如何加强档案管理工作

德州学院 郭章芬

一、加强高校档案管理工作的必要性

高校档案是高校在教学、科研和各项管理工作中直接形成地具有参考价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。它既是高校长期教学实践工作的经验总结，又是促进高校未来工作持续前进的推动力。

首先，档案资料是高校发展的历史凭证。高校档案的涉及面广，涵盖了课堂教学与教学实践、教学研究、招生、学籍管理、毕业生工作、校园文化建设、校园环境建设和综合管理等各方面的相关资料。它详细真实地记载了学校的发展历程，以不同的形式真实客观地记载着学校教学和管理过程中的各个环节，是广大师生集体智慧的结晶，是学校重要的信息资源，具有极强的原始性，因此称档案资料为高校发展的历史凭证。

其次，良好的档案管理是提供更好教学管理的重要依据。“以史为鉴，可以正衣冠”。作为高校教学和管理工作的真实记录，高校档案是新时期高校建设的重要借鉴和依据。完善的教学档案，能为制定学科、专业发展规划、日常教学计划和建立各项管理制度等教学管理工作提供依据，保证教育改革的成功；完善的教学档案，为增强教学科研能力、提高教学质量，发挥着重要的作用；高校档案中完整的教师业务档案，为高校教师的职称评定工作提供了保证；良好的高校档案管理工作，能为高校领导总结教学经验、制定下一步教学计划、调查研究和科学决策起到参谋作用。

因此，有必要加强我国高校的档案管理工作，从而更科学地记载我国高校的发展状况，并为将来更好地开展教学管理工作提供真实可靠的依据。

二、高校档案管理工作的现状及问题

近年来，随着高校的不断发展，档案管理所涉及的内容不断增多，工作量也不断增加。各高校纷纷设立专门的档案室，配备专职的档案管理员，建立相应的档案管理制度，使档案管理工作逐步走向规范化。另外，随着计算机的应用逐渐进入档案管理领域，大量电子文件应运而生，改变了人们对档案的传统观念，其整理、编排、存档及传送等工作与传统的纸质档案管理产生很大不同。然而，高校档案管理工作在如下几个方面仍然存在很多问题，阻碍档案管理的进一步发展。

1.档案管理意识淡薄

长期以来，高校师生受到传统思想和档案自身保密性的影响，对于档案管理缺乏相应的了解，档案意识不强。在高校中，很多人认为学校的主要工作是做好教学、科研，将高校档案工作附属化，忽略了档案管理的真正价值，认识不到档案工作在高校建设中的重要性和必要性。其次，还有人认为档案管理与学校的其他工作之间关系很小，导致某些公务活动没有进行归档处理，这就影响到了档案的完整性和安全性。第三，档案的立卷工作没有得到充分重视，导致很多档案出现流失，对高校档案管理造成了不可弥补的损失。

2.档案管理手段落后

随着计算机技术在高校档案管理工作中的应用和高校办学条件的改善，很多高校档案部门配置了现代化的管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。但还有很多高校的档案设施落后、库房管理不先进，甚至有的档案管理工作仍采用手工作业方式，导致劳动量大、耗时多、效率差。而且即使硬件设备先进，从利用信息技术开发档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面来看，还未达到应有的管理水平。在当今国家高等教育事业和计算机信息技术迅猛发展的形势下，这种传统落后的档案管理状况使高校档案工作陷入十分尴尬的境地。

3.档案管理制度不健全

近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》、国家档案局8号令等一系列政策法规的出台，各高校的档案管理制度建设取得了很大进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，具体表现为：(1)关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现文件的形成与归档脱节的现象，导致档案管理混乱。(2)档案材料的信息一致性方面，有关职能部门档案记录不一致，例如学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记录。(3)档案建立方面，有些高校未建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作。(4)档案保管不够严格，档案的查找、借阅、传阅、退还等工作管理存在缺失，造成文件的管理混乱甚至流失。

4.档案信息利用率低

目前，许多高校虽然引进了先进的硬件设备，但在信息开发利用方面存在很多不足，即只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。高校档案不仅是一种历史资料的记录，更是一种信息资源。目前的高校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，极少主动对档案资料进行分析、编研，充分利用这些珍贵的信息数据。在操作上，多数采用传统低效的手工方式，很少运用计算机及网络技术进行管理。工作上还处于消极、被动的状态，阻碍了档案作用和利用价值的充分发挥。

三、加强高校档案管理工作的对策

加强高校档案管理工作，对将来更好地开展教学管理工作具有重要意义。针对当前高校档案管理工作的现状和存在的诸多问题，笔者认为应从以下几个方面来加强高校档案管理工作。

1.提高档案管理意识，强化重视程度

增强全员的档案管理意识，是搞好档案工作的重要保证。首先高校领导层要重视档案工作，并将这种意识辐射到广大教职员工当中。领导层要将档案管理工作列入议事日程，采取切实措施，确保资金投入充足、设备配置到位、人员配置齐全。其次要经常性地开展宣传工作，例如通过举办《档案法》的相关讲座、展览、开展知识竞赛等形式，来提高教职工的档案意识，树立合理利用档案的观念。

2.逐步实现档案管理的现代化

现阶段，已经有很多高校配置了先进的档案设备，购置了档案管理软件。但仍有很多高校的档案设施相对落后，这些高校需要充分认识到档案管理工作的重要性，引进现代化高科技手段，来提高档案管理工作的效率。对于已经具有较高信息化档案管理水平的高校，则需要提高数据处理方式、管理对象和功能实现程度等方面的管理水平，实现已有设备、软件的高效率使用。

3.建立健全高校档案管理制度

高校需要建立完善的档案管理工作制度，以制度管人，凭规矩办事。具体包括建立档案管理员工作职责、档案保密制度、档案室管理规定、档案库房管理制度、卫生制度、档案利用制度、档案管理员目标考核办法等。其次，各科室做到职责明确，使归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标，在细节上保证档案管理的顺利开展。第三，要定期检查各项制度的执行情况，赏罚分明，充分调动档案管理员的积极性，保证高校档案管理工作高效有序地开展。

4.重视档案信息资源的主动开发利用

高校档案作为一种信息资源，可以为将来的教学工作提供重要的数据支持。高校档案的信息资源开发与利用，需要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。其次，强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以记录为主转化为以开发利用为主。第三，从不同角度编制多种检索工具，汇编各种能反映高校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。最后，根据高校档案室所藏档案内容和利用者的不同需要，有目的、有步骤地开展编撰研究工作，将其作为一项基础工作，常抓不懈，这样才能使利用工作逐渐走人正轨。

四、小结

综上所述，高校档案管理对将来更好地开展教学管理工作具有重要意义。针对当前高校档案管理工作中存在的诸多问题，各高校需要提高档案管理意识，强化重视程度；逐步实现档案管理的现代化；建立健全高校档案管理制度；提高档案管理从业人员的专业素质；重视档案信息资源的主动开发利用。不断提高高校档案管理工作水平，使得高校档案管理工作能更好地为社会服务，为高校发展服务。

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