浅析高校办公自动化系统的设计与建设

姜劲松

（南京中医药大学，210023）

1 何为办公自动化

20世纪60年代，随着经济的发展，美国工作使用的人工费逐步提高，在这个时代背景下，通过实践研究，美国人发现运用与信息技术相关的办公自动化系统能达到节省人力、物力，提高办公效率的效果。因此他们在全球最早提出办公自动化的理念，与当时美国蓬勃发展的计算机技术相结合，逐渐兴起了办公事务处理的自动化。时间行至20世纪70年代中期，计算机网路技术在办公信息的处理中占有越来越重要的地位，国外在办公自动化上又进行了新的革新：在原来办公的基础上引入现代的信息处理技术，使该系统更加的完善。到了新世纪，在2000年召开的OA’2000 办公自动化国际学术研讨会上，专家们再经过深入探讨之后提出了“办公信息系统”（0ffice Information Systems，简称 OIS）的概念。

2 高校办公模式的发展

2.1 传统意义上的高校办公模式

一般传统意义上的高校行政办公活动的流程是这样的：学校的各个办公部门将自己的工作信息进行汇总并支撑相关表格、图表等上报，以便于上级掌握学校具体运营情况，并在分析、预测的基础上对做出相应的决策，再反馈回校办，由校办将文件传达给各个职能部门。执行文件的一般流程是首先由所在职能部门的领导对文件进行审核，合格之后同意签字，随后提交校办文秘科对所办文件进行登记再由综合科对此给出相应的拟办意见，交给学校领导，领导审核通过后再由文秘部将决议分发给相对应的职能口，最后由档案室存档。

在传统的高校行政事务中，各个职能部门的分工不同，整个管理层间形成一个信息链。但是这个链上的一些环节也只是发挥着单独的某个收集、选择和转达的功能，而这些活动一般都是由人来完成，针对着相应工作的工作量大、具体流程繁琐、信息间交流比较缓慢等情况，这样存在着办公成本和人力的浪费。

2.2 现代意义上的信息办公自动化

办公自动化系统以现代信息网络互连的分布式软件为具体依托的。该系统将现代网络与计算机技术并和与信息传播技术之中，由传统的以人为主要媒介的办公方式向人机结合的方式过渡，由此达到实现信息交互传递的目的。这样能迅速的提高办公效率，降低办公人员的劳动强度，减少工作中不必要的重复，实现充分利用信息资源的目的，实现各个工作部门的交流合作。与此同时，信息传播技术的不断日新月异的更新，浏览器/服务器已经成为分布式Internet主流，同时在办公环境下进行的电子政务也在不断的发展，在这种发展大潮下会有越来越多的行业从传统的办公环境向Web 引擎上发展信息办公自动化系统为其提供了全面的资源共享平台，因此，一个完善的高效内部专用信息共享平台的建立，有利于工作人员实现电子邮件、工作信息等各种资源的交流。

3 实施高效办公自动化系统建设与完善的必要性

在信息化大潮的影响之下，现代大学逐渐向综合性和科技型转变，学校的活动领域从传统的学术研究型开始向多样化形式发展，而作为高校各项具体事务的操办着的各个行政职能部门，他们负责学校各项规章、章程以及各种政策的制定和推行，同时，有些部门还承担着相应的服务职能，他们办公效率的高低，也直接影响着学校各项工作的进行，同时也关系着学校的数字化进程的建设，所以，为了提高工作效率，推行高校办公自动化建设是非常有必要的一件事情。

信息技术在高校办公中的运用越来越多，这种对传统办公方式的变革，将现代计算机网络技术与通讯技术与传统的信息处理技术相结合，实现了对文字处理、信息传递、存储与检索的现代化管理，针对各个部门的具体实际配置办公资源，为各个职能部门的工作人员建成了一个共享的桌面办公环境。通过这个办公平台，实现信息的及时传达，避免了之前信息传达过程中会出现的漏传、误传等结果，提升了办公质量。同时还能够实现工作中的监督和交流，各部门之间能及时交流，推进来的各部门之间的高效协作。所以，高效办公自动化系统的建设不仅能提高办公效率，同时也能适应未来现代办公的需求。

4 高校办公自动化系统的设计与建设的方法

4.1 目前高校办公自动化建设存在的问题

第一是个只能部门的人员对办公自动化缺乏正确完整的认知，对传统的办公模式还是有很强的依赖心理，因此有些不利于办公自动化系统的推行。第二是相关的规章制度不够完善，同时它还面临着处理的电子文件存在着相应的法律效力等问题，而我国却在目前缺失对这一块的相关法律法规。第三是缺乏大量的资金支持，建设办公自动化系统是需要大量的人力、财力和技术的投入的，从开发到完善再到最终成型需要一个长期的过程，而这个过程同样也是需要人、财、技术的强大支撑的。鉴于现在高校饿财政状况，要实现这种资金的长期大量投入，也是存在着一定的困难的。此外，还存在着对于这个办公系统的运营商的选择、对本系统的安全性的维护以及系统本身的推广等方面诸多问题。这是有了这些问题存在，对高校办公自动化系统的建设和完善才体现出其价值性。

4.2 高校办公自动化系统的设计与建设的方法

4.2.1 设计原则

（1）实用性和安全性：要确保所完善的系统功能做到全面、使用，同时操作方法简单易学，适用于各类人群。同时要做到有足够的保密措施。

（2）网络化：因为该系统最终要实现的是信息的传递、查询与共享，提高办公效率，所以在其中，一定要实现期间的网络化办公。

（3）扩展性：所完善的办公系统要以现在通用的主流性的软件系统为主要依托，以要构建的选代法为构建基础来保证系统的高度可扩展性。同时还要考虑到此种技术所具备的的成熟性，要符合现代国际标准又能实现主流厂商和网络技术的兼容性：可以支持多个用户异地登陆、不同用户间的信息交互、人机交互多个界面的形式。

4.2.2 实施过程

（1）、建立健全的组织领导机制，成立计算机办公自动化建设工作领导小组和专家组，实现彼此间的明确分工。

首先，从学校层面上成立计算机办公自动化建设工作领导小组，专门负责制定完善学校办公自动化建设的思路。

其次，成立专门的专家组，成员是校内外专业的办公自动化的专家，主要负责对本校办公自动化建设项目进行理论和技术层面上的设计，同时在项目建设过程中进行必要的监督、对完成的项目进行相关的验收。

（2）、学校要根据本校的具体情况来确定办公自动化建设的规模。明确想要建设的系统的类型：是要建设覆盖全校、功能设施完备的办公自动化系统，还是功能比较单一，只用于文件交流的办公自动化系统。

第一层级：实现不同种类文件、报表、通知等的起草、传阅、签发、归档等工作，达到无纸化办公。第二层级：提升工作效率，完成文件、档案、图书等管理工作的自动化；第三层级：实现各类信息资源的统一化管理，一次性输入数据，就能做到不同部门、不同级别之间的人员共享使用，同时，各种报表、报告会自动生成，以此来保证数据信息的准确、协调和一致性。

（3）制定办公自动化建设进度安排

第一，基础工作安排阶段

首先得确定一个实力雄厚、信誉良好的研发单位，并与此单位在目前高校所具有的软件和硬件资源上，来讨论和规划办公自动化系统的建设，高校要与研发单位通力合作制定完成《办公自动化系统建设技术方案》同时签订相关的建设协议。

第二，系统建设改造和完善阶段

关于局域网的相关硬件设施的建设和完善，这方面要从高校的实际情况出发，根据个职能部门的具体需求，购置相关的隔离卡、扫描仪和硬盘，并在研发部门的配合下完成这些设备的安装和调试工作，用来保证信息的安全，接下来由信息中心全面负责完成局域网与办公自动化系统的相关对接工作。

第三，试运行阶段

选择各部门口熟练掌握计算机技能的同志进行重点先行的培养，让他们先掌握办公现代化的技术，以此帮助工作人员掌握系统操作程序，加强磨合，逐步适应网上办公方式，实现信息化办公技术的专业性。

第四，正式运行阶段

此时是针对建设完成的自动化系统进行运行使用，各职能部门的日常相关工作都可以通过这个平台来完成。

第五，系统的评价与验收

由学校办公自动化建设工作小组组织的专业组组成专门的验收小组，对投入试运行的办公自动化系统进行评价和验收，并将结果向学校领导小组汇报。

第六，制定与此相关的比较完善的《办公自动化管理制度》，以此来规范行政工作人员的办公行为，保证办公自动化系统的正常运行，保证提高行政办事效率。

5 小结

综上所述，现代的办公自动化系统的建设和应用，对提高高校的行政管理工作的效率和工作质量有着十分重要的意义。所以该办公系统在建设期间要做好充足的市场调研和产品研究，坚持一切从实际出发的原则，实现系统本身的不断完善，从思想上重视这件事情，促进高校行政管理的高效化进程。

[1]刘春兰；高校办公自动化工作的研究与实践[J]；职大学报；2009-04

[2]熊余、张绍荣、王涛；基于协同工作的平台型高校办公自动化系统设计[J]；数字通信；2011-05

[3]谭超；高校办公自动化系统的设计与应用[J]；软件导刊；2012-02