社会转型期人社局的档案整理方法探究

刘 芳

（鱼台县人力资源和社会保障局，山东 济宁 272300）

档案其实就是国家对每位人民群众的一个历史记录，是不可忽视的一项重要环节。人民群众能够凭借它获得国家相应的福利，而国家通过它能够对民生、民情全面的了解，可见，小小的档案所拥有的巨大功能。本文主要从人力资源与社会保障局档案整理问题为切入点展开了论述，提出了一系列有效的健全人力资源与社会保障局档案整理的方法。

1 人力资源与社会保障局档案整理中存在的问题

1.1 按“件”整理中存在的问题

我国的人力资源与社会保障局档案最明显的特征就是涉及面广泛、量大，如果按“件”来计算的话，每年所产生的档案将是数不胜数的，因此，通过按“件”计算的方式一定程度上会使得档案管理与统计难度加大。按“件”整理存在以下问题：（1）“件”数过多；档案管理与计算机管理密切相关，当软件面对这么庞大的数据时，无论是整理，还是调用均十分的繁琐而又复杂。（2）档案管理错误情况屡见不鲜；在档案管理中存在着大量的经常会使用的档案，对于档案管理者来说，无疑是一项繁重而又十分艰巨的任务，通过按“件”计算的方式不但阻碍了工作人员调用档案，同时，还影响到了档案的规整工作。

1.2 按卷整理中存在的问题

按卷整理属于我国传统的档案整理方法，有多数的机关文件归档均会运用到它。其最显著的特征就是可以根据文件形成的特征以及规律来保证文件的有机联系。对于保管和利用十分有利，不过，也存在着一定的局限性。具体体现在：（1）组卷过程过于繁琐；由于每个人在理解上各异、业务水平不相等，因此，所立案卷存在着很大的差别性。（2）利用不方便，不利于保密工作；在一卷档案中存在着诸多份的文件，利用者借阅一份文件时常常需要整卷借出，这样，利用者就会对此卷中的其他文件内容有所知晓，不仅不方便携带，而且也做不到安全保密。有的案卷还因为装订的过厚或者装订压字等诸多因素的存在导致阅读与复制效果不高。

怎样选择合理的归档文件整理方法是现代人力资源与社会保障局档案工作迫切需要解决的任务。一直以来，我们都把档案文件当做是一个整体，经常使用单一的整理方法，并未作任何的细分。而按“件”整理与按“卷”整理具备各自的优势与缺陷，若一味的使用单一的归档整理方法，那么，实际中将会有诸多问题的发生。因此，我们应积极探索新的工作思路，勇于创新，从而明确适应人力资源与社会保障局档案整理的方法。

2 完善的人力资源与社会保障局档案整理方法

从办公室中的公文和各处室所产生出的业务资料是形成人力资源与社会保障局的重点。因此，可将人力资源与社会保障局档案大致划分成两个部分，即办公室文书档案、业务档案。通过这样的分类，档案整理工作就有了所要迈进的方向。

2.1 关于“件”

结合文书档案的实际特征，它的内容具有很强的针对性，不可有修改或者遗失的情况发生，再加上档案量不是太大，因此，可通过“件”的整理办法，吸收其优势。（1）解决“件”数太多问题；办公室归结出的档案通常都有着很强的时效性及法律性，数量不会太大，并且使用次数不多，经常是存放在那。对于这样的工作量完全的接受。（2）解决整理过程繁琐问题；比如，办公室档案可通过分类进行系统的整理，其中大部分都是法律文件、规划部署以及计划方案之类的，使用次数不多，主要大体分类就行。（3）解决档案管理错误问题；办公室文件最大的特征之处就是存在着较强的有机联系性，从名目上就能够窥看到内容方向，就算出现了管理错误，工作人员整理起来也十分的方便。

2.2 关于“卷”

业务档案最明显的特点就是零散、量大，其特征的群体性，可做忽略与整合处理。如此一来，“卷”的整理方法就变得很有整体性，不计细节，能够及时的查找到其中的关联档案，进而体现出了立卷整理的优势作用。首先，进行分类概括；业务档案中通常存在着大量的民生问题方面的个人档案，完全不同于办公室档案，关于民生问题方面的档案十分的笼统、量大、查阅次数多。所以，通过立卷的方法可按照其所在地、所在公司以及所在管辖来分类，另外，民生问题中不会涉及到安全性文件，一般都是以个人档案或者整体档案调用为主。其次，立卷简单；如果属于办公室档案归类立卷应认真详细，注重立卷名。如果是业务档案不需要将姓名全部列出，只需要将所在的街道名称、住宅名称、所在单位名称以及所在管辖名称列出就可以了，不会发生由于人员不同而导致立名的不同。甚至是案卷标题也可进行拟写，几个字就行，比如劳动合同鉴证册、招工表等，完全不会发生争议问题。

3 结论

综上所述可知，当前，我们应在传统的基础上积极探索新的方法，并在新的方法中传承老传统，只有这样，才能与现代社会要求相适应的同时又使好传统被保留了下来，按“件”和按“卷”相结合的人力资源与社会保障局档案管理办法刚好与这一要求相符。不过，未来中我们难以预测的事情还很多，要想全面的符合于社会的特点还需较长一段时间的探索。

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