浅谈信息化时代水电勘测设计研究院科技档案编研工作存在的问题及对策

李德萍，杨彩霞

(中国水电顾问集团成都勘测设计研究院，四川成都 610072)

1 概述

科技档案编研是指以馆(室)藏科技档案为基础进行的编纂和研究工作，是科技档案管理的中心任务，对开发利用科技档案信息、提高档案利用率和信息密集度、推动档案部门管理体制完善和档案工作各项业务建设良性循环具有重要意义。随着信息技术和知识经济的迅猛发展，科学技术的应用已渗透到社会的各个领域及各个层面，相应地对科技档案的管理工作也提出了更高的要求。如何利用信息化管理手段，提高水电工程勘测设计档案的利用价值和利用效率，实现科技档案管理的中心任务，为水电工程设计及建设发挥最大效益，已成为信息化时代对科技档案编研工作者提出的现实挑战。

2 科技档案编研工作的重要性

科技档案即科学技术档案，是国家机构、企事业单位、社会组织或个人在从事科学技术活动中形成的、具有保存价值和意义的记录或资料，对国家建设和企业的发展乃至个人研究都具有重要的作用，是国家科学技术发展方向与实践活动的痕迹记录，对指导我国进行现代化建设具有实际意义与重要意义。

我院做为从事水电工程勘测设计的设计研究院，科技档案主要以水电项目的勘测设计技术档案为主，包括规划阶段前期勘测设计、工程开工建设和完工各阶段的依据性文件、勘探测量数据、设计图纸、咨询和审查意见等，是在工程过程、特别是前期勘测设计和工程建设过程中工程勘测设计质量和工程建设质量最全面、最原始的记录，是在工程投产后运行、维护、改造、扩建等最可靠的依据，在水电事业的发展中占有举足轻重的地位，对不断地总结提高勘测设计水平有着不可替代的作用。而水电工程勘测设计档案的编研又是水电档案管理工作中的重要环节。它直接关系到水利水电企业能否赢得市场竞争的主动权。它不仅真实地反应了水电企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动水电企业经济的快速发展。因此，做好和规范水电工程勘测设计技术档案管理工作，对促进我国水电建设和国民经济发展具有重大的技术和经济意义，同时对保障建设项目长期安全、稳定运行具有重要作用。

3 科技档案编研工作存在的问题

(1)科技档案编研工作未得到应有的重视，档案管理人员意识落后、观念守旧。科技档案信息资源的研究和编纂工作是一个非常复杂、繁琐的过程，只有进行深入地探索、加工，才能有效地为科技档案的信息资源开发提供有力保障。目前，科技档案的利用问题虽已得到领导的重视，但科技档案信息资源研究和编纂工作的开展尚处于面上，管理投入和执行力相对不足，尚未得到一线档案管理人员应有的重视，从而导致科技档案的基础工作不完善，在收集、鉴定、整理档案的过程中存在过于粗糙的情况，致使科技档案材料匮乏、不准确、不系统、不完整;在思维模式上，科技档案管理人员仍保留传统的“看摊守库”的旧观念，服务意识被动，缺乏主动性;档案编研工作按部就班，仍以藏为主，一味地遵守保密原则，严重忽略了科技档案的社会利用价值及其科技经济研究价值，缺乏时代性，进而造成科技档案利用率低且在一定程度上增加了企业的经营成本。

(2)科技档案管理信息化建设较为滞后。计算机技术、网络技术、信息技术的综合运用是科技档案现代化管理的必然趋势，而科技档案的信息化是先进技术应用的基础。由于我院建院时间长，以往绝大多数科技档案的介质仍为纸质，许多科技档案的信息资源开发尚处于简单的整理状态，档案信息资源没有得到充分的开发利用，而新档案的收集、鉴定也有待规范。此外，虽然目前基本实现了企业档案的数字化和计算机检索，但由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享，从而使得档案信息资源得不到充分地开发和利用。

(3)先进技术设备、专业人员匮乏。信息时代的到来，不断地有新的载体出现，软、硬件设备都亟待更新，有许多在科技活动中的记录文件由于缺乏现代化的基础设备而无法与其他现代化的标准接轨，水电工程技术人员不能在工程现场调阅档案图纸，大大降低了科技档案的利用价值。另外，随着网络信息化的实现，对档案管理人员的素质也提出了很高的要求，档案管理人员需要迅速、及时地整理档案、设计图纸等资料，并且能够实现网络化管理，实现信息共享，更为重要的是能够保证电子化数据及数字化档案的准确及安全性，这些问题在很大程度上制约了档案信息化的发展进程。

4 搞好科技档案编研工作的对策

随着科学技术快速的发展，对大量有价值的水电工程勘测设计档案信息的需求量也在不断剧增，传统的科技档案管理模式和手工操作方法已经不能适应这种新形势的需要。目前，利用计算机及网络技术实现文档一体化管理已成为水电设计单位档案管理的必然趋势。因此，建立一套以计算机网络技术为基础的现代化管理体系，可以有效地提高科技档案信息资源的规范程度和利用效率。具体地实施途径有以下几条:

(1)提高科技档案信息化建设重要性的认识，更新档案管理意识。

要建立完善的档案信息化管理体系，首先应转变观念，增强档案意识，开发科技档案信息资源，正确认识科技档案的职能，明确保管只是一种手段，利用才是最终的目的。其次，科学技术的不断发展，科技档案内容日益以多媒体、光盘及缩微技术等多样化形式为载体，计算机、缩微机、扫描仪、互联网等已越来越广泛地被用于档案的检索、存储和管理，科技档案管理人员应认识到档案编研中现代信息处理技术将广泛运用的趋势。科技档案管理部门应从传统的保管者向档案信息的管理者、加工者、档案信息利用的咨询者和服务者转变出来，以信息资源开发为主，借阅为辅，尽可能地为广大科技档案利用者提供方便，提供更优质的创新服务。另外，科技档案管理人员应转变固有思想，正确处理“利用”与“保密”的关系，推动科技档案信息的传递。一个具有竞争力的企业不仅要关注自身的成长，同时也要肩负相应的社会责任，因此，开放的、资源流通的企业不仅能在一定程度上促进内部良性发展，同时也能带动水电行业乃至社会的进步。

(2)推进科技档案数字化进程，逐步完善科技档案信息的归集与检索。

科技档案归集是数字化的基础。由于水电行业工期长，人员流动大，设计复杂且大部分为传统的纸质档案，从而导致科技档案管理归集工作困难。在计算机技术普及前，我院水电工程勘测设计档案主要为图纸、报告等，例如，由我院档案处组织编写的大渡河铜街子水电站技施设计与重要工程技术综述，记录了我院勘测设计的铜街子水电站从初设到工程竣工积累的大量科技文献材料，经正式鉴定整编入库的档案达507卷，其中各种报告758本，图纸11137张。大量的纸质档案对数字化建设提出了巨大要求。就目前工作而言，要做好科技档案的收集，就应加强收发文管理，做好电子公文传输工作，确保现有数字化资料的登记、分类、保管工作，建立完善的数据库，逐步由手工管理向计算机管理过渡，提高工作效率。

(3)提高管理人员的综合素质。

信息化时代对科技档案管理工作提出了很高的要求:作为水电企业科技档案管理人员，不仅应具备较强的科技档案管理专业知识，还应学习相关信息处理技术，能够迅速地整理档案、设计图纸等资料，并且能够实现网络化管理，实现信息共享;更为重要的是能保证电子化数据及数字化档案的准确及安全性，以便及时、准确地为工程设计人员提供科技档案利用，实现科技档案管理工作的目的，只有这样，才能适应现代企业发展的需要，更好地为企业经营生产服务。

5 结语

科技档案编研工作是一个常讲常新的课题，作为水电企业科技档案管理人员，我们必须强化编研意识，尽快提高档案人员素质，解放思想，引进具有较高素质的档案管理人员，不断更新观念和知识结构，破除因循守旧、墨守成规的旧观念，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的理念;牢固树立科技档案工作为生产、经营服务的思想，充分发挥档案这一无形资产的无限价值，充分利用现代化资源，制定出切实、合理的编研工作计划并付诸实施，提高科技档案信息资源的利用率，加大对档案信息资源开发的力度，只有这样，才能适应现代企业快速发展对科技档案信息的需求，更好地为企业服务。

［1］邓绍兴，陈智为，等.档案管理学［M］.北京:中国人民大学出版社，1997.

［2］梁容梅.克服档案工作边缘化之对策研究［J］.黑龙江档案，2013，192(3):48.