医院实物档案的收集与整理

张庆玲

(潍坊市益都中心医院，山东青州 262500)

实物档案是以实物为特殊载体的档案材料，它是医院在医疗、护理、科研及教学发展过程中形成的证书、奖章、奖牌等物件，记录了医院历史的进程、管理水平的进步、医疗技术的发展、精神文明的建设成果等。随着医院工作的不断发展，业务交往及社会活动的日趋增多，实物档案也将逐渐增加，作为档案宝贵资源的重要组成部分，将这些实物收集、整理后建立起实物档案，具有十分重要的意义。

一、实物档案的收集

收集工作是丰富档案室实物档案的重要途径，是建立实物档案的基础，是提供利用的前提。为搞好实物档案的收集工作，应重点做好以下几方面的工作。

1.加强领导，健全组织。

医院成立实物档案专门收集工作机构，认真学习上级实物档案专门收集方面的有关文件，增强全员档案意识。在全院范围内下发通知，对实物的收集、接收范围、时间、地点进行明确的部署，各科室设兼职档案员负责实物档案的收集。

2.确定归档范围。

医院在医疗卫生服务、精神文明建设等工作中取得成绩受到上级机关奖励的实物材料，如:各种奖状、奖杯、奖章、荣誉证书等;在医疗、科研工作中，获上级部门表彰的科技成果奖、专利证书、奖状等实物材料;在业务往来及社会活动中对方赠送的有保存价值的各种纪念品等实物材料;上级领导、知名人士来医院检查指导工作时的签名、留言、题词等实物材料。

3.建立实物档案的收集网络。

搞好全面收集工作是一项深入细致的工作，需要各科室、班组的密切配合。因此，医院在各科室、班组建立了收集网络，由各科室兼职档案员分管收集工作，充分发挥档案管理网络的作用。在收集的同时，有关人员还经常深入科室，有重点地对实物的收集进行检查和指导。

4.搞好重点普查登记。

在全面收集的基础上，对已知存放各处的应归档的实物，有重点地进行登记，以保证实物档案收集的齐全、完整，避免遗漏。在院庆期间，先后从科室和个人手中收集证书、照片等实物档案100多件，丰富了医院实物档案的库存，为医院编写院志、院史展览等提供了宝贵的资料。

5.明确归档时间及要求。

医院在各项工作、活动中形成的实物档案材料，由领奖或承办部门指定专人负责收集，每年年初向档案部门移交，各种实物档案材料归档前，由移交部门填写“实物档案移交登记表”，各种归档实物材料必须完整无缺。

二、实物档案的整理

对于归档的实物，不能简单的分类，然后装盒保管，而是要作为珍贵收藏品，科学地整理、保存，这样有利于保持实物档案的原貌，避免污染、损坏或丢失，以延长实物档案的寿命。

1.配备实物档案专用库房，设置专用的陈列柜、档案柜。

医院对实物档案的保管采用橱柜集中保管，并编制柜号及实物档案号。一是按实物特征，把不同的实物分别存放于不同的橱柜中，可分为:奖状类、奖旗类、奖杯类、牌匾类、奖章类、声像类等，然后在每一种类下按不同年度划分属类。二是按实物级别，把各种实物划分为四个级别:国家级、省级、市级、县级，根据各种类中的数量确定箱位号，再将实物按特征有序地排列起来。三是按年度，把各年度荣获的各种实物，按临床、医技、门诊、行政、后勤片区或按级别顺序排列整齐，便于管理。

2.编写说明。

有些实物要用文字形式记述归档实物的情况，在实物背面标明分类、编号、归档部门、人员、名称及归档时间等。编加题目，录像带是实物档案的一部分，对于录像带在侧面加注题目，或在正面摘录内容提要，同时，对于永久、长期保管又不经常利用的录像带，半年倒一次带，以防止变形和粘合。

3.为保护并利用好实物档案，可建立实物档案相册，这样可以减少对实物档案的磨损。

将归档实物及正在展出、陈列、悬挂或应用中的实物拍成照片，照片侧面要标明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，存入照片档案影集中，为医院形象宣传、职工教育、史志编写等方面提供资料，做好服务。

4.为了便于实物档案的检索，编制实物档案的总目录、分类目录。

这样可以系统地揭示实物档案的内容、成分及档号，是必要的检索工具。将所有目录全部输入电脑，方便查找利用。实物档案的总目录包括全宗号、目录号、实物档案号、荣获级别、年度、保管期限、存放柜号、备注等。

5.以实物材料的每一奖品或纪念品为单位，按其属类分别整理、排架。

一实物材料为一保管单位，并按归档时间编写总登记号、分类号。为保持实物档案的原貌，档案号分别用统一的小标签编写并贴在实物材料的背面下方位置上。

6.规定保管期限。

各种奖状、奖旗、奖杯、奖章、荣誉证书的保管期限与同一内容的其它载体材料的档案相同，没有其它载体材料档案的作永久保管。上级领导、知名人士的签名、题词等，重要的作永久保存，其它的作短期保存。

综上所述，由于医院近几年对实物档案的利用价值缺乏足够的认识，偏重于文书档案和其它门类档案的收集，存在实物档案较少、管理不是很到位的现象。通过认真贯彻学习《档案法》、《山东省档案管理条例》等法律法规，医院认识到实物档案是整个档案管理工作中不可缺少的一部分，为此结合医院工作实际，加大实物档案的收集、整理工作力度，并在实物档案的齐全性、完整性、管理系统化等方面做了一些探索，进一步提高了实物档案的科学性、规范性，搞好档案的提供利用服务工作，使医院的实物档案管理工作又上一个新台阶。