议

1.对于档案馆和图书馆进行一体化管理。在档案馆和图书馆原有的管理部门基础上设立协调管理机构，对两者的馆藏资源进行统一的管理和规划，将两者的信息资源做到利用率最大化。借鉴国外高校档案馆和图书馆协作的成熟经验，从整体出发，考虑档案馆和图书馆的内在联系，应当先建立合适的一体化管理模式，逐渐实现档案馆和图书馆的一体化建设。制定统一的管理政策，针对两者协作中存在的各种问题，制定相应的管理办法，规范管理两者协作共建的过程。就目前而言，统一管理档案馆和图书馆是协作共建的关键，统筹安排两者的日常工作，满足高校师生学习科研的需求，实现协调发展。

2.将两者的文献资料进行整理，资源互补。如：高校师生进行研究学习时，不仅需要参阅图书资料，也需要查阅论文及科研档案，图书馆作为借阅书籍的主要场所，图书阅览场所比档案馆更具优势，因此可以把档案馆保管的科研报告、学术论文等高校师生需求较多的文献资料转移到图书馆中，设立专门的论文档案阅览室，方便借阅，通过协调两者的信息资料来实现高校档案馆和图书馆的协作。

3.对档案馆和图书馆的协作共享资源进行宣传，在高校师生中，许多人对档案馆并不熟悉，对档案馆中收藏的学术论文和科研报告并不了解。借助图书馆这个平台加强档案馆的介绍，通过对两者共享资源的宣传，可以让更多的师生在档案馆找到所需要的资料，借助统一的查询系统，帮助师生更好的研究问题。因此，档案馆和图书馆应该共同举办各类讲座，介绍档案馆收藏的各类论文和学校历史，培养高校师生对档案馆馆藏的重视，同时也能展示学校科研成果等，进一步促进两者的协作。

4.协作共建信息资源数据库，将档案馆和图书馆收藏的信息一同收入统一的信息资源数据库中，管理者能够对档案馆和图书馆的信息进行整体管理。高校师生可以在数据库中同时检索到档案馆和图书馆的馆藏资料，提高了文献利用率，两者的协作使得读者获得的信息资源更加全面。

5.引进信息资源管理系统，进行高校档案馆和图书馆的协作管理。信息资源管理系统对两者的协作共建管理十分必要，目前已有诸多成熟的管理系统，如清华同方RFID图书档案管理系统。利用计算机网络技术，提供网络图书档案查询服务，只需要在系统输入检索词，就能够随时随地通过网络查询档案馆和图书馆的信息资源，获得全方位的服务，充分发挥高校档案馆和图书馆的作用。

总之，高校档案馆和图书馆的发展应当跟随时代的变化，与时俱进，不断修正与发展，以满足高校师生和社会不断增加的需求。两者的协作共建，能够共享和充分利用两者的信息资源，通过构建高效完备的立体式全方位网络管理体系，满足利用者更多的有效信息需求。

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