图书情报档案信息一体化管理初探

徐有明 李晨晖

桂林航天工业学院，广西桂林 541004

图书、情报、档案信息其社会属性，服务对象，发展模式均属文献与信息的范畴，三者的产生和发展同宗同源，彼此之间有着密切的内在的紧密联系，差异之处仅仅是表现载体不同而已，它们的劣势可以通过一体化进行互补。尤其是在信息时代，计算机技术、数字化技术、通信与网络技术的发展，为图书、情报、档案管理走出困局，建立全新概念的图书、情报、档案一体化管理功能体系，创造了必要条件和带来了机遇。为图书、情报、档案信息资源共享及利益超值带来了可能。并涌现出了可惜的研究和实践成果。

1 图书、情报、档案一体化的现状

自1967年，联合国教科文组织将图书馆组及书目情报工作与科学名词委员会改名为情报工作图书馆与档案部后[1]。部分发达国家就对一体化管理结构进行了积极的探索和实践，在1974年的“联合国全面规划国家文献、图书馆、档案馆基础结构的世界科技情报服务系统巴黎大会”上，提出了建立国家情报系统(NATLB)的计划[1]。部分欧洲国家据此为契机，采取和推出了图书情报档案一体化综合发展举措。部分国家将图书与情报相融合，步入了“图情化”时代[2]，少数发达国家直接进入了图书、情报、档案一体化阶段。1994年美国俄亥俄州大学投资2000万美元，组建了全州18个最重要的图书、档案、情报部门信息网络系统，实现了期刊文章、档案源、情报资料的计算机查询、检索和传递，真正体现出了资源共享，高效，快捷宗旨，彰显图书、档案、情报三部门一体化管理后的优势。

1978年我国的图书、情报、档案界学着提出了文献信息一体化的观点并进行了深入的理论研究和实践探讨。1984年武汉大学成立了图书情报学院，1985年中国科学院图书馆更名为文献情报中心[1]，呈现了图书情报工作一体化管理雏形。1987年国家组建了省部级图书情报协调委员会。1996年上海图书情报新馆组建成立，它是我国最早实行图书情报一体化的大型图书馆[1]，其管理方法；信息查询操作方式可以成为新时期我国图书、情报、档案一体化管理的模式。

2 图书、情报、档案一体化管理存在的问题

2.1 体制的制约和对一体化认识的不足

计划经济时代形成的图书、情报、档案部门，隶属于不同的管理部门，相互间缺少交流，各自为政。独立、封闭、纵向发展模式造就了其只能是小而全；低水平上的重复建设，在高度信息化社会中已暴露出了它的诸多弊端，它的局限性不但束缚了自身的发展，既不适应读者需求，更不能适应开放社会信息纵横交流的需要，造成了图书、情报、档案的信息资源浪费；阻碍了资源的共享。文献的重复收集，给读者的信息资源检索带来诸多不便。其信息孤岛造成了信息沟通渠道不畅，人力、物力、财力的极大浪费，同时也造成检索知识体系的系统性、连续性和完整性下降，阻遏了图书、情报、档案三门学科理论系统和学科体系的深入研究和发展。同时由于缺乏对读者信息检索过程和认知系统科学中的需求分析，未能考虑图书、情报和档案资料的过去、现在和未来的引用或利用状况，导致图书按类别进行收集、整理和归档，情报和档案则按项目结题立卷，缺乏纵向和横向联系，给读者查阅带来了许多不便，降低了文献和档案的利用率[4]。在管理上也不利于统筹规划，不利于建立现代化的信息系统工程和文献信息资源统一整体的形成。

2.2 缺乏正确的理论指导

目前少数图书馆、情报所和档案馆进行了一体化建设和实践，但大部分仅仅是将三个机构合并，其内部管理仍然是三者各行其道，甚至有的部门将三者的业务进行了简单的混合，造成了管理上混乱，究其原因就是缺乏正确的理论指导。图书馆学、情报学、档案学是横向联系、相互惨透、相互影响的学科，其一体化的目的就是打破他们之间的封闭、孤立状态，加强三者的联系、协调、协作。实现宏观管理的一体化，使三者实现统筹安排、全面规划、协调发展信息资源保障的体系。

2.3 理论探讨多于实践

当前图书、情报、档案一体化管理绝大多数还处于理论研究阶段，实践及具体管理操作方式方法探讨较少。理论研究探索多停留在一体化模式、专业设置等方面，在实际运作中，国内并未出现大范围的一体化实践，研究多年的理论未能真正产生预期的社会效果和实践效益。

2.4 管理及高技术复合人才匮乏

实现图书情报档案的一体化管理，必须有一支较高素质的专业和管理人员队伍。现实中由于现行体制、教育和培训分工等原因，真正精通图书情报档案三者理论和实践技能的人并不多，具备对三者组织能力的人更为短缺，尤其是即懂专业知识有具备高超的信息处理技术的人员更少，这严重制约着一体化建设的进程，也制约着信息资源管理水平的提升。

2.5 保障制度和措施研究滞后

多年来我国颁布了与图书、情报、档案管理相关的一系列法规，如保密法、档案法、知识产权法等等，同时也制定了一系列的相关行业标准，但多为比较老旧的标准，例如冷战时期形成的保密分级，保密期限等，多年都未进行修订，同时有的标准还比较粗糙，在高度信息化的时代，难以适应现代化管理的需求，如果保障制度不能与时俱进，就可能会成为滞后发展的因素。

3 图书、情报、档案一体化管理的措施

3.1 建立一体化信息服务软硬件平台

国家通过政策、法规、指导与调节；统筹协调改革发展图书、情报、档案管理体制，在行政单位区划上，合并组建图书、情报、档案一体化管理的体系系统，从宏观、中观、微观上真正实现信息资源的规范与合理配置，把信息资源共建共享事业引入良性循环轨道。

正确理解图书、情报、档案一体化管理的内涵，杜绝简单的将三者合并、融合或改变它们之间的并列关系，而是将图书、情报、档案各自独立的系统整合为一个相互联系的统一整体，并在一体化实施过程中不断寻找差异、发挥三者自身优势，打破图书情报档案之间的壁垒，依据图书、情报、档案各自对信息或文献的采集、保存、加工、查询服务的共性和规律及特点，增强各自的侧重点，制定一体化管理操作规程，保证信息和文献收集整理的和完整性、及时性，提高三者间的协调与合作；实现网络环境下资源共享，为用户提供集成的一站式服务。

3.2 加强现代化基础设施建设

计算机、缩微、网络通讯和多媒体技术的是实现图书情报档案一体化管理过程中的最基本的技术保证。建立以上述技术应用为核心的图书情报档案一体化信息服务平台，为信息资源共享创造条件，并确保图书情报档案一体化管理技术畅通，服务集中、高效、高速效能。避免目前图书、情报、档案资料的重复处理、重复数字化、重复开发管理系统软件等造成的人、财、物等浪费。

施行图书、情报、档案一体化管理的目标就是实现文献工作技术的现代化。随着各类文献和信息数量的剧增，传统的文本文献的收藏和查阅方式已不能满足公众对公共信息的需求，且图书、情报、档案部门也难以分撒承担巨大的经费支出，迫切需要采用光学缩微等高科技技术，实现图书、情报、档案资料实体的贮存，采用声像技术实现图书、情报、档案资料的视听化；采用计算机与网络技术实现图书、情报、档案信息的输入、组织、检索、统计及管理服务自动化。

3.3 统一规范一体化管理

图书、情报、档案信息的标准化是一体化管理工作的基础，没有统一的信息加工、查询、处理行业规范或标准，一体化网络管理系统就无从谈起，因此，在信息的著录、标引、分类、检索以及计算机通讯设备的通用性等方面都应有规范的行业标准。标准中不仅要考虑其图书、情报、档案特点和个性，同时更应考虑一体化管理的实用性和共同性以及资源共享和现代化手段的实现。加强网络和数据库的建设，实现统一遵从行业标准件规范的一体化管理网络平台。

3.4 建立适应科学技术和社会发展的保密机制。

在信息化条件下，重新审视我们的保密观念、保密制度和保密办法，建立适应科学技术和社会发展的保密机制，加强对机密信息保护的格式和约束性规范，引进高科技技术上的自动审核功能，防止保密信息的泄露和侵犯。

3.5 引进优秀人才，加快培养复合型人才

虽然图书、情报、档案机构在人才竞争方面没有突出的优势，但他们在人才的使用上有着人尽其才、物尽其用的传统理念；在宽松的人才管理环境和合理的人才激励机制下，充分发挥个人技能的特色。引进人才必须考虑其服务或工作观念、能力、知识结构、技能水平与工作环境相适应，保证引进的人能留得住、用得上，同时培养和提升现有人员的工作技能，把造就复合型人才放在重要位置，最大限度的从内部挖掘人才资源。

3.6 强化服务意识转变服务观念

在市场经济条件下，人们的思维方式和获取知识信息的方法都发生了变化，图书、情报、档案信息已成为企业竞争能力的重要力量；领导决策的重要依据；科研工作的重要组成和智力开发的重要途径。新时期的图书、情报、档案服务工作必须适应时代的需求，转变服务观念，强化服务意识，树立创造性、开放性、平等性服务的新思想、新理念，以开放的姿态迎接新时期的读者，提升服务效能。

4 结语

建立完善的图书、情报、档案一体化管理体系，使读者可以通过计算机网络访问或索取图书、情报、档案的各种文献和情报信息，图书情报档案服务机构也可以根据读者需求提供定制服务，提高服务水平。最大限度地提高文献信息的利用率，使之发挥应有的作用。

[1]张丽华.图书、情报、档案一体化——学科逻辑、历史进程、现实问题与发展路径[j].郑州铁路职业技术学院学报，2009年9月第21卷第3期

[2]周庆山.文献传播学[m].北京:书目文献出版社，1997

[3]李群，刘维荣.图书、档案、情报一体化管理在欧美发展的新趋势[j].中国档案，2006年第2期

[4]杨晓康.谈高校图书馆专题阅览室的构建[j].价值工程，2010年第21期