浅谈组织机构代码管理数据库中存在问题及处理方法

黎孟军

(黑龙江省标准化研究院)

网上统一赋码基本保证了重码错码问题的不再发生，使组织机构代码的唯一性得到根本保障。但是，在数据库中有相当数量的数据从有效期时间上看已无法保证实时性，即存在沉淀数据问题。大量的沉淀数据问题直接影响到数据库准确性和实时性，如不能及时解决，会对数据库质量产生危害，更不利于组织机构代码的深层次应用。

一、沉淀数据问题的分析

沉淀数据问题就黑龙江省情况主要有以下几类:

1.组织机构正常运行，但代码证已过期

据黑龙江省统计，自1993年全省统一颁发组织机构代码证至今，全省已有38万个组织机构领取了代码证，但其中到期应换证而没有换证的占有相当比重(约占30%)。

2.组织机构停业或休业，机构存在但代码证过期

这种类型主要是国有和集体企业。因企业经营状况不佳等原因，企业在工商部门注册仍有效，但长期没有经营活动，这种情况在大中型城市有一定数量存在。

3.组织机构已合并、改组、改制，但原办代码证没有交回

组织机构合并、改组现象频繁出现。如:原国有及集体企业合并、改组为股份制企业;会计事务所合并、改组为公司;原国办律师事务所合并、改制为合伙制律师事务所;大专院校合并为综台性大学;等等。

4.组织机构已撤销，代码证没有交回

据在我省范围内统计，由于组织机构已撤销造成沉淀数据的情况占沉淀数的30%左右。

5.组织机构登记发生变化，没有在原代码申领部门进行登记处理而产生的沉淀数据

如因机构迁移发生异地登记注册的，因登记机构发生变更重新登记的。这类情况多伴有名称变更，因而常常被作为新申领代码进行处理。

二、沉淀数据产生的原因

就黑龙江省代码数据库中沉淀数据产生的原因来看，主要有3种情况:

1.机构登记批准部门与代码申领部门之间缺少信息沟通渠道

虽然代码已经在工商、民政、编办等机构登记批准部门中得到一定的应用，但由于种种原因质监部门与机构登记批准部门之间没有建立信息沟通渠道。机构登记批准部门有关登记、批准、变更、撤销的信息不能及时传送到代码颁证部门，使代码数据库难以进行动态管理。如工商部门每年都进行企业登记清理工作，但清理后被废置的企业信息从不通报技术监督部门。

2.组织机构代码应用部门没有建立对代码证的审核制度

机构代码已在黑龙江省工商、税务、银行、外资、海关、物价、财政、民政、编办、公安、工会等十几个部门中得到应用，但多数应用部门仅查验有无代码证，而对代码证的有效性并不审查。在今年海关进行的电子口岸联检工作中发现，有的企业还拿很早以前发的代码证来进行联检。银行系统对代码证有效性和审核也不统一，有的查验有效期，有的就只看有无代码证。

代码应用部门没有建立正常的代码证审核制度，使申领了代码证的机构忽视代码证的年检、换证，造成大量机构代码数据沉淀。

3.组织机构代码管理部门在管理上还存在问题

组织机构代码工作虽然是一项政府性行为的工作，但由于起步晚，在社会上被认识的程度还不够，使代码工作在管理方法上和管理力度上都有缺陷。代码工作相对于标准化、计量、质量监督等项工作来讲，代码工作普遍不如标准化等工作受重视。因此在对工作认识上，在部门之间协调上，在管理力度上都存在不足。

三、沉淀数据的处理

黑龙江省针对沉淀数据的具体情况采用多种方式解决沉淀数据问题。

1.加强与工商、民政、编办等部门的工作协调，获得组织机构废止信息，并与数据库进行比对，对确定废止的即进行数据清理。

2.加强对各级代码颁证机构的管理。凡是涉及机构登记变更、机构迁移的，必须要求在原申领颁证部门进行迁出处理。对机构合并、转制、变更的，除要求交回所有的代码证外，还要求出示有关合并、转制、变更申请报批文件，并根据具体情况进行保留、废止处理。

3.加强与应用部门的协调，在应用中加强对代码证有效期的审验，促进沉淀数据进行换证、年检。

4.每年对数据库的沉淀数据统一进行一次汇总，在分类后送交有关机构批准部门进行复核，确定废止的及时进行废止处理。

5.对确认仍活动的机构进行电话、信函通知，要求其尽快进行年检、换证。

采取以上做法后，仅今年全省就处理了沉淀数据1万多个。

但是，从我们处理沉淀数据的结果来看，光靠我们自身的努力还是不够的，还不可能从根本上解决沉淀数据问题。要保证沉淀数据问题的解决必须在发生沉淀数据的原因上做文章，即彻底消除造成沉淀数据的原因，这样才能有效保证数据库质量。