基于ERP系统的采购管理与传统采购管理的对比

大唐华银株洲发电有限公司物资部 李江

ERP是Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简称，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP(物料需求计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。

ERP系统主要包括了财务、物流、人力资源等核心模块，具有以下特点：

(1)数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中输入一次，保证了数据的一致性。

(2)集信息技术与先进管理思想于一身，改善与优化企业业务流程。

目前，国内90%企业实施ERP时主要运用于物流管理，其目的主要是通过利用ERP对信息强大的、快速的处理能力，从而实现物流成本的降低。本文将针对ERP系统平台下的采购管理模式与传统采购管理模式进行详细的论述。

1 基于ERP系统的采购管理模式

以国内某大型电力公司的ERP系统为例，对ERP系统下的采购管理模式进行概述。

1.1 采购管理模块内容

该采购管理模块主要包括：需求计划管理模块、询/报价管理模块、合同管理模块、采购订单管理模块、采购接收和验收管理模块、采购付款管理模块、供应商评估管理模块等七个部分。

1.2 采购管理业务流程

生产部门编制物料需求计划—物资采购部物料综合平衡—库存物资库存领用—无库存物资编制采购计划申请单—编制询价单，上传网上报价平台—供应商网上报价—接收报价，编制报价单—确定供应商—签订供货合同—编制采购订单—物资到货验收—验收不合格办理退货—验收合格，仓库办理接收—编制付款申请单—发票、接收单、验收单、合同、付款申请单送交财务办理结算—供应商评估管理。

1.3 ERP系统下采购管理的特点

结合ERP系统中采购管理模块内容和业务流程，可以针对该系统平台下采购管理模式的特点归纳如下：

(1)整个管理系统是以计算机系统为主体，严格按照既定流程模式进行运营的，采购人员必须按照设定的采购流程逐级执行并提交审批，才能完成整个业务。在这一流程管理模式下，整个采购过程与采购数据可以达到监督与共享，实现采购阳光化。

(2)以计算机为媒介的ERP系统，通过对物料采购数据的统计汇总，对比分析，可以较好地掌握物料流转的规律，对物料的采购价格趋势进行把握，从而为进一步实现物料的集中化采购，集约化管理奠定良好的基础。

(3)在系统中，要对每一种物料规定最大储存量和最长储存期限。当库存超过最大值时，系统会发出提示信号，以便采购人员采取纠正措施，确定经济订货量。

(4)网上报价系统有效地缩短了采购时间，降低采购成本，内置的完善的网络评估机制，可以收集与保存采购信息，便于对交易数据进行搜索与统计分析。

(5)采购合同订立，采购订单制作完成后，系统可以提供多种查询途径，及时跟踪采购合同执行情况。

(6)ERP系统内的各种物料的入网供应商，都必须经过认证，资质审查合格才能建档，否则ERP系统将拒绝执行。

(7)严格控制付款程序。付款前，系统将自动进行一系列的对比，如物料规格性能、合格数量、交货日期是否与采购单一致，报价单与发票金额是否一致。必须几方面都相符才能执行付款程序，严格控制不良资金流出。

2 传统采购管理的模式特点

与基于ERP系统下的采购管理模式不同，传统的采购管理模式主要是以人为主体的一个采购管理流程，采购计划从申请到执行整个过程由采购人员全权负责完成。其主要特点归纳如下：

(1)按需采购。由于传统采购模式下，采购计划的制定没有严格的管理要求，因此，采购人员直接根据需求部门的需求申请制定采购计划，执行采购活动。

(2)传统采购模式下，采购人员询价与报价多采用电话、传真等方式与供应商进行沟通，有时甚至是上门采购。

(3)采购过程中，由于缺乏供应商统一评估与管理系统，采购人员通常可以任意选取物料供应商，有较大的自由度与随意性。

(4)采购信息(如报价单、供应商资质)与原始采购记录保存困难，信息透明度不高，业务人为操作因素影响较大。

3 基于ERP系统的采购管理与传统采购管理的对比

基于上述对ERP系统下的采购管理模式和传统采购管理模式所列举的各自特点，可以发现，ERP系统下的采购管理比传统采购管理的模式要完善与先进，能够适应当前现代化管理的要求，其主要表现在以下几方面。

3.1 改进管理流程，实现标准化运作

ERP系统不仅是一套先进的管理软件，同时它也是一种现代化的管理理念。它的设计思路、设计方案、模块建立都是经过无数次的摸底、调研、改进而形成的，其充分利用了计算机网络的信息处理能力，简化了传统业务流程的繁文缛节，建立了相对标准化的流程模型，可以促使企业必须根据模型对管理流程的全过程进行理顺与完善，摒弃不规范的运作模式，去除冗余和无效的工作环节，简化、统一工作程序，对业务流程进行进行再造，使之更趋合理与有效。

3.2 “事前控制、事中监督、事后分析”是ERP系统的采购管理与传统采购管理最明显的区别

(1) “事前控制”。在库存控制方面，传统的采购行为虽然也要求按照库存量的要求进行采购，但是，由于物料的品种范围广泛，采购人员心有余而力不足，另一方面，由于在采购过程中较大的采购数量将获取价格折扣，因此促使采购人员在执行采购计划中多是凭经验、凭感觉采购；但在ERP系统平台下，由于每种物料的安全库存量已经在系统内设定，需求计划一旦进入系统将自动实现综合平衡，采购人员只需按照系统提供的参考数据执行采购，既提高了工作效率，降低了库存资金占用，同时也有利于加强业务的监督与控制。

(2) “事中监督”。在采购执行的过程，ERP系统的应用使企业的整个采购过程能够在规范化、标准化的既定流程下运作，其采购信息、采购价格等数据信息都在系统内直观的显示出来，实现了对整个采购活动实时的全方位监督与监控，有利于实现采购过程的“阳光化”。

(3) “事后分析”。与传统的采购管理方式不同，在ERP系统下，所有的基础数据只需一次录入便可以实现全过程的共享，这有利于保证各种数据的一致性、及时性和真实性。

3.3 业务的可追溯性强

在传统的采购管理中，原始采购信息保存困难，数据资料会随业务人员的变动而流失。在ERP系统平台下，可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，新来的业务人员便可以尽快接手后续工作，减少业务操作中的人为因素。

3.4 与供应商建立战略伙伴关系

传统采购重视交易过程的供应商的价格比较，通过供应商多家竞争，从中选择价格最低的作为合作者。ERP模式下的采购及其特点是需求拉动模式，从一般买卖关系向战略伙伴关系转变。

3.5 物流管理和资金流管理分离

将采购资金总体预算的职能和通知财务付款职能放到财务部门，体现资金流随物流而动的管理思路，限制了盲目采购的行为。

3.6 全方位的监督与监控，实现“阳光采购”

与传统的采购管理不同，在ERP系统下的采购管理是在监控与监督下，依照既定的、规范的、标准化的程序进行的“阳光采购”，防止腐败现象的滋生。

4 结语

ERP管理系统的引进，是现代企业管理的一个重大的变革，它整合了企业管理的理念，对整个业务流程进行了再造，优化企业内部资源配置，实现了业务处理过程的规范化、标准化、合理化。

[1]闪四清.ERP系统原理和实施(第四版)——什么是ERP系统[M].清华大学出版社,2008.

[2]范旭潮.MRP采购管理系统初探[J].装备制造技术,2013(1).

[3]谢勤龙,王成,崔伟.企业采购业务运作精要——企业资源计划(ERP)的采购优化[M].机械工业出版社,2002(09).