浅析水电工程项目档案管理中存在的问题及对策

陈显超

(国电四川发电有限公司，四川成都 610041)

随着我国能源革命的不断深入，水电工程建设进入快速发展时期，不同规模及形式的水电工程大量上马。作为水电工程管理重要内容的项目档案既是水电工程建设的连续历史记录，也是项目投产后运行、维护、改(扩)建及维权的重要依据，直接关系到工程的竣工验收和达标投产。然而，当前水电工程项目档案管理现状却与其重要性不匹配，档案管理缺失带来的危害性已十分严重。笔者结合国电四川公司项目档案工作实际，探讨了水电工程档案管理中存在的一些常见问题，并提出了粗浅的解决思路，与广大同行相互交流。

1 水电工程项目档案管理工作的地位

深入做好项目档案工作，首先必须充分认识到其重要性，只有这样，才能有高度的责任感和深厚的激情投入项目档案管理工作。

(1)项目档案是工程建设的过程记录。项目档案由工程建设的参建各方产生，伴随着工程建设全过程，是工程质量评定、事故分析、维权索赔、验收考核、日常管理、日后运行维护的重要参考依据。项目档案是工程建设历史的真凭实据，具有一定的法律效用，它客观记载了工程建设过程中的各项工作，所形成的文件材料、来往信函、签字盖章及声音图像等令人信服，为工程项目建设提供了正反两方面经验，一切工程问题都可以通过项目档案寻找其真实的答案。

(2)项目档案是工程建设的有机组成。项目立项文件是工程决策、审批、确立以及经费落实和具体实施的根本，项目预算编制、概要设计、招投标均必须以立项文件为前提，而这些文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。可以说，贯穿工程建设过程有两条线:一条是技术性的、抽象的、以文件材料为表征的，而另一条则是操作性的、实体的、以工程物理结果为体现的，二者相互交织。技术性线条不能从工程建设中抽离，更不能忽略不计。

(3)项目档案是工程建设的质量反映。工程质量是否符合设计文件和合同规定，应从其适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、协调性来印证。项目档案是工程竣工验收的重要内容和依据，直接反映工程建设的质量，从更深层次意义讲，许多工序被下一道工序所掩盖(即隐蔽工程)，这部分工程竣工后看不到、摸不着，难以检测得到，只能根据其被掩盖前的照片、录像、图纸及各种现场记录进行评价，而工程项目档案资料在此的作用是不可替代的。

(4)项目档案是工程建设的关键环节。项目档案是一个静态概念，而档案管理则是一个动态过程，它不是单独的、孤立的行为，而是工程项目管理众多环节中的一环。更进一步说，从工程质量控制的角度出发，其主要表现为施工组织和现场质量控制。影响质量控制的主要因素有人、材料、机械、方法和环境等五大方面，而这些方面的资料收集、编制都在项目档案范围之内，所以，工程质量控制的五大因素离不开项目档案管理。

(5)项目档案是建设水平的提升手段。项目档案管理在行政上体现强制性，与建设行政职能高度融合，它既是竣工审查的关键环节，也是行政执法检查的内容。加强项目档案管理，能够大大提高工程建设质量，它将整个工程建设完整地链接和记录，能够通过档案资料进一步研究和总结提炼管理成果。同时，加强项目档案管理工作，建立真实、完整、系统的档案资料，能够更好地服务于项目建设，营造和谐的工程建设环境。

2 水电工程项目档案管理中存在的主要问题

近年来，我国水电建设陆续推行项目法人制、招标投标制、合同管理制及建设监理制，流域梯级水电开发建管水平大幅度提升，项目档案管理也随之取得了重大进步。然而，工程项目档案管理滞后的现象严重，管理中仍存在诸多问题，迫切需要我们认真研究和解决。

(1)单位内部不重视。为使工程项目尽快发挥效益，参建各方往往只注重工程的有形建设，而忽视档案资料的收集整理，档案管理意识淡薄。特别是在工期紧、任务重等情况下，只重视工程建设进度、质量和资金控制，从而导致项目档案与工程建设管理不同步。更为关键的问题是:有的单位没有明确的分管领导，没有职能部门和专职人员，没有将档案工作纳入日常管理，更不用说建立完善的档案体系。多数单位档案人员长期得不到培训，职称评定、岗级待遇不如其他岗位，致使档案岗位流动性很大，档案管理水平始终得不到提高。

(2)管理机制不健全。项目档案管理点多、面广、量大，牵涉到业主、施工、监理、设计等多个单位，各单位管理相互独立，档案制度流程不健全，缺乏完善的约束机制，从而产生相互推诿、搪塞、忽视、甚至不配合、不支持现象，竣工验收不合格也无责任追究依据。管理机制的缺失，造成档案责任意识不强，有章不循或无章可循，档案归档、鉴定、销毁、利用、保密等混乱，整理、分类、保管不规范。还有的单位档案未统一管理，各部门分管文书、会计、科技、声像等资料，没有组织及时移交和统一归档。

(3)档案配置不到位。由于不重视档案管理工作，参建单位档案人员配备少且多为兼职人员，个别单位甚至根本没有档案管理机构，归属不明确，甚至聘用临时工管理。项目档案人员普遍表现为流动性较大，新接管人员不熟悉档案收集、整编、管理等业务，项目档案管理质量较差，导致其无法达到国家规定标准。建设初期，多数单位无固定办公地点，没有设立专门的、面积足够的档案库房，不满足档案“八防”要求，电脑、复印机、扫描仪等基本配置不到位，甚至还有用编织带装存档案资料的，导致项目档案管理不能正常开展。

(4)资料归档不达标。受参建单位多、工期长、人员变动大等因素影响，对于工程建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管，不能按规定及时移交和归档。有的单位在工程竣工验收时才突击补充档案资料，导致其真实性、完整性、准确性差，甚至造假档案、做假账。个别单位归档资料未达到齐全、完整，案卷目录、全引目录、卷内目录、备考表等不规范，以复印件代替原件，缺签字、缺印章、书写材料不合格、分类不合理、保管期限不准确等。多数单位没有建立档案管理台帐，档案鉴定销毁无机构、无规范。

(5)信息化建设不同步。工程参建单位普遍存在重视纸质文件归档，轻视电子文件收集归档的情况，造成纸质和电子档案未同步管理。目前，成熟的档案管理系统的建设约为15万元左右，配置齐全的软硬件设施需投入数百万元。参建单位为控制工程费用，不愿投入档案信息化建设经费，致使项目档案信息无法共享、档案信息化不能同步规划、建设，多数参建单位采取拖的方式，竣工后移交的资料杂乱无章，造成后期整理归档困难。档案信息化建设的滞后，还造成了网络全息检索困难、电子档案无异地备份，档案信息安全和保密性差的情况发生。

(6)开发利用不充分。形成档案是为了利用，然而，现实中参建单位档案利用意识不强，发生工程纠纷后不是积极利用档案作证，而是直接找上级部门或地方政府协调，甚至诉诸法律，把本来简单的问题复杂化。这种情况形成的主要原因是项目档案开发利用不力，无有效检索工具，有的全年无一次档案利用。档案人员不参与单位大事记编写，不开展档案深层次编研和课题研究，档案的开发利用与工程管理脱节，甚至提供档案利用不主动、态度差，档案管理被看成是应付竣工验收的工作。

3 水电工程项目档案管理工作的应对措施

项目档案管理工作存在的问题有主观原因也有客观方面的原因。主观上主要是重视程度不够，客观上主要受投资控制、定编定员等因素影响。无论如何，作为工程建设重要组成部分的档案管理，迫切需要我们积极采取措施不断予以加强。笔者认为:以下几点措施是值得重视的。

(1)注重宣传，提高重视程度。加强项目档案的有序管理，从工程项目一开始，就抓好参建单位及人员的档案法律法规宣传教育，增强档案法制意识，提高档案管理人员的自觉性和责任感，争取各方面的配合支持。重点抓好参建单位现场领导的宣传教育，增强档案分管领导的意识，使其树立“依法治档”的观念，摆脱档案管理的被动局面。参建单位领导应在重视工程进度、质量、安全的同时，重视工程档案资料的形成、收集，单位工作计划要列入档案内容，专业岗位职责要规定档案要求，要加强档案“六五”普法和基础知识教育，使每个参建人员明确自身档案责任，保证第一手资料的质量。

(2)健全制度，做到有章可循。项目档案的规范管理，必须要有完整高效的制度体系，根据国家和行业的法律法规，结合水电工程建设实际完善制度，明确组织体系、具体职责和考核办法，完善项目档案工作流程，实现档案规范统一管理。制定项目档案管理约束机制，将项目档案纳入工程建设目标管理，明确量化责任指标，严格监督考核。提高制度执行能力，坚持档案“三同步”、档案人员“三参加”、档案工作“四纳入”，从源头上为竣工资料的建档打好基础。制定科学适用的分类大纲，完善项目档案技术标准，满足工程建设时期档案管理的需要，方便日后生产运行管理。

(3)落实职责，实施规范运作。明确和落实工程参建各方档案管理责任，项目业主单位总负责组织、协调、检查、指导档案管理，具体抓好档案实体的收集、整理、归档、保管、移交等工作。监理单位负责提交监理档案，监督项目文件的完整准确。设计单位负责提交经整理立卷的设计基础材料和文件，受委托编制竣工图。施工单位负责提交经整理立卷的竣工文件。上级主管部门、档案行政管理部门负责指导、监督等。业主要坚持提前主动介入，避免被动。明确工程参建各方档案的形成、收集及归档范围，避免出现免责推诿、扯皮现象。坚持业主统一领导，及时检查，严格监督。

(4)把控过程，加强同步管理。坚持事前介入、事中控制、事后把关，将项目档案工作渗透到工程建设的各阶段、各环节。工程立项开工前，要及时完善档案管理网络，明确各方职责。工程施工阶段，要实时监控、同步检查、指导参建单位档案管理人员。工程竣工验收阶段，要跟踪检查缺陷工程和未完工程资料，及时发现并整改问题。实施全程控制，现场所有资料统一归口收发，孤本资料重点管理，避免丢失。档案人员要参与工程合同的起草，对于竣工验收不合格的档案人员有权拒绝签字。实行监理审核制，只有当竣工资料全部合格，方能办理归档移交签字手续。

(5)健全机构，提升队伍素质。工程项目档案要有机构和人员来管理，要坚持档案机构和人员与工程建设同步到位。项目从筹备开始就要明确档案管理部门，配足档案管理人员并保证档案队伍稳定。条件允许的项目应配备专业人员，条件不允许的可采取兼职方式，但必须保证档案人员的稳定。加强档案工作培训，重点有三个方面:一是档案人员的业务和工程专业基础知识培训;二是工程技术和行政管理人员的档案知识培训;三是参建单位档案人员的“传、帮、带”。通过培训，提高专、兼职档案人员的业务素质和专业技能，增强相关人员的档案法制意识，使其爱岗敬业、乐于奉献。

(6)提高效率，加快信息化建设。按照档案全息化要求，实现项目档案数字化管理，既节省人力物力，又提高管理效率。加快项目档案信息化建设，完善输入、存储、查询等软硬件设施，建立并开发档案全息数据库，实现档案资源共享。工程建设伊始就要建立档案信息网络，参建各方在同一网络建立档案数据库，进行档案编目、文件扫描、CAD 图纸管理等。工程建设中，各单位应对号入座形成档案资料，及时查补、完善漏项。档案管理系统最好是同一平台(软件以紫光较为成熟)，坚决做到上网不涉密、涉密不上网，严格网上身份验证，确保档案系统的安全。

4 结语

水电工程项目档案有别于普通生产技术档案。水电工程项目由多个单元工程组成，其建设周期长、投资大、环节多，整个过程形成的档案数量大、种类多、专业性强。作为一项系统工程，只有项目的业主及参建各方做到领导高度重视、机构人员落实、规章制度健全、管理网络完善、过程控制严格，才能保证水电项目档案管理的科学高效，才能更好地服务于水电建设快速发展的要求。