档案服务烟草企业文化建设的路径思考

陈东魁（江苏中烟工业公司南京卷烟厂，江苏南京，210019）

随着烟草行业档案管理各项硬件设施的升级改造，信息技术的大范围应用，烟草企业的档案管理正在发生着巨大变化。烟草企业的档案在企业文化中的作用也日益凸显。那么，如何充分利用好烟草企业自有档案资源，通过挖掘积淀在档案中的文化精髓，让企业档案在塑造烟草企业文化的特色上发挥更多的作用呢？对此，笔者谈几点粗浅的思考和建议。

一、企业档案与企业文化的内在联系

企业档案和企业文化建设都是企业基础管理的重要组成部分，对企业的成长发展起着重要的保障作用。

1.企业档案的文化特性。企业档案作为记录企业成长、发展历程的载体，真实地记录了企业文化建设所需的全部资料。从企业档案的本质属性来看，是它的原始记录性，但内容的实质，则是它的文化性质。企业档案的内容是企业文化建设的宝贵素材，是企业文化建设的必不可少的基础资料；而且企业档案的整理编目过程，也是一项文化活动，是企业文化在档案资料管理中的落实过程，渗透了档案管理的文化意识和文化自觉。

2.企业文化中的档案元素。企业文化管理形成的新成果，不仅构成了档案管理的内容之一，而且企业文化建设过程也需要企业成长、发展历程的真实记载，需要有关企业经营哲学和企业精神文化宣传的记载。特别是大多数拥有几十年发展历史的烟草企业，发展过程中积累的企业档案，不同时期的管理哲学、文化理念、文化活动，都成为烟草企业珍贵的历史资料。

3.企业文化对企业档案的影响。企业文化建设作为企业管理活动的重要组成部分，不仅是企业档案信息收集的重点项目，同时它也影响着企业档案信息价值的鉴定工作。 在企业档案价值鉴定过程中，要充分考虑企业文化建设的影响，从而使企业档案价值表现出多重价值，赋予企业档案更为丰富的价值内涵。

二、企业档案在烟草企业文化建设中的作用

大多数烟草企业草创于民国时期，经历了战争的洗礼，计划经济时代的困顿，市场经济时代的高速发展。悠久的企业发展历史，让烟草企业在长达半个多世纪的发展中积累了丰富的馆藏档案。这些档案资料，是烟草企业珍贵的无形资产，更是烟草企业文化建设必不可少的参考史料。

这些企业档案在企业文化建设中发挥着重要作用：

1.企业档案是企业文化建设的直接依据。 烟草企业在生产经营活动中形成的档案资料，反映着不同企业发展历程，在不同历史时期的管理思想、经营哲学、文化成果。通过梳理烟草企业丰富的档案资料，可以深刻地理解烟草企业发展特点、发展规律，理解流淌在烟草企业中的文化基因。可以说，企业档案记载的企业发展史，为企业文化建设提供各种历史线索和传承渊源，有利于从历史纵观的高度，廓清企业文化的发展脉络。

2.企业档案是企业文化建设的历史借鉴。在不同历史时期，烟草企业形成了不同的企业文化建设成果。企业丰富的档案内容无不处处展示着独有魅力的文化特色。研究企业档案，可以更好地把握企业的历史传统、行业特色、服务对象、企业的内外部环境，更好地总结企业文化建设的得失成败。通过烟草企业文化建设的档案，不仅可以看到烟草企业文化的连续性和继承性，也可以更好地为当今烟草企业文化建设提供经验和教训。

3.企业档案是企业文化建设成果的历史遗存。烟草企业从创立之初，就在不断地积累着企业档案。档案记载的企业科学技术的创新和发展，是一代又一代烟草职工的劳动结晶；档案中包含的企业经营管理的经验和教训，是烟草企业管理经营者不可多得的宝贵精神财富；档案叙述的企业发展的艰辛历程及几代劳动者的创业事迹，是今天烟草企业发展的精神动力。综观企业档案本身，就是一部企业文化建设史。企业档案管理是维护企业历史面貌的一项重要事业，只有管好企业档案，才能为企业留下一份文化遗产，企业文化建设和发展才能源远流长。

三、企业档案服务烟草企业文化建设的路径

1.升级改造企业档案室，建设企业的文化阵地

目前，我国烟草企业正在进行新一轮的技术改造，大力提升生产制造能力。在档案管理上，烟草企业应抓住这一难得的机遇，进一步提升烟草企业档案室的地位，通过建设高规范、高配置的企业档案室，把档案中心变成传播企业文化的窗口、企业文化建设的阵地。在档案室建设上，不能囿于库房、借阅室的小圈子，应围绕企业中心工作，开展多种形式的档案收集、整理、开发、展示。配合档案室的升级改造，建成具有与企业发展水平与实力相适应的、高水平的企业历史发展陈列馆，充分利用高科技手段，丰富布展的内容，形成立体化的展示形态，使档案室、展览馆成为企业的信息基地、历史和文化资料中心，成为塑造企业形象、传播企业文化的重要窗口。

2.完善企业档案归类，夯实文化建设资源基础

烟草卷烟工业的组织结构的重组，造成企业档案管理分散与集中两种形态并存。集团内部，就档案归类等还没有形成统一的标准。国家档案局最新出台的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，对企业档案整理提出了新的要求。明确了企业文件材料既要包括围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营和管理等日常活动，也包括设立、分立、合并、解散等企业本身演化过程活动。烟草企业应以贯彻落实《规定》为契机，对企业的各类文件材料归档范围和保管期限进行一次清理，不仅重新编制经营管理、行政管理、生产管理、党群工作等管理类文件材料归档范围和档案保管期限表，同时也要对科研、产品与业务、人事、会计、基础建设、设备仪器等的各类文件材料归档范围和档案保管期限进行梳理。全面掌握各业务环节中产生的所有文件材料的内容与成分，特别要加强因业务创新和新业务出现而产生的文件材料、新媒体条件下的音像资料的收集整理，提高文件材料归档范围和档案保管期表的可实施性，从而夯实企业文化建设的资源基础。

3.挖掘档案现存资源，进行深层次的文化主题编研

要让处于静止状态的室藏档案变成活信息，就要加大档案信息整合与编研选题策划的力度。结合烟草行业企业文化建设的主题和重点，精心选题，通过挖掘企业重大事件和重点人物，不同阶段的战略目标、经营方针，可以编纂“企业大事记”“企业经营史”“企业荣誉榜”；通过挖掘企业管理创新、科技创新内容，可以编撰“企业品牌名目”“企业设备发展概况”等专题性资料，使编研资料成为企业文化建设的教科书、企业培训的必修课程。通过这些专题编研材料，进一步丰富企业文化建设的内容，增强员工历史意识，增强职工的荣誉感、自豪感以及使命感和责任感，激发员工为企业发展贡献力量的热情与愿望。

4.开发企业信用档案，发挥其在诚信文化建设中的作用

由于烟草企业的特殊性，近年来社会关注度持续升高。作为烟草企业，建设责任烟草、诚信烟草是企业文化的重要内容。烟草企业的历史档案对于维护企业信用资质有着重要作用。因此在档案管理上，要注重收集与企业信用资质有关的资料，如业绩报告与审计报告、经济报表、银行信用等级，以及质保、环保体系认证书等，以接受行业审计或者第三方的全面审计，维护企业诚信经营、规范经营的良好声誉。企业良好声誉的形成，需要创造一个良好的社会舆论环境。这就要求烟草企业加强事迹材料、表彰材料、新闻宣传资料、营销策划、合作协议、客户资料和意见反馈等记录，以及合同履行记录、社会捐助等档案的收集和整理。这些档案资料将在无形资产评估和诚信企业文化建设中发挥积极作用。

5.推进档案利用工作，服务企业民主化管理需求

作为传统的国有企业，加强人性化、民主化管理，是建设现代烟草企业的基本要求，也是塑造和谐烟草的企业文化内容之一。充分利用好档案资源，通过建立企业现行文件开放式阅览室，建立和完善电子档案查询信息系统，推进档案管理数字化步伐，特别是对涉及企业发展的重大决策以及与员工利益密切相关的决定等，及时归类归档，开放权限，为职工查阅提供便捷。这不仅可以增强企业决策的透明度，尊重员工的知情权，体现员工的参与权，充分获取员工的理解、支持、配合，也可以增强团结进取的企业精神，形成企业发展的合力。

[1]曾阳红.浅论烟草企业文化建设与品牌战略.企业文化，2012（9）。

[2]罗长海.企业文化学.北京：中国人民大学出版社.2006。

[3]解维兴.试论企业档案与企业文化建设.天津档案，2004(4)。